23 januari 2015 -
Regelmatig krijgt Carla van den Bos van Vergaderen Doe Je Zo! vragen over hoe een vergadering te verbeteren is. Vandaag behandelt ze twee vragen over groepsprocessen bij intensief samenwerken.
Eén van de vraagstellers schrijft: 'We werken weken achter er elkaar intens de hele dag samen. Na een poosje ben je moe of heb je misschien wat irritaties, of oudere irritaties. Als je zo dicht op elkaar zit, is het lastig om deze irritaties buiten vergaderingen te houden. Hou kan ik deze scheiden van de vergadering? Of zijn ze juist goed voor het groepsproces?'
Van den Bos beaamt dat ook dit onderdeel van het groepsproces is. Ze zegt: "Groepsprocessen kunt u sturen. U wilt iets met elkaar, u heeft een doel met het bij elkaar zijn. Richt u daarop."
Theorie van Tuckman
Een groep ontwikkelt zich, er zijn fasen tijdens deze ontwikkeling. Van den Bos gebruikt vaak de theorie van Tuckman. De eerste fase volgens hem is het begin, het aftasten. Dan komt de fase waarin iedereen een plek zoekt en verovert, dit kan tot conflicten leiden. In de derde fase worden samen de regels bepaald. De vierde fase is het in harmonie samenwerken en de vijfde is afscheid nemen. Soms lopen de fasen wat door elkaar, ook omdat er nieuwe deelnemers komen en oude gaan.
Bedenk in welke fase uw groep is en wat u dus kunt verwachten van de groep. Zorg dat u het in goede banen leidt. Wees pro-actief hierbij.
Maak irritatie bespreekbaar
Irritaties zijn er in elke groep. Maak het bespreekbaar. Soms heeft het niets met de groep of de groepsgenoten te maken. U bent inderdaad moe of iets lukt niet goed. Doe een rondje stoom afblazen. Vertel, zonder commentaar van anderen, waar u mee bezig bent en hoe dat gaat. Zorg dat het een snel rondje is.
Als er grotere, of oudere, irritaties zijn is het anders. Daar moet u gerichter iets mee doen. Zodra u dat ziet: neem de personen buiten de vergadering apart en praat het uit. Zorg dat het een constructief gesprek is, gericht op wat u samen wilt doen en hoe u verder gaat. Oude irritaties zijn prima om even uit te spreken, maar de toekomst en het samenwerken, daar gaat het om.
Als dit niet lukt, bijvoorbeeld omdat u ook onderdeel bent van de groep: zoek een betrokken buitenstaander en hou het gesprek met haar/hem erbij.
Van den Bos heeft een e-boekje geschreven: 'In 5 stappen naar een leuke (vergader)groep.' Het is gratis te bestellen op haar website.
