30 maart 2015 -
Al jaren zijn mensen gefascineerd door zombiefilms. Maar of u nu van griezelen houdt of niet, feit is dat er nu ook levende doden zijn die de ICT-wereld onveilig maken. Waarschijnlijk beschikt u al over verschillende disaster recovery-opties en een veilige IT-omgeving die u beschermt voor bedreigingen van buitenaf.
Maar bent u ook beschermd tegen de zombiedata die al in uw netwerk zitten? Kristof Vanderstraeten, Sales Director Cloud bij Barracuda Networks geeft uitleg en tips over deze energievretende bestanden.
Data zonder doel of specifieke eigenaar en waarop geen juridische bewaarplicht van toepassing is, noemen we zombiedata. Deze enorme hoeveelheden data binnen netwerken zijn vaak afkomstig van voormalige werknemers en vormen voor de meeste organisaties een bedreiging. Kristof Vanderstraeten legt uit: "Hoewel deze gegevens geen waarde hebben voor het bedrijf, blijven deze bestanden toch bewaard en worden er back-ups van gemaakt. Het gaat in feite om lege hulzen. De oorspronkelijke gebruiker heeft de organisatie verlaten en de gegevens worden door niemand meer gebruikt, maar verbruiken wel opslagcapaciteit. Een goed voorbeeld van deze zombiedata zijn PST-bestanden."
De nachtmerrie van PST-bestanden
Wanneer een gebruiker uit de beheerdersomgeving van een bedrijfsnetwerk wordt verwijderd, worden al diens PST-bestanden vanuit technisch oogpunt ‘wezen’. Dat wil zeggen dat deze bestanden geen eigenaar meer hebben. PST-bestanden zijn kopieën van e-mailberichten, agenda-items en andere berichten die door verschillende toepassingen van Microsoft als back-up worden gebruikt. De ‘auto archive’-bestanden van Microsoft Outlook zijn hier een voorbeeld van. Het probleem wordt groter wanneer er back-ups van de verouderde bestanden worden opgeslagen op bedrijfsservers. PST-bestanden zijn niet echt meer van deze tijd, maar tenzij iemand speciaal de moeite heeft genomen om ze te verwijderen, zijn ze nog altijd ergens in omloop. De kans is dus groot dat er een hoop van deze zombies in uw bedrijfsnetwerk verstopt zitten.
Hoe verspreiden deze zombiebestanden zich?
"Wanneer u gaat zoeken naar achtergebleven PST-bestanden, zult u al snel de indruk krijgen dat ze zichzelf voortplanten," zegt Vanderstraeten. "Het begint allemaal heel onschuldig: een voormalig werknemer maakt gebruik van PST-bestanden als handig archiefsysteem in Outlook en hij bewaart back-ups op de harde schijf van zijn pc. De ICT-afdeling voert in de avonduren een back-up uit, waardoor er twee versies van elk PST-bestand in omloop zijn. De medewerker verlaat de organisatie en wanneer zijn vervanger een kopie van zijn mailbox-gegevens krijgt, beschikt uw organisatie over minimaal vier exemplaren van elk PST-bestand waarvan een back-up is gemaakt."
Verklaar de oorlog aan zombiedata
Zombiedata brengt twee problemen met zich mee. Vanderstraeten: "Het meest voor de hand liggende probleem is het verbruik van opslagcapaciteit. Zombiebestanden zijn niet gecomprimeerd en hebben geen enkele zakelijke waarde. Wanneer ze worden gerepliceerd, kost dat heel wat opslag. Hierdoor kunnen deze bestanden het leven uit uw opslagsysteem zuigen."
Het tweede probleem ligt minder voor de hand. Zombie-PST-bestanden kunnen een belangrijke rol spelen bij eDiscovery. eDiscovery is het zoeken naar grote hoeveelheden digitale data voor een specifiek doel. Meestal gebeurt dit in het kader van een juridisch verzoek om informatie. Bedrijven hebben vaak de neiging om te veel gegevens te bewaren, uit angst dat ze relevante gegevens verwijderen. "Wanneer een ICT-afdeling te maken krijgt met zo’n informatieverzoek, kunnen deze overbodige PST-bestanden resulteren in een omslachtig proces dat aanzienlijk meer informatie oplevert dan de organisatie nodig heeft," aldus Vanderstraeten.
Roei nutteloze bestanden uit als u wilt overleven
Steeds meer bedrijven beseffen het belang van het opruimen van deze zombiedata. PST-bestanden worden overbodig zodra bedrijven overstappen op een moderne archiveringsoplossing. Hiermee kan de inhoud van PST-bestanden worden ondergebracht in digitale archieven die een stuk eenvoudiger te beheren zijn. Het is daarom raadzaam om deze bestanden op te sporen, de inhoud over te zetten naar een nieuwe archiveringsoplossing en de PST-bestanden te verwijderen. Zeker als u van start gaat met strategische ICT-initiatieven zoals overstappen naar de cloud, het vervangen van pc’s of het implementeren van VDI of BYOD.
Bedrijven die gebruik blijven maken van PST-bestanden doen er goed aan om archiveringstools in te zetten als vast onderdeel van het beheerproces. Door servers en gedeelde bestanden periodiek te inspecteren en maatregelen te treffen tegen energieverslindende levende doden, kunt u voorkomen dat uw netwerk langzaam maar zeker wordt overgenomen door zombies.
