De bedrijfsefficiëntie optimaliseren met behulp van workflows
11 mei 2015 -
Binnen elke onderneming kunnen er efficiëntieslagen worden gemaakt — vaak veel meer dan de meeste organisaties zich realiseren. Dat stelt Arnout van der Vorst, Identity Management Architect bij Tools4ever.
Als een proces eenmaal werkt wordt er al snel gedacht dat er verder niets aan gedaan hoeft te worden. Men beseft zich echter niet dat de bestaande processen ook veel tijd en geld kunnen kosten. Die extra tijd en kosten zijn vaak toe te schrijven aan handmatige processen.
Wijzigingsverzoek indienen
Van der Vorst: "U dient bijvoorbeeld een aanvraag in voor toegang tot een bepaalde applicatie die u niet standaard heeft, bijvoorbeeld Microsoft Visio of Adobe. U dient dit verzoek in bij uw manager, vaak per mail. De manager moet het verzoek op diens beurt misschien ter goedkeuring voorleggen aan een andere manager (bijvoorbeeld een licentiemanager). En als er uiteindelijk toestemming wordt verleend, moet het verzoek worden doorgezet naar de ICT-afdeling, die de wijzigingen uiteindelijk in het netwerk doorvoert. Ondertussen bent u mogelijk niet in staat om uw werk te doen en moet u wachten totdat de extra toegangsrechten worden verleend. Dit is een verspilling van tijd en energie.
Fouten
Dit soort handmatige processen resulteren vaak in fouten, bijvoorbeeld omdat de aangeleverde informatie onjuist is of omdat het verzoek niet naar de juiste personen wordt verzonden. U als eindgebruiker krijgt dan uiteindelijk niet datgene waarom u heeft verzocht. Dat betekent dat u opnieuw de aanvraag moet indienen. Dat is uiteraard vervelend, maar het grootste probleem met dit soort processen is dat ze tot beveiligingsproblemen kunnen leidden. Er wordt niet nagegaan of de toestemming wordt verleend door de juiste, geautoriseerde personen. Het gebeurt ook dat gebruikers toegang krijgen tot systemen en applicaties die niet voor hen zijn bestemd. Evenmin is er zicht op wie precies wat heeft aangevraagd, en voor welke systemen en applicaties toegang is verleend.
Overigens hoeven verzoeken zich niet te beperken tot het netwerk. Denk bijvoorbeeld aan het aanvragen van een nieuwe telefoon, een naamswijziging in het geval van een huwelijk of het behalen van een titel. Al deze verzoeken moeten worden beoordeeld en — indien goedgekeurd — ter uitvoering naar de juiste persoon worden verzonden."
Workflow systeem
Van der Vorst: "Eén manier om verzoeken efficiënt en veilig te verwerken binnen uw organisatie is door gebruik te maken van een workflow management (WFM) systeem. Workflow management omvat een gecontroleerd, geautomatiseerd proces met een vooraf gedefinieerde reeks van taken.
Hoe kan een workflow management system nu precies uitkomst bieden bij het aanvraagproces? Met Bij WFM kunnen gebruikers via een internetportaal eenvoudig aanvragen wat ze nodig hebben, of het nu gaat om extra netwerkrechten of een nieuwe bureaustoel. Het verzoek wordt vervolgens op efficiënte en veilige wijze automatisch verwerkt. Hiervoor wordt een workflow opgezet, zodat als een gebruiker een wijziging aanvraagt, het verzoek wordt verzonden naar een vooraf gedefinieerde reeks van personen die hun toestemming moeten verlenen voordat de wijziging wordt doorgevoerd. De organisatie kan deze workflows geheel naar wens inrichten, zodat het proces al naar gelang de gebruiker en de aard van diens verzoek een bepaalde volgorde doorloopt.
Online dashboard
Als een eindgebruiker bijvoorbeeld promotie krijgt en als gevolg daarvan toegang nodig heeft tot nieuwe systemen, kan hij eenvoudig via het online dashboard het gewenste item aanvragen. Alle relevante informatie wordt daarop automatisch doorverzonden naar de volgende persoon in de rij die goedkeuring moet verlenen. Als er daarna nog toestemming van iemand anders benodigd is, wordt de informatie automatisch doorgeleid naar die persoon enzovoort. Wanneer alle benodigde goedkeuring is verleend, wordt het verzoek automatisch doorgevoerd in het netwerk. Verzoeken kunnen zo op uiterst eenvoudige wijze worden ingediend, goedgekeurd en uitgevoerd. Dit maakt een einde aan verwarring en zorgt ervoor dat medewerkers snel aan de slag kunnen gaan.
Consistent proces
Dit zorgt bovendien voor een consistent proces waarbij geen misverstanden optreden. Een ander voordeel is dat er altijd een audit trail beschikbaar is die precies laat zien wie wat heeft aangevraagd, wie goedkeuring heeft verleend en wanneer dit gebeurde. Managers kunnen zo eenvoudig een overzicht genereren van wie toegang heeft tot wat en waar nodig wijzigingen aanbrengen. Dit maakt de jaarlijkse audits een stuk makkelijker."
