24 november 2014 -
Bij een groot aantal bedrijven staat mobiliteit hoog op de agenda. Mobiel werken biedt veel voordelen, zoals verbeterde productiviteit, kortere communicatielijnen en op termijn een flinke kostenbesparing. Ook stelt het bedrijven in staat om processen stukken efficiënter te maken.
Lexmark ondervindt echter dat bepaalde processen nog onvoldoende ondersteund worden op mobiele devices, waardoor kansen op het gebied van mobiliteitsstrategieën blijven liggen. "Het papierloze tijdperk laat nog even op zich wachten," meldde het FD onlangs. Ondanks dat er volop wordt geïnvesteerd in mobiliteit, zijn nog veel bedrijven sterk afhankelijk van papier-gedreven processen. Het lijkt erop dat bedrijven vooral bezig zijn met het beschikbaar maken van digitale content op devices zoals smartphones en tablets. Hierdoor negeren ze arbeidsintensieve, papier-gedreven processen die nog altijd een grote rol spelen binnen veel bedrijven. Om te voorkomen dat bedrijven kansen mislopen op het gebied van productiviteit en efficiëntie, is een holistische benadering nodig als het gaat om mobiliteit. Dit vereist een stapsgewijze integratie van belangrijke beleidsthema’s, zoals mobile computing, BYOD, maar ook document- en outputmanagement:
1. Inventariseer de processen
Een eerste stap bij het implementeren van een mobiliteitsstrategie is om alle processen van het bedrijf onder de loep te nemen. Beleidsmakers dienen zich vervolgens af te vragen welke processen papier-gebonden zijn en of het mogelijk is om bepaalde papieren werkstromen (deels) te digitaliseren. Hierbij kan gedacht worden aan het automatiseren van het lezen en verwerken van documenten, zoals bijvoorbeeld binnenkomende facturen.
2. Stel prioriteiten
De lijst met processen kan al gauw vrij lang zijn. Bedrijven dienen daarom te bepalen welke processen voorrang dienen te krijgen op mobilisering. De centrale vraag hierbij is 'welke processen hebben de meeste baat bij een grotere flexibiliteit en onafhankelijkheid van locatie en tijd?'. Op deze manier krijgen bedrijven een goed beeld van welke processen de meeste toegevoegde waarde bieden als ze vanaf mobiele devices uitvoerbaar zijn.
3. Maak mobiele en stationaire devices geschikt voor mobiel werken
Om mobiele apparaten geschikt te maken voor de verwerking van papieren processen dienen ze te beschikken over de benodigde software. Tevens moet het mogelijk zijn voor stationaire apparaten, zoals printers en multifunctionals, om te communiceren met mobiele devices. Bedrijven kunnen zich daarom het beste eerst focussen op oplossingen waarmee de grootste slagen gemaakt kunnen worden, zoals oplossingen voor mobiele dataverzameling en mobiel printen. Met bijvoorbeeld een Distributed Intelligent Capture-oplossing zijn organisaties in staat om gescande documenten automatisch te classificeren op basis van hun inhoud. Dat kunnen ongestructureerde of semigestructureerde documenten zijn, zoals facturen, orders en brieven, die op basis van hun inhoud worden geclassificeerd. Documenten worden automatisch gecheckt op context, gevalideerd en doorgestuurd naar medewerkers voor verdere verwerking. Tevens zijn er oplossingen beschikbaar om printopdrachten vanaf een mobiel device naar een printer te sturen, waardoor een medewerker bijvoorbeeld in de trein alvast een printopdracht naar kantoor kan versturen.
Continue ontwikkeling
Bedrijven dienen hun werkstromen te blijven evolueren en waar mogelijk aan te passen. Technologie is constant in ontwikkeling en een mobiliteitsstrategie zou dit ook moeten zijn. Bedrijven dienen zowel digitale als papier-gedreven werkwijzen continu te verbeteren en efficiënter te maken. Alleen dan kunnen ze medewerkers de benodigde flexibiliteit bieden en de productiviteit optimaliseren.
Het papierloze kantoor is nog ver van realiteit, maar bedrijven kunnen flinke slagen maken als digitale en papier-gedreven processen flexibeler ingezet worden. Sommige bedrijven zijn bang dat dergelijke digitalisering te gecompliceerd is, terwijl het processen juist vereenvoudigd. Door het mogelijk te maken bepaalde processen flexibeler in te zetten, stellen bedrijven medewerkers in staat om efficiënter en productiever te werken.
