Een goed begin van uw vergadering in zeven stappen
5 december 2014 -
Veel vergaderingen beginnen rommelig. Carla van den Bos van Vergaderen Doe Je Zo! komt regelmatig als adviseur/coach bij vergaderingen en ziet dit vaak.
Mensen komen binnen en beginnen te praten met elkaar. Iemand is bezig met koffie en thee. Tassen worden uitgepakt. Dan komt er weer iemand binnen. Iedereen loopt heen en weer. Helemaal niet erg, het is nog voor de vergadering. Maar dan moet deze informele, gezellige sfeer veranderen naar de vergadersfeer. Dit is een taak van de voorzitter.
Zeven stappen
U doet dat in zeven stappen:
1. Houd de tijd in de gaten.
2. Vlak voor het afgesproken beginmoment zegt u: 'We gaan zo beginnen. Wil iedereen gaan zitten?'.
3. Ga, als voorzitter, zo zitten dat u iedereen goed kan zien. Kies uw zitplaats bewust. Het is belangrijk om met één hoofdbeweging iedereen te zien.
4. U kijkt of iedereen koffie en thee heeft. Zo niet: geef daar nog even tijd voor.
5. Zorg voor een duidelijk beginmoment. Dus zeg: 'Het is ... uur. We beginnen met de vergadering.' Of : 'Het is .. uur. Hierbij open ik de vergadering.'
6. Neem meteen de touwtjes in handen. Zeg: We hebben ... agendapunten. Ik heb een vrij strakke tijdsplanning gemaakt (dat remt mensen in het uitweiden!) en ga jullie daaraan houden. Straal dat uit, dan hoeft u het veel minder te doen.
Vertel hoe u de vergadering gestructureerd hebt. Bijvoorbeeld: eerst de belangrijke discussieonderwerpen. Daar is ... (tijd) voor ingepland. Daarna bespreking van het verslag van de vorige vergadering en minder belangrijke punten. Eindig de vergadering met de actielijst nog even door te lopen.
7. Laatkomers: besteed er geen tijd aan. Hooguit zegt u: ga snel zitten, we zijn bij agendapunt …
