‘Opvolger Sagitta zorgt voor snel indienen van exportaangiften’
9 oktober 2015 -
"Met de komst van AGS3-Export gaat er veel veranderen voor bedrijven die regelmatig exporteren," zegt Richard Groenendijk, directeur van AEB Nederland.
Waar moeten bedrijven op letten, zodat zij maximaal voordeel behalen en voorkomen dat kleine maar veel voorkomende fouten tot grote problemen met exportaangiften kunnen leiden? Groenendijk zet alle aspecten op een rij.
Nieuw systeem
"De overheid heeft met het nieuwe softwaresysteem veel moeite gedaan om het proces van aanvragen en verwerken van exportdocumenten snel en efficiënt te laten plaatsvinden. En met succes. Maar daar staat wel tegenover dat als ondernemingen de bedrijfsgegevens en de productdata niet op orde hebben, zij met flinke problemen te maken krijgen. Kleine foutjes kunnen namelijk zomaar betekenen dat er geen exportaangifte kan worden gedaan, omdat het nieuwe softwaresysteem de aangifte weigert, door de toegenomen controle bij de douane," aldus Groenendijk.
Vervanging
Jarenlang was Sagitta het systeem waarmee bedrijven bij de douane exportaangiften konden doen. Dit systeem heeft uitstekend gefunctioneerd, maar is nu aan vervanging toe. Dit gebeurt met het nieuwe AanGifteSysteem waarvan AGS3-Export de derde module is. In het najaar wordt deze module officieel in gebruik genomen.
Slimmer en sneller
"De overheid heeft duidelijk geprobeerd om het doen van exportaangiften slimmer en sneller te laten plaatsvinden," zegt Groenendijk. "Tal van handelingen die tot nu toe vrij omslachtig verliepen, kunnen straks snel en efficiënt worden geregeld. Uit eigen onderzoek weten wij echter dat veel bedrijven - zowel fabrikanten, distributeurs als verladers - regelmatig fouten maken bij het aanvragen van vergunningen. Bedrijfsgegevens kloppen niet. Of de productdata blijken niet op orde. De gevolgen daarvan vielen bij Sagitta vaak nog wel mee. Met de komst van AGS3-Export gaat dat duidelijk veranderen. Op het moment dat medewerkers hierbij fouten maken, leidt dit onherroepelijk tot vertraging. Het is dus van cruciaal belang dat managers zorgen dat hun bedrijfsgegevens en productdata op orde zijn en geen fouten bevatten."
Controleren
Bedrijven moeten nu dus veel gegevens controleren. Ook moeten zij de werkprocessen rond exportaangiften onder de loep nemen. "Zeker als zij al vele jaren exporteren, want dan zijn de processen ongetwijfeld volledig op Sagitta afgestemd. Het is dus verstandig om die werkprocessen goed door te lichten, want hier kunnen managers waarschijnlijk veel winst boeken - zowel financieel als in snelheid."
Op tijd klaar
Daarbij zijn ondernemingen wel afhankelijk van de vraag of hun softwareleverancier op tijd de technische koppelingen met AGS3-Export gereed heeft. "Het lijkt misschien heel logisch dat alles op tijd klaar is, maar de ervaring leert dat dit zeker niet altijd het geval is. Organisaties moeten sowieso de technische koppelingen tussen de bedrijfssoftware en AGS3-Export goed controleren. Want hou er rekening mee: het correct doen van een exportaangifte is hun eigen verantwoordelijkheid. Kan een aanvraag de deur niet uit door een technisch mankement, dan kost dit geld. En dat zijn kosten die bedrijven op niemand kunnen verhalen."
Zowel het aanpassen van de werkprocessen als het technisch gereed maken van de IT-systemen vormen de komende maanden een hele uitdaging. "Maar hier zit ook een grote kans. AGS3-Export maakt het mogelijk belangrijke efficiency-voordelen te behalen. Dat lukt echter alleen als zowel de werkprocessen als de softwaresystemen goed op de opvolger van Sagitta zijn afgestemd. Dat is nu wellicht even een flinke klus om te klaren, maar organisaties zullen daar vanaf begin volgend, jarenlang profijt van hebben."
De whitepaper ‘Hoe u zich als exporteur succesvol kunt voorbereiden op AGS3-Export; Achtergronden, veranderingen en tips voor een soepele overgang’ kan hier gedownload worden.
