4 december 2015 -
Hoe voorkomt u dat medewerkers hun problemen steeds bij u parkeren? Wat is ervoor nodig om hen zélf hun taken goed te laten uitvoeren? Welke stappen kunt u zetten om tijd vrij te maken voor uw verantwoordelijkheden als leidinggevende?
Wees als leider beducht op medewerkers die een 'aap' op uw schouder parkeren. Ronald van der Molen van Transformatio geeft een aantal adviezen om die beesten te laten waar ze horen.
Praktijkvoorbeeld
Een teamleider is onderweg naar een vergadering als hij door een teamlid wordt aangesproken. ‘We hebben een probleem met de inkoop van materialen’ vertelt de medewerker en hij legt uit wat er aan de hand is. De leidinggevende luistert en realiseert zich dat hij extra informatie moet inwinnen om een goed besluit te kunnen nemen. Omdat de vergadering bijna begint zegt hij: ‘Ik zal ernaar kijken en kom erop terug.’ Ze vervolgen allebei hun weg.
Aap op schouder
Van der Molen: "Voor veel leidinggevenden die ik train en coach is het bovenstaande scenario herkenbaar. Als een medewerker naar u toekomt, een mailtje stuurt of opbelt zit er vrijwel altijd een aap op zijn rug die hij probeert aan u te geven. Een ‘aap’ is de volgende stap van een project of probleem (die in veel gevallen bij iemand anders hoort). Zodra de medewerker uitlegt wat er aan de hand is, legt de aap als het ware een poot op uw schouder. Door toe te zeggen dat u ernaar gaat kijken of hem te vragen om er een mailtje of memo over te sturen klimt de aap op uw schouders en loopt uw medewerker opgelucht en een paar kilo lichter weg."
Op wie zat de aap?
Laten we de bovenstaande situatie analyseren. Van der Molen: "Op wie zat de aap voordat de teamleider en het teamlid elkaar ontmoetten? Op de medewerker. En toen ze uit elkaar gingen, op wie zat de aap toen? Op de leidinggevende. Zonder het te beseffen heeft deze leidinggevende de verantwoordelijkheid voor het probleem van zijn medewerker overgenomen (ik zal ernaar kijken) en hem bovendien een voortgangsrapport beloofd (ik kom erop terug)."
De leider als apenverzorger
Van der Molen: "Vervolgens treedt er een rolverwisseling op. Bij iedere aap zijn namelijk twee partijen betrokken: één om de taak uit te voeren en één om de taak te bewaken. Zodra u de aap van uw medewerker overneemt verandert uw rol in die van uitvoerder. En uw medewerker krijgt de rol van bewaker. Om zeker te stellen wie de nieuwe baas is komt hij de volgende dag naar u toe met de vraag: ‘Hoe staat het ermee?’. Dit noemen we supervisie. In plaats dat de medewerker voor u werkt, werkt u nu voor hem. Hoe langer u wacht met het uitvoeren van de taak des te gefrustreerder de medewerker zal raken en des te schuldiger u zich zult voelen. Bij sommige leidinggevenden gaat dit zover dat medewerkers continue hun baas aan het managen zijn in plaats van andersom…"
De leider als apenlokker
Van der Molen: "Er is nog een ander probleem. Door apen van uw medewerkers over te nemen geeft u onbewust de boodschap af dat u die apen wilt. Hoe meer taken en problemen u oppikt, des te meer werk medewerkers u zullen geven. Voor u het weet is uw hoofd en uw bureau veranderd in een apenrots en komt u niet meer aan uw leidinggevende verantwoordelijkheden toe."
Bananen aan de boom
Van der Molen: "Vooral leidinggevenden die eerst een uitvoerende rol hebben gehad vinden het heerlijk om apen van hun medewerkers over te nemen. Ze halen voldoening uit het voor hen bekende uitvoerende werk en worstelen nog met hun nieuwe managementtaken. De bewondering en waardering die ze krijgen als ze taken van hun medewerkers overnemen fungeren als bananen aan een boom die de apen letterlijk naar hen toe lokken."
Geef die aap terug!
Van der Molen: "Hoe kunt u dit oplossen en de apen teruggeven?
Stel vast welke apen u van medewerkers hebt overgenomen.
Geef de apen zo snel mogelijk terug aan hun rechtmatige eigenaren.
Door minder tijd te besteden aan de apen van medewerkers, maakt u meer tijd vrij voor uw medewerkers zelf.
Maak duidelijke afspraken over wanneer jullie de voortgang bespreken en hoeveel initiatief u ondertussen verwacht van uw medewerker.
De volgende keer dat u hen spreekt kunt u hen de vraag stellen die ze zolang aan u hebben gesteld: ‘Hoe staat het ermee?’.
Spreek tot slot met uw medewerkers af dat jullie de apen alleen nog voeden (bespreken) op afspraak. Dus niet meer op de gang of bij de koffieautomaat. Hierdoor voorkomt u dat medewerkers hun problemen bij u parkeren en stimuleert u hen om te groeien in verantwoordelijkheid en zelfstandigheid."
