12 maart 2015 -
Carla van den Bos van Vergaderen Doe Je Zo! wordt veel gevraagd: 'Hoe zorg ik dat de deelnemers aan mijn vergadering meer participeren erin?' en 'Hoe vergroot ik de betrokkenheid van de deelnemers bij de vergadering? Interessante vragen vindt ze. Ze schreef er het onderstaande tips over.
Tip 1. Vergader alleen als het nodig is. Er zijn weinig dingen zo demotiverend als bij elkaar komen terwijl er geen belangrijke en urgente vergaderonderwerpen zijn.
Tip 2. Zorg voor onderwerpen in uw vergadering waar de deelnemers bij betrokken zijn. Beschrijf duidelijk in de uitnodiging en de agenda wat het doel van het agendapunt is en wat u verwacht van de deelnemers.
Tip 3. Vraag alleen mensen om aanwezig te zijn die betrokken zijn bij de vergaderonderwerpen.
Tip 4. Verwacht een gedegen voorbereiding. Spreek die verwachting uit. Verdeel de agendapunten over de deelnemers of maak groepen om het voor te bereiden. Vraag hen de discussiepunten rond dat punt van te voren naar de deelnemers te sturen, zodat iedereen dit voorbereidt.
Tip 5. Betrek tijdens de vergadering de deelnemers bij de discussie. Wees actief als voorzitter. Geef mensen het woord en vraag door.
Tip 6. Gebruik een andere werkvorm dan 'met elkaar om de tafel zitten en wachten tot iemand gaat praten'. Er is zoveel meer mogelijk. Van den Bos geeft u hier graag advies over.
Heeft u een andere tip om de deelnemers meer bij uw vergadering te betrekken? Schrijf het onder dit artikel als reactie.
Vraag gratis het e-boek 'In 5 stappen naar een leuke (vergader)groep' aan op Vergaderen Doe Je Zo!
Met de persoonlijke actielijsten uit Dé Vergadertool blijkt uit de praktijk dat acties beter opgevolgd worden en op tijd zijn afgehandeld. Omdat iedereen bij de nieuwe agenda automatisch nogmaals de notulen en persoonlijke actielijst toegezonden krijgt, wordt het medewerkers makkelijker gemaakt, zijn ze minder tijd kwijt en beter voorbereid.
Het eerste punt pakt gelijk iets aan waar vooral het Nederlandse bedrijfsleven, in mijn ervaring, last van lijkt te hebben. Men houdt stand vast aan de wekelijkse of tweewekelijkse vergadering, of er nou iets te bespreken is of niet. Ellendig saaie vergaderingen kunnen er weer op zijn beurt toe leiden dat werknemers al tegen de volgende opkijken en een lakse houding aannemen, de volgende vergadering waar WEL iets belangrijks ter sprake komt.
