Overzicht kwijt in een megaproject? Tien tips om dat te voorkomen
22 oktober 2014 -
Het coördineren van grote projecten wordt steeds complexer en levert daardoor meer stress op: het vraagt meer en meer van een projectleider. Daarom heeft de manager behoefte aan technologieën die hem ondersteunen, zonder dat ze extra tijd en energie kosten.
Bij projecten op grote schaal – waarin teams samenwerken over landsgrenzen en door tijdzones – heeft de projectmanager een cloudgebaseerde managementtool nodig die niet alleen zorgt voor een makkelijkere samenwerking, maar ook documenten vastlegt en onderlinge communicatie en planning versimpelt. Niet alleen de gebruikte technologie is van essentieel belang voor een succesvol project, ook de werkwijze bepaalt of een project slaagt. Noel Eckhart, countrymanager Benelux bij Projectplace, geeft tien tips die managers helpen een slimme projecttool optimaal te gebruiken in dit mobiele tijdperk
Begin aan het eind
Een gebrekkige planning leidt er toe dat tijd en energie inefficiënt worden gebruikt. Daarmee is een project vanaf de start gedoemd tot mislukken. Stel daarom een einddoel vast en plan van daaruit stap voor stap terug met een tijdlijn waarop mijlpalen worden vastgelegd.
Maak het visueel
Lange taken- en prioriteitenlijstjes zouden het werk makkelijker moeten maken. Vaak werken ze echter averechts en leiden ze tot verwarring. Autofabrikant Toyota deed in de jaren veertig een uitvinding die dat voorkwam: Kanban. Zij plaatsten post-it-notities in kolommen en creëerden daarmee een workflow-schema. Deze visuele werkwijze geeft in één oogopslag duidelijkheid over de voortgang van het project en de benodigdheden en verantwoordelijkheden van elke deelnemer: Kortom: inzicht voor elk teamlid.
Benut de krachten
Elk teamlid heeft zijn eigen sterke en zwakke punten. Een grondige en inzichtelijke planning geeft teamleden duidelijkheid over hun huidige en toekomstige verplichtingen. Zo kan elke deelnemer zijn of haar sterke punten benutten en voor de zwakke punten oplossingen bedenken met collega’s.
Rond af!
Om op tijd zaken af te ronden, heeft u een visuele tijdplanning nodig en zal u concrete doelen moeten stellen. Op die manier verliest uw team het einddoel niet uit het oog. Een extra trucje: breek doelstellingen en processen op in kleine stukjes. Hoe kleiner en concreter, hoe makkelijker het voor een deelnemer wordt om klussen af te ronden en prioriteiten te stellen.
Agile, Agile, Agile!
Een Agile benadering van een project houdt in dat planning en methoden tijdens het proces kunnen veranderen. Op die manier anticipeert het team op onvoorziene omstandigheden. Open communicatie is van groot belang om een plan Agile vorm te geven. Dat vergt een andere houding van alle deelnemers, maar ook een slimme projecttool, die de wijzigingen ook gaandeweg inzichtelijk maakt.
Betrek de deelnemers
Ellenlange e-mailconversaties, oneindig veel telefoongesprekken en vergaderingen waarin slechts de helft van het team aanwezig is. Wilt u die niet het liefst tot een minimum beperken? Projectmedewerkers hebben geen uitleg per mail, per telefoon of in levende lijve nodig als ze met een paar clicks over alle nodige informatie kunnen beschikken.
Laat ze vrij
De moderne werknemer zit niet meer van negen tot vijf aan zijn bureau. Daarom is het belangrijk dat elk plan, elk bestand en elk document beschikbaar is via pc, tablet en smartphone. Dat kan met een online projecttool: de teamleden houden elkaar altijd up-to-date.
Vertrouw het team
Projectmedewerkers maken hun eigen beslissingen en zijn zelf verantwoordelijk voor hun taken. Als manager stuurt u het project als geheel aan en verzandt u niet langer in de kleinste details.
Kies voor de juiste hardware
Grote investeringen in desktop-pc’s horen niet in het mobiele tijdperk. Zolang het team beschikt over een browser, zit u goed. Speel in op de BYOD-trend: elke deelnemer heeft een device bij zich waarmee hij of zij via de projecttool bij alle actuele gegevens en informatie kan.
Zoek de juiste tool
Te lang durende vergaderingen zijn een vloek voor iedere manager. Een totale cloudoplossing voor projectmanagement zorgt ervoor dat deelnemers makkelijker op de hoogte blijven van recente ontwikkelingen. Dat levert hen tijd op om aan de slag te gaan met het project en geeft u de gelegenheid het team naar haar doelen te leiden.
Projecten worden groter en groter en de gemiddelde professional is in meerdere projectteams actief. Daarom is een slimme projecttool – die door de manager en teamleden optimaal gebruikt wordt – een belangrijke ondersteuning om het overzicht te behouden. De software is belangrijk, maar de manier waarop deelnemers een tool gebruiken net zo!
