Flexibiliteit: essentieel in veranderende werkomgevingen
9 maart 2015 -
Er wordt vaak gezegd dat medewerkers het grootste kapitaal zijn dat een bedrijf heeft. Maar hoe goed kent uw werkgever uw behoeften en voorkeuren op de werkvloer? Berkouwer, Director Human Resources & Organisation Development van Ricoh Nederland gaat in dit artikel op op deze vraag in.
Europese organisaties staan voor een grote uitdaging. Naast kerntaken zoals klantbehoud, identificatie van nieuwe inkomstenbronnen en het tegemoetkomen aan de groeiende eisen van stakeholders, hebben veel organisaties te maken met snel veranderende omstandigheden. En dit heeft veel impact op de wijze waarop zij zaken doen in de toekomst. De moderne werknemer verwacht van zijn werkgever dat deze met nieuwe technologieën werkt, geoptimaliseerde processen kent, ruimte biedt voor ontwikkeling en het Nieuwe Werken heeft ingevoerd. Werknemers willen dat er rekening wordt gehouden met hun voorkeur om buiten traditionele werkroosters te werken. De noodzaak voor organisaties om een uiterst flexibele werkomgeving te bieden is hierdoor nog groter geworden.
Snel volledig digitaal
Het goede nieuws is dat organisaties zich ervan bewust zijn dat ze snel moeten veranderen en volledig digitaal moeten worden. Uit een onderzoek van Coleman Parkes, gesponsord door Ricoh, blijkt dat de meerderheid van de organisaties (71 procent) ervan overtuigd is dat zij de overstap van digitale transformatie naar digitale volwassenheid binnen vijf jaar kunnen maken. Zo'n verschuiving vindt meestal plaats na de implementatie van geavanceerde systemen en software, zodat medewerkers hun werk beter kunnen uitvoeren.
Klanten en generatie Y eisen digitalisering
De vraag naar een snellere dienstverlening aan klanten en de groeiende digitale wensen van Generatie Y hebben ervoor gezorgd dat organisaties het onderwerp digitalisering massaal bovenaan de agenda hebben gezet. Maar het is niet alleen de consument die deze verandering drijft. Het doel van de Europese Unie om 50 procent van de burgers en 80 procent van de organisaties dit jaar nog digitaal te laten communiceren met de overheid is zowel ambitieus als zeer welkom. Nu we echter verder in dit digitale tijdperk komen, herrijst de vraag hoe sterk de werkomgeving zal gaan veranderen.
Flexibel personeelsbestand belangrijker dan ooit
In een recent interview van de Economist Intelligence Unit over ‘Werken in de toekomst, gesponsord door Ricoh, leggen academische experts uit waarom de komende tien tot vijftien jaar het hebben van een flexibel personeelsbestand belangrijker zal zijn dan ooit. Sir Cary Cooper, professor Bedrijfspsychologie aan de Universiteit van Lancaster, gelooft dat de grootste trend die de werkplek zal veranderen in de rol van de manager ligt. De manager moet een veranderende kantoordemografie sturen en gehoor geven aan de vraag naar een flexibele manier van werken. Sir Cary Cooper voorspelt een toename in de verschillende werkpatronen (waaronder parttime en tijdelijke banen), omdat ouder personeel langer wil blijven werken en jonger personeel gezinnen wil stichten.
Dit is een interessante invalshoek en kan worden gebruikt om de beste mensen voor de juiste functies aan te nemen en te behouden. Flexibel werken in combinatie met geavanceerde technologieën, geoptimaliseerde processen en een werkomgeving waarin samenwerken centraal staat, is aantrekkelijk voor werknemers. Nadat nieuwe medewerkers zijn begonnen in de organisatie, ligt de uitdaging bij de manager om ervoor te zorgen dat deze digitaal onderlegde en vaak zeer ervaren medewerkers alle ruimte krijgen. Hier ligt ook gelijk het pragmatische probleem: aantrekkelijk zijn en blijven als werkgever op de arbeidsmarkt is één ding, maar getalenteerd personeel weten te behouden is een heel ander verhaal. Per slot van rekening zijn de kosten om talent te vervangen vaak hoog.
Duur personeelsverloop
Een Economisch Rapport van Oxford uit 2014 toont aan dat het verloop van personeel de UK elk jaar vier biljoen pond kost vanwege verloren productiviteit en de kosten van het invullen van openstaande vacatures. De kosten om één medewerker binnen een MKB-bedrijf te vervangen worden geschat op 30.000 pond. Managers moeten flexibele werkpatronen kunnen sturen, maar ook een werkomgeving kunnen creëren waarin mensen zich prettig voelen.
Werkplek van de toekomst
De werkplek zal in de toekomst uit een bredere groep mensen bestaan dan in het verleden. Er kunnen hierdoor spanningen ontstaan, omdat van verschillende leeftijdsgroepen met verschillende houdingen wordt verwacht op een andere manier te gaan werken. De huidige generatie veertigers en vijftigers is zich ervan bewust dat ze langer moeten doorwerken en dat ze op een bepaald punt te maken krijgen met de komst van de Digital Natives, ook wel Generatie Z genoemd.
Organisaties hebben een ander type manager nodig om het meeste uit het diffuse personeelsbestand te halen. Managers met sterke communicatieve vaardigheden, goede in-en externe netwerken die medewerkers helpen in hun ontwikkeling en welzijn en er tegelijkertijd ook voor zorgen dat bedrijfsprocessen en technologieën zodanig zijn geoptimaliseerd dat het toptalent aantrekt en behoudt.
In een ander interview met professor James Baron, een management en sociologie expert aan de Universiteit van Yale, stelt Baron dat veranderingen in demografie tot een nieuwe aanpak in het motiveren van personeel moet leiden. Hij gelooft dat er een verschuiving zal plaatsvinden van ‘prestatiegericht management’ naar ‘ambitiemanagement’.
Grote hoeveelheden informatie
Volgens Baron is het opvallend dat Millennials veel meer gericht zijn op problemen rondom missie en doel dan andere generaties. Aangezien deze groep is opgegroeid met directe toegang tot enorme hoeveelheden data, kunnen zij goed overweg met grote hoeveelheiden informatie en kunnen zij sneller tussen werkzaamheden switchen. Van deze groep wordt verwacht dat zij hun privéleven en werk steeds vaker gaan combineren. Hiervoor hebben zij een flexibele werkomgeving nodig, zodat zij op afstand en buiten traditionele kantoortijden kunnen werken.
Prestaties beoordelen
"Effectieve organisaties moeten gaan kijken naar hoe ze de prestaties van hun mensen beoordelen, motiveren, belonen en beheren," aldus professor Baron. "Tegelijkertijd zullen ze het meest uiteenlopende personeelsbestand dat zij ooit gekend hebben moeten zien te managen."
De prioriteiten van Europese organisaties zouden binnenkort nog wel eens kunnen gaan veranderen, waarbij het welzijn van medewerkers en werk-gerelateerde voorkeuren bovenaan de prioriteitenlijst komen te staan. Het omarmen van het concept ‘flexibel’ alleen is niet genoeg. Om een dynamische werkomgeving te realiseren waarin iedereen met elkaar samenwerkt en die toptalent aantrekt, moeten organisaties nu starten met het leggen van de fundamenten. De optimalisatie van de belangrijkste bedrijfsprocessen en het invoeren van geavanceerde technologieën vormen de basis voor het uiteindelijke succes van een flexibele werkomgeving.
