Leer elkaar beter kennen: stimuleer interesse in elkaar
12 januari 2015 -
Onlangs schreef Carla van den Bos van Vergaderen Doe Je Zo! een nieuw gratis e-boekje 'In 5 stappen naar een leuke (vergader)groep'. In onderstaand artikel gaat ze dieper in op stap twee: leer elkaar beter kennen.
Wat weet u eigenlijk van uw collega's?
Tijdens een workshop een tijdje geleden merkte Van den Bos dat het ook anders kan. Een deelneemster aan een vergadering kwam bijna altijd te laat. Dan kwam ze wéér met rood hoofd en een gemompelde verontschuldiging een kwartier te laat. Irritant vonden de andere deelnemers dat.
Totdat iemand, tijdens de workshop, haar vroeg waarom ze te laat kwam. Wat bleek: de vergaderingen waren altijd zo gepland dat ze net niet haar kinderen voor de vergadering weg kon brengen. Ze moest altijd heel erg haasten en kwam toch meestal te laat. Niet haar schuld, maar voor iedereen vervelend.
Met elkaar zijn ze toen gaan bedenken hoe het beter kon. Heel simpel: de vergadering begint een kwartier later. Zij kan rustig haar kinderen naar school brengen en is goed op tijd om, niet gestrest, mee te vergaderen. Haar collega's hebben genoeg werk om dat kwartier nuttig te gebruiken en zitten niet te wachten of te denken: ze is er nog niet, ze komt vast weer te laat. Iedereen blij.
Maar waarom komt dit niet veel eerder naar voren? Omdat niemand haar vroeg waarom ze zo vaak te laat was. En dat komt omdat men elkaar niet goed kent.
Als u regelmatig met elkaar praat buiten de vergadering komt zoiets veel eerder ter sprake. Dan zoekt u samen naar een oplossing voordat er irritaties zijn.
Twee manieren
Van den Bos geeft u hieronder twee manieren om elkaar beter te leren kennen naast daar tijd voor in ruimen tijdens een koffie- en theekwartiertje, af en toe een lunch samen of een maandelijkse borrel.
1. Een wekelijkse emailzending met elke keer aandacht voor één collega. Bedenk wat leuk is om van elkaar te weten, maak daar een standaard vragenlijst van en vraag elke week iemand anders antwoord op die vragen te geven. Stuur het per mail rond in een format wat ook van te voren gemaakt is. Uit ervaring weet Van den Bos dat het goed gelezen wordt.
2. Vraag elke maand tijdens een vergadering iemand een korte spreekbeurt van ongeveer vijf minuten te houden over wat hij of zij naast het werk doet. De onderwerpkeuze is helemaal vrij. Om beurten komt iedereen een keer aan bod. Bij beiden geldt: is iedereen geweest: evalueer het, stel het een beetje bij en begin opnieuw.
Samenvattend: iets meer moeite doen om elkaar te leren kennen is leuk en levert veel op.
Vraag het gratis e-boek 'In 5 stappen naar een leuke (vergader)groep' aan op Vergaderendoejezo.nl.
Wat me in dit artikel verbaast, is dat er gevraagd moet worden naar iemands reden. Waarom had de dame in kwestie het niet zelf kunnen aangeven? 'Kan het aub een kwartiertje later?' Het liefst bij de allereerste planning van de vergadering. Desnoods dan gelijk met reden. Het moet van 2 kanten komen. Er moet de vrijheid zijn om als groep elkaar op zaken aan te durven spreken en vragen te stellen, maar men moet ook open durven zijn en zelf aan de groep zaken te vertellen en te vragen.
