Drie tips voor trustkantoren om met toezicht om te gaan
31 maart 2015 -
Met de inwerkingtreding van de Rib Wtt op 1 januari jl. zijn er meer verantwoordelijkheden ontstaan voor de trustsector en daarmee meer toezichtsmogelijkheden voor de toezichthouder. De vraag is hoe u hier als trustkantoor effectief mee omgaat.
Toezichtbevoegdheden
De toezichthouder heeft ruime toezichtsbevoegdheden op grond van de Algemene wet bestuursrecht (Awb). In de Awb, de Wtt en de Rib Wtt is naast een aantal bevoegdheden van de toezichthouder, ook een aantal verplichtingen voor u als trustkantoor opgenomen.
Administratieverplichting
Eén van de verplichtingen betreft de schriftelijke vastlegging van de uitgangspunten ter beheersing van integriteitsrisico´s, uitgewerkt in organisatorische en administratieve procedures en maatregelen.
In de Rib Wtt wordt dit het procedurehandboek genoemd. Een andere benaming voor procedurehandboek is een Handboek administratieve organisatie (artikel 24 Rib Wtt).Hierbij bestaat de verplichting voor een trustkantoor om binnen een door de toezichthouder te stellen redelijke termijn desgevraagd een rapportage omtrent de inrichting en uitvoering van de bedrijfsvoering, de administratieve organisatie en de interne controle, toe te sturen. Ook het procedurehandboek moet binnen redelijke termijn aangeleverd kunnen worden bij de toezichthouder.
Gegevens opslaan en gedegen onderzoek
Naast deze meer algemene verplichting tot het voeren van een administratieve organisatie, bestaat de verplichting om gegevens op te slaan betreffende klant- en transactiegegevens. Deze gegevens moeten zijn vastgelegd in een cliëntacceptatiedossier (artikel 25 Rib Wtt).
Ook moet uit het cliëntacceptatiedossier blijken dat een gedegen onderzoek is gedaan naar de afkomst van de gelden en naar de personen die betrokken zijn bij de transacties.
De Rib Wtt bepaalt dat de cliëntacceptatiedossiers beschikbaar zijn voor de toezichthouder. De toezichthouder kan deze gegevens opvragen en ieder trustkantoor moet deze stukken verstrekken op het moment dat deze vraag komt.
Van belang is te beseffen dat de cliëntacceptatiedossiers bewaard moeten worden tot minimaal vijf jaar na de beëindiging van de dienstverlening.
Een niet-tijdige of onjuiste reactie op het medewerkingsverzoek kan forse negatieve gevolgen hebben voor u als trustkantoor. Een juiste respons laat zien dat u als trustkantoor ‘in control’ bent. Enigma heeft voor u een aantal praktische tips opgesteld hoe u met deze verzoeken om kunt gaan.
Drie praktische tips
De onderstaande tips geven praktische handvatten hoe u met toezichtshandelingen om kunt gaan:
Tip 1 - Specificeer vraag en antwoord
Accepteer alleen een schriftelijk en onderbouwd verzoek tot medewerking! Het is van belang om bij de beantwoording van de vragen van de toezichthouder helder te krijgen welke documenten opgevraagd worden en wat de achterliggende reden hiervan is. Hierdoor kan een heldere inschatting gemaakt worden waarom de toezichthouder haar ‘pijlen’ op u gericht heeft en kunt u een betere (re)actie opstellen.
Ook in de beantwoording van de vragen van de toezichthouder zult u heel specifiek moeten zijn. Verstrek alleen de gevraagde stukken en niet meer. Indien u twijfel heeft over de te verstrekken stukken is het raadzaam om eerst ruggenspraak hierover te hebben. Dit voorkomt het onnodig of onjuist toezenden van stukken. De toezichthouder heeft altijd nog de mogelijkheid om nadere informatie op te vragen.
Tot slot is het belangrijk om van alle verstrekte documenten kopieën te maken, zodat u te allen tijde weet waar nadere vragen betrekking op hebben en u onderbouwd kunt reageren.
Tip 2 - Kanaliseer de contacten
Om de beantwoording op vragen en de verstrekking van de stukken efficiënt en juist te laten verlopen is het raadzaam om de contacten met de toezichthouder te kanaliseren via de compliance officer binnen uw trustkantoor.
Door het kanaliseren van de gestelde vragen, wordt op de eerste plaats een juiste vertaalslag toegepast, waarbij ook gekeken wordt wat de redenen voor het verzoek tot afgifte van stukken zijn en waar noodzakelijk kan de toezichthouder aangesproken worden, indien zij haar bevoegdheden te buiten gaat. Daarnaast kan de compliance officer op deze manier beoordelen of de documenten die verstuurd gaan worden, voldoen aan de vraag en of niet teveel informatie wordt verstrekt.
Reageer tijdig, maar niet gehaast. De compliance officer houdt voor u de termijnen in de gaten en ondersteunt u in de juiste wijze van beantwoording.
Tot slot is het raadzaam een geactualiseerd dossier voorhanden te hebben in de kluis, waarin onder meer de vereiste stukken uit artikel 24 Rib Wtt zijn opgenomen. Dit scheelt overhaaste reacties en het verstrekken van onjuiste en/of gedateerde documenten.
Tip 3 - Stel een bezoekprotocol op
Leg in een protocol vast hoe om te gaan met een fysiek (on)aangekondigd bezoek van de toezichthouder. Hierbij valt onder meer te denken aan het vastleggen van contactpersonen, afspraken met advocaten en heldere instructies voor het personeel wat zij wel en niet moeten doen.
Deze praktische tips kunnen u in geval van een verzoek tot medewerking of een fysiek bezoek van de toezichthouder helpen bij de soepele afwikkeling hiervan.
Conclusie
Als trustkantoor zult u in de meeste gevallen medewerking moeten verlenen aan de toezichthouder. Om verzoeken en bezoeken van de toezichthouder zo ‘soepel’ mogelijk te laten verlopen is het raadzaam de verzoeken en de beantwoording daarvan zo specifiek mogelijk te laten zijn en de contacten via één kanaal te laten verlopen.
