Social software op de werkplek voorkomt braindrain
28 mei 2015 -
Telkens als een medewerker van functie wijzigt of de organisatie verlaat, wordt het geheugen van de onderneming gereset. Deze ‘braindrain’ werd tot dusver nooit goed in kaart gebracht, maar speelt voortdurend in elke organisatie.
En dat is niet alleen kostbaar en tijdrovend, maar ook ironisch. Aan de ene kant werken we steeds digitaler. Aan de andere kant slagen we er niet in om processen en beslissingen zodanig te documenteren dat we niet opnieuw dezelfde fouten maken. Social software op de werkplek blijkt daarvoor heel geschikt, signaleert Protime.
Reorganisaties
Reorganisaties zijn schering en inslag, zoals vorige week werd aangekondigd bij de Belastingdienst. Volgens de plannen moeten zo’n 5.000 medewerkers binnen afzienbare tijd afscheid nemen. Of ze roteren van de ene afdeling naar de andere. Iedere manager weet echter dat er een groot risico is dat veel kennis verloren gaat wanneer medewerkers vertrekken. "De borging van processen en beslissingen is uitermate belangrijk. Anders kan je het warme water blijven uitvinden," aldus managing partner Darek Sikorski van Protime.
Conversations
De overdracht van werkzaamheden van de ene medewerker op de andere rammelt in veel organisaties. Zo is de vorige medewerker vaak al vertrokken als de nieuwe aantreedt. Bij reorganisaties verloopt doorstroom en uitstroom meestal nog wat meer hectisch. Daarbij sluiten IT–afdelingen betrekkelijk snel e-mailboxen, locale harde schijven en digitale agenda’s. Het resultaat laat zich raden. Sikorski: "Veel conversations, documenten, contacten en afspraken zijn voor altijd verloren. Of bedrijven bewaren oude e-mailboxen toch nog ergens op een server. In alle realiteit, dat is verre van praktisch en werkt evenmin. Informatie is voor nieuwkomers of achterblijvers letterlijk niet terug te vinden."
Onvoldoende innovatief
"Waarom bepaalde werkzaamheden op een bepaalde manier gedaan worden, is na zo’n opschoning niet meer te achterhalen. En andersom, als medewerkers van de oude garde op basis van ervaring concluderen ‘dat iets niet werkt’, dan zijn ze voor de nieuwe medewerkers al snel onvoldoende innovatief. Informatie over bijvoorbeeld eerdere besluiten of specifieke processen kan dan helpen. Als de informatie überhaupt nog binnen de organisatie aanwezig is, valt deze in veel gevallen niet te ontsluiten." Volgens Sikorski wordt dit probleem binnen veel organisaties erkent, maar is een oplossing niet eenvoudig.
Brain drain
Het credo lijkt ook hier dat voorkomen beter is dan genezen. Gebruiksvriendelijke documentmanagementsystemen kunnen daarbij een rol spelen. Dat vraagt echter om heldere interne afspraken en vooral de discipline om deze consistent uit te voeren. Daar schort het aan in veel organisaties. Bovendien voorkom je niet dat teamleden via een stortvloed aan e-mail met elkaar communiceren. Sikorski denkt daarom dat het eenvoudiger moet. "Bij veel social software op de werkplek vinden conversaties tussen teamleden plaats in de online projectomgeving. Daar worden ook werkafspraken, documenten, planningen, contacten, to-do-lijsten en statussen gedeeld. Het vertrek van een teamlid leidt niet automatisch tot een braindrain; de informatie in de project room blijft immers bewaard. Doordat projecten beter zijn gedocumenteerd, zijn nieuwe teamleden sneller wegwijs."
''Gebruiksvriendelijke documentmanagementsystemen kunnen daarbij een rol spelen. Dat vraagt echter om heldere interne afspraken en vooral de discipline om deze consistent uit te voeren.''
Hoewel ik de waarde erken van documumentmanagement systemen en er zelf ook gebruik van maak. Ben ik van mening dat er vooralsnog is geen software op de markt is welke daadwerkelijk de impact van de braindrain kan opvangen.
