Verhoog de productiviteit van uw medewerkers: manage het verzuim
9 april 2015 -
Een wereld waarin de vakanties van medewerkers ver van te voren zijn opgenomen in de planning, zowel geplande als ongeplande werknemersafwezigheid geen issue is en het maken van een planning daardoor appeltje eitje is.
De planning zou dan altijd op rolletjes lopen en de productiviteit van medewerkers en de kwaliteit van diensten zou dan continue van hetzelfde niveau zijn. Dit is helaas een droom in plaats van werkelijkheid. Rolf van Lierde, General Manager bij Kronos Benelux gaat in dit artikel in op de realiteit: "Hoe graag we het ook zouden willen, een dergelijke wereld bestaat niet. In de echte wereld is afwezigheid onvermijdelijk en zijn medewerkers daardoor niet altijd 100 procent productief. Dat betekent dat het van essentieel belang is om inzicht te hebben in de afwezigheid van medewerkers om de productiviteit op het juiste niveau te houden."
Productiviteitsverlies vanwege verzuim
Werknemersafwezigheid zorgt vaak voor een grote mate van productiviteitsverlies. Dit is terug te zien in verschillende lagen van de organisatie. Bij afwezigheid kan het zijn dat er een vervangende arbeidskracht moet worden ingeschakeld die niet op hetzelfde niveau werkt als degene die ziek thuis zit, waardoor er minder productiviteit is. Daarnaast heeft ook het onverwachts regelen van vervanging invloed op de productiviteit van de manager. Wanneer er helemaal geen vervanging kan worden geregeld, komt het werk bij collega’s te liggen, die door de verhoogde werkdruk ook vaak minder productief zijn. Er zijn dus flink wat scenario’s, die ervoor zorgen dat zowel medewerker als manager minder productief wordt. Onderzoek naar de impact van werknemersafwezigheid in samenwerking met SHRM toont aan dat productiviteitsverlies door het inzetten van een vervangende arbeidskracht kan oplopen tot 23 procent. Bij het overnemen van werk van collega’s is dat 24 procent en bij leidinggevenden is het productiviteitsverlies zeventien procent. Gemiddeld genomen zijn leidinggevenden ruim drie uur per week tijd kwijt aan het opvangen van afwezigheid, waaronder het regelen van vervanging, het aanpassen van de werkzaamheden of het geven van instructies aan de vervangers. Dit komt neer op vier weken per jaar per leidinggevende. De algehele productiviteit gaat dus flink omlaag wanneer medewerkers afwezig zijn.
Wat doet dat met de omzet?
Rolf van Lierde: "De kosten van absentie zijn vaak indirect, waardoor ze worden gezien als niet-meetbaar. Waar de meeste kostenposten in een organisatie vaak duidelijk worden bijgehouden, zijn de kosten van afwezigheid vaak moeilijk te herleiden. Soms denken managers ten onrechte dat ze verwaarloosbaar zijn en wordt de afwezigheid niet goed gedocumenteerd. Dit terwijl ze vaak wel beseffen dat afwezigheid een impact heeft op de resultaten van de organisatie. Vaak kunnen managers het echter nog niet concreet maken waaraan het precies ligt."
Ook het onderzoek brengt deze kwestie aan het licht. Ruim 67 procent van de respondenten ervaart een bescheiden tot grote impact op zowel productiviteit als opbrengst. De kosten van verzuim kunnen immers wel oplopen tot een bedrag van 200 euro per werknemer, per dag.
Hoe kan de manager dan zowel de kosten als het verzuim beter beheersen?
Het is zeker mogelijk om de kosten te verlagen en de productiviteit te verhogen als
de focus van de leidinggevende meer ligt op het managen van afwezigheid. Immers: meten = weten. Met het automatiseren van afwezigheid in één systeem kunnen managers in een direct overzicht zien wie er wel en wie er niet aanwezig is en wat de frequentie is van hun afwezigheid. Dit geeft inzicht in de bezetting, maar geeft managers ook de kans om hierop te anticiperen. Zo wordt het eenvoudiger om de continuïteit van de productiviteit te waarborgen.
Van Lierde sluit af: "Wanneer managers het afwezigheidsprobleem zien als een kans om de afwezigheid terug te dringen, zal op den duur de productiviteit toenemen en het verzuim afnemen. Hierdoor kan de manager meer tijd vrijmaken voor zijn dagelijkse werkzaamheden en zich focussen op de core business. Ook medewerkers weten dan precies waar zij aan toe zijn, waardoor het moreel ook toeneemt. Zoals ik al zei is afwezigheid onvermijdelijk, maar wanneer u er grip op krijgt is het wel te beperken."
