13 oktober 2014 -
Carla van den Bos van Vergaderen Doe Je Zo! zit regelmatig bij een vergadering als toehoorder om hen na afloop tips over de vergadering te geven. De vergadering loop vaak vrij goed totdat de rondvraag komt.
De eerste vraag was 'Weet iemand hoe...' en daar wist iedereen wel wat op te antwoorden. Veel advies, meningen en tegenvragen. Binnen de kortste keren ging het helemaal niet over het onderwerp van de vergadering maar over allerlei andere dingen. Dat gebeurt vaak bij de rondvraag. Omdat er van alles in een vraag verwerkt kan worden is het een mogelijkheid om alles te sprake te brengen.
WVTTK
Vroeger stond vaak WVTTK (Wat verder ter tafel komt) op de agenda. Wat verder ter tafel komt is nog vager dan de rondvraag. Daar kan iedereen alles in naar voren brengen. Gelukkig staat WVTTK nog zelden op een agenda.
Drie tips
Hoe structureert u de rondvraag? Van den Bos geeft drie tips:
1. Geef aan hoeveel tijd er is voor de rondvraag
Als men weet dat de rondvraag slechts drie minuten mag duren is het makkelijker om het af te kappen. Meestal houden mensen zich ook in als ze weten dat er beperkt tijd voor is.
2. Hou het in de hand
Is het een vraag die interessant is voor iedereen? Laat een kort antwoord geven.
Is het een vraag die alleen interessant is voor één of twee mensen? Vraag hen na de vergadering er verder over te praten.
Is het een vraag die eigenlijk een agendapunt is? Zet het op de agenda voor de volgende vergadering en vraag de vraagsteller het voor te bereiden.
3. Verzamel de rondvragen van te voren
En bekijk wat wel en niet behandeld gaat worden in uw vergadering. Wees duidelijk waarom. Dit vraagt van zowel de voorzitter als van de deelnemers wat extra moeite. Maar het loont beslist.
Heeft u tips om om te gaan met de rondvraag? Schrijf dan een reactie onder dit artikel.
Vraag nu gratis het e-boek '7 Manieren om met meer Plezier te Vergaderen' aan op www.vergaderendoejezo.nl
Ik vraag van tevoren of er vragen (voor de rondvraag) zijn of andere agendapunten en als ik niets krijg (meestal niet), dan is er geen rondvraag...
Mijn agenda kent een vast format en meestal zijn alle belangijke zaken dan al wel aan bod gekomn hoor!
Het woord 'rondvraag' suggereert dat men een vraag kan stellen. Niet zelden wordt de rondvraag gebruikt om een mening naar voren te brengen of voor iets anders dan het stellen van een vraag. Leg dit voor aanvang van de vergadering nog eens aan alle aanwezigen uit. Het bespaart veel tijd!
Zet de rondvraag als 1e punt op de agenda. De voorzitter kan onderwerpen, zoals al eerder genoemd, bundelen en eventueel inpassen bij andere agendapunten.
als het zo werkt is het prima.
De bedoeling van dit artikel is dat je nadenkt over hoe je de rondvraag inricht, met of zonder mijn tips.
Ik wens je veel plezier met je vergaderingen!
Carla van den Bos
J. Maliepaard
|
|
13
-
10
-
2014
|
11
:
12
uur
Ga werken met een interne nieuwsbrief, waar mensen hun opmerkingen/vragen e.d. in kwijt kunnen en ook naar elkaar kunnen reageren. Deze zaken verdwijnen dan automatisch van de rondvraag en mensen kunnen hun punten kwijt en weten zich gehoord.
Houd je in de rondvraag vast aan maximaal 5 minuten en wijs er eventueel op waar het voor is bedoeld: Het punt ''rondvraag'' op de agenda zetten om hierin duidelijkheid te scheppen in relatie met een interne nieuwsbrief.
