20 oktober 2014 -
IT-professionals zijn het gedrag beu van collega´s die informatie onzorgvuldig opslaan, blijkt uit onderzoek van Iron Mountain. En dat doen medewerkers op steeds grotere schaal, omdat ze er van uitgaan dat hun IT-collega´s toch wel zullen helpen om kwijtgeraakte informatie terug te vinden.
Iron Mountain adviseert daarom een integraal informatieveiligheidsbeleid, met speciale aandacht voor het correct opslaan van informatie onder eenduidige, consequente documentnamen. Dit voorkomt dat informatie zoekraakt of niet actueel is, met als gevolg een dreigende reputatieschade. Onzorgvuldig opslaan van documenten en bestanden brengt indirect de reputatie van organisaties in gevaar: het risico wordt groter dat er gewerkt wordt met verkeerde, niet recente gegevens of dat essentiële bedrijfsinformatie zoekraakt.
Gebrek aan IT-vaardigheden
Voor het onderzoek ondervroeg Iron Mountain in een reeks diepte-interviews senior IT-professionals uit Nederland, Duitsland, Frankrijk, Spanje en het Verenigd Koninkrijk. Daaruit blijkt dat IT-professionals de oorzaak van het lukraak opslaan van informatie grotendeels toeschrijven aan een gebrek aan de juiste IT-vaardigheden bij hun collega´s. Daarnaast zijn nonchalance, gemakzucht, slecht versiebeheer, inconsistentie in bestandsnamen en de uitdaging voor creatieve lieden om te gaan met ongestructureerde data debet aan de informatiechaos.
Meeste informatiechaoten
In Nederland beschouwen IT-professionals hun collega´s van de afdeling business development, verkoop en marketing als grootste informatiechaoten. Een productie- en ingenieursbureau met 350 medewerkers zegt hierover: "De medewerkers van de afdeling business development weten kennelijk niet hoe zij gestructureerd met informatie moeten omgaan. Zij slaan daardoor informatie op een verkeerd manier op."
Een financiële dienstverlener met minder dan 100 werknemers, zegt: "De verkoopmedewerkers zijn nonchalant en hun losse aanpak leidt tot slordig opslaan van informatie, omdat zij ervan uitgaan dat de IT-afdeling toch alle informatie opslaat, bewaart en kan terughalen."
Echter, administratieve en operationele afdelingen gaan hier niet vrijuit. Zo geeft een horecaonderneming met meer dan 200 medewerkers aan dat er binnen de organisatie geen vaste procedure bestaat voor het opslaan van informatie, noch voor het benoemen en indexeren van gegevens, met informatiechaos als gevolg.
Integraal informatieveiligheidsbeleid
"Bedrijven introduceren steeds vaker een strategisch en geavanceerd informatiebeheerbeleid voor het opslaan van gegevens, door het combineren van interne en externe serveropslag, disk, tape en cloudoplossingen. Medewerkers zien dit als een veilig vangnet, waarmee verloren of beschadigde informatie gemakkelijk teruggehaald kan worden," zegt Jeroen Strik van Iron Mountain. "De oorzaak van de informatiechaos is dat het medewerkers vaak schort aan IT-vaardigheden en -kennis. Vanuit een integraal informatieveiligheidsbeleid kunnen IT-professionals meer aandacht besteden aan informatieopslag, waarbij zij hun collega´s een eenduidige manier aanleren om documenten en bestanden op te slaan en te bewaren. Daarbij draagt centrale opslag eraan bij dat medewerkers hun opgeslagen bestanden zelf kunnen terugvinden."
