Nooit meer bonnetjes kwijt met een gestroomlijnde administratie
17 maart 2015 -
Het beheren van kostenstromen is niet iedereens favoriete werk. U bent waarschijnlijk liever bezig met uw kerntaken. Toch liggen er kansen om via een gestroomlijnde administratie kosten te besparen en zelfs bedrijfsprocessen te optimaliseren.
Kristof Huet, directeur van Concur, stelt dat een handmatige declaratieverwerking veel geld en tijd kan kosten. "Een actueel overzicht van uitgaven is niet voorhanden en we hebben vorige week gezien wat het kan betekenen als u een bonnetje kwijt bent: het kan uw ontslag betekenen als u minister bent."
Declaraties
Een gemiddeld bedrijf verwerkt ongeveer 100 declaratie-overzichten per maand. Ze komen via spreadsheet of als fysiek bonnetje binnen en moeten vervolgens handmatig in een administratiesysteem worden ingegeven. Hoe houdt u het overzicht hierover, en belangrijker, hoe richt u het zo in dat het bijdraagt aan het bedrijfsresultaat? Huet: "Dit is veel werk, heeft een hoge kans op fouten en biedt geen realtime inzicht in de uitgaven en de status van budgetten. Hoeveel extra omzet/winst zou uw organisatie kunnen genereren als dit proces efficiënter verloopt?"
Honderd Excel spreadsheets per maand met declaraties zorgen voor een enorme druk op de hele organisatie. De productiviteit van uw gekwalificeerde mensen ebt weg naar het invullen en verwerken van overzichten. Dit geldt voor de afdeling administratie en de medewerkers die de bonnetjes moeten verzamelen, opzoeken, bewaren en invoeren of opsturen, maar ook voor uw collega’s die de declaraties indienen. "De gevolgen zijn in vrijwel alle bedrijven hetzelfde. Medewerkers spenderen onnodig veel tijd aan taken die niet direct bijdragen aan het bedrijfsresultaat, zoals het uitpluizen van - soms onjuist- ingevulde overzichten en het najagen van medewerkers om declaraties aan te vullen met extra benodigde informatie. Uitbetalingen van declaraties vragen veel tijd of zijn onjuist, wat zorgt voor frustraties. Er is geen direct of realtime zicht op de huidige uitgavenpatronen en beschikbare budgetten, waardoor bijsturen of inspelen op actuele ontwikkelingen onmogelijk is, en er geen gemakkelijke manier is om declaraties uit het verleden in te zien," aldus Huet.
Niet automatiseren, maar transformeren
Huet meent dat het hoog tijd om het onkostenproces te veranderen - niet alleen door automatische verwerking toe te voegen, maar ook door het hele proces opnieuw in te richten. "Elk bedrijf (en politieke organisatie) moet zich afvragen hoe de administratieprocessen efficiënter en beter kunnen worden ingericht. De afgelopen jaren is op allerlei gebieden innovatie doorgevoerd, maar declaraties voeren we nog steeds handmatig in met behulp van papieren bonnetjes. Medewerkers kunnen zich richten op de taken die ze daadwerkelijk te doen hebben als dit handmatige proces wordt weggenomen."
Gestroomlijnd onkostenbeheer betekent een geautomatiseerde administratie en de mogelijkheid om bonnetjes en declaraties direct in het systeem in te voeren middels bijvoorbeeld een mobiele telefoon. Dit zorgt voor minder (administratie)druk bij alle betrokken medewerkers en biedt veel meer zicht op kosten en uitgaven.
De drie E’s van administratie
Huet gebruikt drie E’s om de peilers van een gestroomlijnde administratie in te richten: Efficiency, effectiviteit en eindgebruikers. "Administratieve medewerkers werken efficiënter en kunnen zich richten op de taken waarvoor ze zijn aangenomen. Een effectieve, werkbare administratie biedt veel meer mogelijkheden om het bedrijf te sturen, in plaats van alleen onkosten te vergoeden. En ten slotte worden de eindgebruikers simpelweg productiever.
Als het proces wordt gestroomlijnd, dan kan de administratie veranderen van een ondersteunende back-office in een dienst die de bedrijfsresultaten ondersteund. En met zicht op de uitgaven, en terug te vinden bonnetjes, hoeft u ook niet te vrezen voor uw baan."
Goede tips en ben het eens met de geboden informatie. Echter komt dit voor veel organisaties met een kostenplaatje wat niet binnen het budget past en voor hen niet lonend is.
