10 november 2015 -
40 jaar geleden voorspelde het Amerikaanse Business Week het papierloze kantoor. Vorige week vrijdag was het World Paper Free Day 2015 en presenteerde AIIM er onderzoek naar: nog geen vijfde van de bedrijven werkt ´papierloos'.
Iron Mountain onderstreept dat niet de informatiedrager, maar onze omgang met de ´informatie van de baas´ het succes bepaalt. En wat niemand weten wil: kenniswerkers zijn dol op papier.
De onderzoekers van AIIM waarschuwen dat bureaus vol ´papieren tijgers´:
1. productiviteit koste
2. de toegankelijkheid van informatie beperken
3. het risico opleveren dat bedrijven inbreuk maken op de wet- en regelgeving.
Doel & Middel
Iron Mountain is zelf lid van AIIM, de Association for Information and Image Management, maar vindt dat de keuze voor analoog of digitaal de verbetering van het informatiebeheer als doel moet hebben: "In ons informatietijdperk moeten Informatiemanagers, IT-managers en Facility‑managers, maar ook de directie en medewerkers de goede omgang met informatie leidend laten zijn. Digitalisering is een middel om tot dat doel te komen. Als digitalisering een doel op zich wordt, zonder een onderliggende informatiebeheer-strategie, loop je dezelfde risico´s als in de analoge wereld, maar dan veel sneller en grootschaliger," zegt Jeroen Strik, Iron Mountain´s directeur Benelux.
Slow-trend
Op de toppen van de digitalisering, heeft de verbazingwekkend trage kentering naar papierloos verschillende oorzaken, onderzocht AIIM:
Ruim de helft (56 procent) van de onderzochte organisaties prefereert papieren contracten, en bestel- en reserveringsformulieren
40procent houdt behoefte aan getekende en beveiligd bewaarde papieren waardedocumenten
Vier van de tien (39 procent) ontbreekt het aan kennis over de papiervrije mogelijkheden
Wat niemand weten wil: kenniswerkers zijn dol op papier. Deze medewerkersvoorkeur is voor de helft van de onderzochte bedrijven (49 procent) reden om vast te houden aan papier en verdere digitaliseringsinitiatieven te temperen
Succesgarantie
"Papierloos werkt niet, blijkt uit dit AIIM-onderzoek," zegt Strik. "Digitaliseren als doel vertroebelt onze blik. Optimaal is de beste informatiebeheerstrategie met de contextafhankelijke inzet van de beste middelen en media, en een bedrijfscultuur die informatie hoogst waardeert."
Strategie
Iron Mountain adviseert een goede informatiebeheerstrategie in combinatie met de ´papierarme aanpak´. Dat betekent:
´Succesmanagement´ in het informatietijdperk door voortdurend te streven naar de allerbeste informatiebeheerstrategie.
Dode dossiers mogen achter slot en grendel in de vorm waarin ze verkeren. Borg dat de wettelijke bewaartermijn wordt gehaald en niet wordt overschreden. Vernietig wat mag.
Slapende dossiers mogen in hun bestaande toestand worden gearchiveerd. Ze worden pas gedigitaliseerd (gescand) of geconverteerd als ze nodig zijn. Let ook nu op de bewaartermijnen en wees beter bedacht op diefstal, omdat de deur nu soms op een kier staat.
Levende dossiers zijn meestal digitaal. Houd rekening met:
de snelle, grote en onherstelbare risico´s (inbreuk, lekken, diefstal - snelle verspreiding! - en wettelijke vereisten)
de noodzaak van centrale opslag voor datamining (informatie drijft het succes!)
de noodzaak van ´een enkelvoudige versie van de waarheid´
het feit dat de medewerkersvoorkeur voor papier, voortvloeit uit het leescomfort en het gebruiksgemak dat papier biedt
