Van Past Performance Indicators naar Future Performance Indicators
25 november 2014 -
Om het functioneren van processen, projecten, taken en afdelingen inzichtelijk te maken, worden binnen veel organisaties Key Performance Indicators (KPI’s) opgesteld die dienen als basis voor het meten van prestaties.
Jacques Adriaansen, mede-oprichter van Every Angle, benadrukt dat dit in veel gevallen een aardig beeld geeft van hoe gepresteerd is, maar dat deze bevindingen niets zeggen over hoe in de toekomst gepresteerd zal worden: "KPI’s zijn als het ware Past Performance Indicators. Waar u als organisatie naar toe wilt (of naar toe zou moeten willen) is het definiëren van Future Performance Indicators, om inzichtelijk te maken hoe u zult gaan presteren bij ongewijzigd beleid. Om specifieker te zijn: voorspel welke problemen zich gaan voordoen wanneer u niet tijdig bijstuurt. Maar hoe bepaalt u deze FPI’s?"
Data
Bij het meten van prestatie-indicatoren wordt altijd een koppeling gemaakt tussen de plandata en de performance data; wat is het plan en wat wordt er gerealiseerd. Bij de Past Performance Indicators – zoals die nu nog veelvuldig gehanteerd worden – wordt de gerealiseerde performance vergeleken met de geplande performance: wat was u van plan te realiseren en in hoeverre is dit streven bereikt?
Adriaansen: "Inzicht in wat gerealiseerd is zegt niets over wat u in de toekomst zult gaan realiseren bij ongewijzigd beleid. Dit is namelijk van veel meer factoren afhankelijk dan het huidige functioneren van medewerkers of processen. Door als organisatie achterom te blijven kijken, heeft u geen oog voor fouten die er aan zitten te komen bij ongewijzigd beleid."
Future Performance Indicators bepalen
Adriaansen: "Een auto (en een bedrijf) enkel besturen met informatie die u door uw achteruitkijkspiegel krijgt, leidt ongetwijfeld tot brokken. Daarom kijkt u in uw auto vooral door de voorruit. Dit kunt u als organisatie ook wanneer u inzet op Future Performance Indicators. Hierbij gaat u de toekomstige geplande performance afzetten tegen de verwachte performance, met behulp van voorspellende operationele procesanalyse.
Bij het bepalen van de Future Performance Indicators is het zaak om een onderscheid te maken tussen de ‘foreseeable future’ en de ‘non-foreseeable future’: welke ontwikkelingen zijn te voorzien en welke niet? FPI’s worden berekend op basis van de foreseeable future: het beeld dat gevormd kan worden van de toekomst op basis van de operationele analyse van de beschikbare gegevens in de informatiesystemen van de organsiatie (zoals ERP). Door een groot aantal koppelingen te maken tussen de in silo’s ondergebrachte informatie en daar analyses op uit te voeren, kunnen toekomstige ontwikkelingen en prestaties worden voorspeld.
Denk bijvoorbeeld aan het koppelen van een inkooporder aan een klantbestelling, waarbij een keten van meerdere stappen wordt doorlopen. Als organisatie legt u een voorraad aan voor de productie van een halffabrikaat. Via een transportorder wordt dit halffabrikaat verscheept voor verdere productie, waarna het eindproduct aan de klant wordt geleverd op basis van een verkooporder. Door deze vervolgstappen in uw informatiesysteem te koppelen en inzicht te krijgen in alle bij de procesorders behorende data, is het mogelijk om het volledige proces te analyseren en voorspellingen te doen over vraag en beschikbaarheid. Aan de hand hiervan worden mogelijke knelpunten (zoals een te late levering van grondstoffen) gedetecteerd voordat zich problemen voordoen."
