Vergaderetiquette: 71 procent van de werknemers e-mailt tijdens vergaderingen
1 oktober 2014 -
Wel of niet mailen tijdens een vergadering? En wanneer wordt dit geaccepteerd? Robert Half heeft onafhankelijk onderzoek uitgevoerd onder 200 Nederlandse HR-managers naar vergaderetiquette.
Hieronder de meest opvallende conclusies:
- 71 procent van de HR-managers zegt dat het regelmatig gebeurt dat medewerkers tijdens vergaderingen hun zakelijke en/of persoonlijke mails lezen en beantwoorden via hun mobiele apparaat.
- 23 procent stelt dat dit onaanvaardbaar is en dat smartphones en andere mobiele apparaten tijdens een vergadering uitgeschakeld horen te zijn en/of helemaal niet in de vergaderzaal thuis horen.
- 45 procent vindt het goed als je tijdens een vergadering mails leest en beantwoordt, maar alleen als het bericht dringend is.
Vergaderetiquette
"Bij elk bedrijf geldt een andere vergaderetiquette, maar over het algemeen is het beter om geen mails te lezen en te beantwoorden tijdens een meeting," vertelt Stephan Renken, directeur Robert Half Nederland. "Door te mailen tijdens een meeting geeft u niet alleen het signaal dat u niet geïnteresseerd bent in wat er wordt verteld, maar loopt u ook het risico om een stuk van de inhoud te verliezen. Actief meedoen tijdens vergaderingen verhoogt bovendien de productiviteit en eenheid binnen een team."
Tips
Robert Half geeft eveneens een aantal tips mee:
- Zet een out of office aan als u in vergadering gaat, zo weet iedereen dat u even niet bereikbaar bent en ook niet kan antwoorden.
- Breng collega’s op de hoogte en vraag hen eventuele dringende zaken over te nemen.
- Schakel het geluid van uw telefoon uit en leg het toestel weg.
- Wanneer een mail of een telefoontje niet kan wachten: excuseer u en stap even naar buiten.
