12 mei 2015 -
Maar liefst 71 procent van de mensen die gebruik maken van telefoon- of videoconferentie ervaart moeilijkheden wanneer zij willen samenwerken met collega’s op afstand.
Dit blijkt uit onderzoek dat Harris Interactive onlangs heeft uitgevoerd in opdracht van Steelcase. Op basis van onderzoek naar de impact van de fysieke ruimte komt
Steelcase met zes principes die organisaties helpen videoconferenties beter te ondersteunen.
Verbonden wereld
In een verbonden wereld waarin de window of opportunity voor bedrijven steeds kleiner wordt en de innovatiekracht in sterke mate het concurrentievermogen bepaalt, wordt er steeds meer samengewerkt in teams waarvan de leden verspreid zijn over verschillende locaties, tijdzones en culturen. Meer dan de helft van de kenniswerkers (54 procent) geeft aan dat ze regelmatig met anderen op afstand samenwerken. Tegelijkertijd is het zo dat het merendeel van deze mensen dit als minder effectief en prettig ervaart dan wanneer zij met collega’s samenwerken die zich in dezelfde ruimte bevinden. Dit fenomeen wordt ook wel aangeduid met de term ‘presence disparity’.
"Ongelijke aanwezigheid is niet alleen maar lastig, het heeft ook daadwerkelijk een negatieve uitwerking op de effectiviteit van de samenwerking en de productiviteit van het team. Organisaties investeren wel in videoconferentie-technologie om werken op afstand te faciliteren, maar ze gaan daarbij vaak voorbij aan de rol die de fysieke ruimte daarbij speelt. Maar hoe meer verspreid teams gaan werken, hoe belangrijker het wordt om het gevoel van afstand weg te nemen en een eenduidige gebruikerservaring te creëren," zegt Terry Sullivan, directeur integrated technologies bij Steelcase.
Aloude problemen
Onderzoekers van Steelcase ontdekten dat ondanks de vooruitgang in technologie, de aloude problemen blijven bestaan bij het op afstand samenwerken met collega’s, vooral als dat via video gebeurt. Zo geeft 29 procent van de kenniswerkers aan dat ze al dan niet bewust wel eens een collega buiten een call of overleg hebben gehouden. Andere klachten van mensen die regelmatig op afstand met anderen samenwerken, zijn:
• Het is moeilijk om te volgen wat anderen zeggen, omdat ze snel na en door elkaar praten (43 procent);
• Er worden fysieke documenten of presentaties gebruikt die ik niet kan zien (34 procent);
• Mijn collega’s plannen calls en meetings in op momenten die mij niet uitkomen (34 procent);
• Mijn telefoon- of videoverbinding valt weg (31 procent);
• Ik word niet betrokken in een call door het feit dat collega’s me niet kunnen zien (21 procent);
• Niemand reageert op mijn inbreng (veertien procent);
• De hoek van de video/webcam flatteert niet (elf procent).
Zes ontwerpprincipes
Op basis van deze resultaten, hebben onderzoekers en ontwerpers van Steelcase zes ontwerpprincipes opgesteld die organisaties moeten helpen bij het op de juiste wijze ondersteunen van teams waarvan de leden verspreid werken:
• Zorg dat de camera en microfoon op de juiste plek staan.
Alle deelnemers moeten duidelijk in beeld kunnen komen en verstaanbaar zijn. Het gebruik van meerdere schermen wordt aanbevolen, zodat de teamleden en de documenten en presentaties die ze gebruiken tegelijkertijd zichtbaar zijn en iemand zich door de ruimte kan bewegen zonder uit beeld te geraken.
• Creëer zones die mensen in staat stellen gemakkelijk te schakelen tussen groepswerk en individuele taken.
Mensen die regelmatig samenwerken, schakelen gemakkelijk en veelvuldig tussen beide werkvormen. Door ruimtes voor videoconferentie te realiseren in de nabijheid van de overige werkplekken, kunnen mensen op een laagdrempelige manier op afstand samenwerken met anderen.
• Ontwerp een videoconferentieruimte die beweging stimuleert en verschillende houdingen ondersteunt, zodat mensen energiek en betrokken blijven.
Met hoge tafels kan iemand gemakkelijk bij de meeting aansluiten en ook weer gemakkelijker weglopen als bijvoorbeeld het voor hem relevante gedeelte is afgelopen. Een lounge-achtige inrichting met integratie van technologie is een andere effectieve manier om beweging in een informele setting te creëren.
• Houd bij de inrichting rekening met beide kanten van de videoconferentie-ervaring. Zorg voor soortgelijke ruimtes op alle locaties, met dezelfde tools en technologische ondersteuning. Bij teamwerk waarbij de leden zich in één ruimte bevinden, beschikt iedereen immers ook over dezelfde hulpmiddelen. Zorg voor voldoende presentatiemogelijkheden, zowel analoog als digitaal, zodat het gemakkelijker wordt voor de teamleden om een gemeenschappelijk referentiekader te bewerkstelligen.
• Bedenk hoe de ruimte kan helpen bij het creëren van vertrouwen.
Zo werkt een continue open, real-time videoverbinding als een open raam tussen twee locaties. Dit draagt bij aan de uitwisseling van smalltalk en het gebruikelijke sociale verkeer tussen mensen.
• Ontwerp ruimtes voor verschillende teamgroottes en verschillende soorten video-uitwisseling.
Eén-op-een interactie en werken in kleine teams zijn net zo belangrijk als vergaderingen met het complete team. Als er keuze is – kleine videoconferentie-kiosken naast of afgezonderde hoekjes in een grote videoconferentie-ruimte, en mobiele videoconferentie-technologie – zorgt dit dat de technologie ook daadwerkelijk wordt gebruikt en dat de vierkante meters kantoorruimte effectief worden benut.
