14 november 2014 -
"Het is inmiddels gemeengoed geworden dat u vanuit huis zelf diverse zaken kunt regelen. Zo kunt u bijvoorbeeld met één druk op de knop een verzekering of een nieuwe spaarrekening afsluiten," aldus Arnout van der Vorst, Identity Management Architect bij Tools4ever.
"De mogelijkheid om als klant dingen zelf te kunnen regelen wordt ook wel self-service genoemd. Binnen organisaties wordt self-service nu steeds vaker toegepast. Belangrijkste reden hiervoor is om de kosten te drukken en efficiëntie te vergroten." Een overzicht van de ontwikkelingen die u op het gebied van enterprise self-service kunt verwachten:
E-hrm en facility
Veel leveranciers van hr-selfservice-oplossingen bieden tegenwoordig een self-service portal waarin medewerkers en managers zelf 24/7 hun hr-zaken kunnen regelen, bijvoorbeeld vrije dagen inplannen of zich ziek melden. Het grootste deel van de hr-processen kunnen hiermee online worden afgehandeld. En dat scheelt in de bezetting bij de afdeling P&O. En op het gebied van facility management kunnen medewerkers bijvoorbeeld een parkeerplaats voor een bezoeker aanvragen.Deze twee vormen van self-service zorgen voor meer bewustwording voor de beweging dat medewerkers zelf verantwoordelijk kunnen zijn. Vaak weten medewerkers ook beter dan een afdeling P&O of afdeling facilitair wat er precies nodig is.
Autorisatiebeheer
Waar het self-service portal van hr-leveranciers stopt bij personeelsadministratie is het mogelijk om met Identity & Access Management software ook het beheren van rechten tot het netwerk bij de organisatie neer te leggen in plaats van bij de ICT-afdeling. Via een self-service portal kunnen medewerkers bijvoorbeeld toegang tot applicaties, netwerkshares, functionele mailboxen en distributielijsten aanvragen. De manager die de aanvraag moet goedkeuren, ontvangt een e-mail dat een aanvraag beoordeeld moet worden. En na de goedkeuring wordt de aanvraag direct verwerkt in het netwerk.
Volledige self-service
Een volgende logische stap en de enige manier om volledig self-service te bieden is het werken met een overkoepelend systeem, een zogenaamde Identity Vault. Een Identity Vault is een systeem over alle deelsystemen voor hr, facilitair en autorisaties heen. In de Identity Vault wordt de informatie uit de verschillende systemen met elkaar gecombineerd, gesynchroniseerd en kunnen relaties worden gelegd. De mogelijkheden die dan ontstaan zijn legio. Zo kan er een verband worden gelegd tussen de functie van een medewerkers en de applicaties die hij nodig heeft om deze functie te kunnen uitvoeren. Een nieuwe medewerker krijgt zo altijd de rechten die hij daadwerkelijk nodig heeft. Voor een medewerker die de organisatie verlaat is het voor een manager direct zichtbaar welke facilitaire resources (telefoon, laptop) de medewerker nog in zijn bezit heeft en dus in moet leveren.
De toepassingen van self-service binnen organisaties nemen een grote vlucht en u kunt uw organisatie er stapsgewijs bekend mee maken, van e-hrm naar volledige self-service. Welke stap(pen) u ook neemt, de voordelen zijn direct merkbaar voor uw organisatie.
