Vier tips om de kloof tussen HR en lijnmanagement te dichten
17 september 2014 -
Ongeveer negen op de tien HR-directeuren ziet het als een kerntaak om lijnmanagers in staat te stellen om HR-taken uit te voeren, blijkt uit recentelijk verschenen onderzoek.
Opvallend is dat hetzelfde onderzoek ook blootlegt dat ruim driekwart van de lijnmanagers vindt dat de HR-afdeling informatie en data bewust afschermt. Erger nog: bijna een derde van de lijnmanagers heeft het idee dat HR hen bewust blokkeert bij het nemen van beslissingen. Hiermee wordt een gapende kloof zichtbaar tussen de HR en de lijn. Hoe kan het dat er een gat zit tussen wat HR wil bereiken en hoe de lijn dit ervaart? En belangrijker nog: hoe kan die kloof worden gedicht? Luuk Sengers, Senior Consultant bij Ciber, beschrijft de kansen die er liggen door lijnmanagers te betrekken in HR en geeft vier tips om organisaties op weg te helpen.
Invloed van de lijnmanager
Het idee dat de lijnmanager verantwoordelijkheid draagt voor employee engagement, talent development of performance management wordt inmiddels breed erkend. Een direct leidinggevende is het interne gezicht van de organisatie. Daarmee heeft de manager veruit de grootste invloed op het gedrag van zijn medewerkers. Veel taken zijn al HR-gerelateerd. Zo moet een lijnmanager onder andere zorgen voor grotere betrokkenheid van medewerkers met de organisatie. Ook moet de manager talent herkennen en erkennen, en helpen talent te ontwikkelen en benutten binnen de organisatie. Het verder betrekken van de lijnmanager in HR biedt grote kansen. Met de intentie van HR zit het vaak wel goed, het onderzoek laat dat zien, maar er valt nog veel te winnen in de uitvoering.
Gemiste kans
Dat veel organisaties er niet in slagen om hun lijnmanagers te betrekken in HR is een gemiste kans. HR-professionals hadden het immers al niet gemakkelijk. Zo'n beetje iedere organisatie heeft moeten reorganiseren om de kosten te drukken en daarbij zijn veel HR-afdelingen niet gespaard gebleven. Waar een HR-medewerker in 2010 gemiddeld 33 medewerkers bediende, is dat in 2012 toegenomen tot 76 medewerkers, blijkt uit onderzoek van ADP. De HR-functie is dus gekrompen. IT kan helpen om het verlies aan slagkracht op te vangen. Het succes van nieuwe technologieën staat of valt echter met de manier waarop lijnmanagers worden betrokken in het proces.
Lijnmanagers succesvol betrekken in HR
Het betrekken van lijnmanagers in HR staat dus wel op de agenda, maar ergens gaat het mis. De grote uitdaging voor HR-managers is om ervoor te zorgen dat lijnmanagers ook daadwerkelijk aan de slag gaan met deze nieuwe verantwoordelijkheden. Maar hoe kunnen zij dit aanpakken?
Hieronder vier tips die helpen de kloof tussen HR en lijnmanagers te dichten.
1. Bepaal meerwaarde en succesfactoren per HR-proces
De HR-manager moet eerst helder krijgen wat een HR-proces precies toevoegt aan waarde voor de organisatie. Voor ieder proces zal een duidelijke value statement moeten worden opgesteld, met daarin de belangrijkste value drivers voor de organisatie, de manager en de medewerker. Het vooraf benoemen van de meerwaarde van een proces – en de bijhorende succesfactoren – helpt doelgericht te werken.
2. Verschillende perspectieven: it takes two to tango
Houd rekening met de verschillende perspectieven van medewerkers en managers bij het inrichten van HR-processen. Zo heeft een manager handvatten nodig om medewerkers op een eerlijke en gerichte manier te beoordelen en sturing te geven op doelstellingen en competenties. Een medewerker wil daarentegen exact weten wat van hem verwacht wordt zodat hij invloed kan uitoefenen op zijn beoordeling. Twee hele verschillende benaderingen dus. Voor succes moet de organisatie rekening houden met beide perspectieven.
3. Creëer draagvlak: betrek lijnmanagers in het procesontwerp
Een top-down aanpak bij het ontwerpen van HR-processen is gedoemd te mislukken. Ga in dialoog met lijnmanagers en betrek ze bij het procesontwerp. De HR-afdeling zal hierbij moeten optreden als consultant vanuit inhoudelijke expertise. Ga samen met lijnmanagers op zoek naar de toegevoegde waarde die de HR-afdeling kan leveren aan de lijn en pas dit ook toe in het ontwerp van het proces.
4. Stel de gebruiker centraal bij keuze IT-platform
Zorg dat HR-processen zo zijn ingericht dat managers taken zelf kunnen uitvoeren en ondersteun ze met een technologieplatform dat daarop is ingericht. Nieuwe technologieën gaan vaak al uit van een operating model waarin managers en medewerkers zelf uitvoering geven aan HR-taken. De huidige technologie is er dus al klaar voor. Stel de benodigdheden voor lijnmanagers en medewerkers centraal en pas daar de technologie zo goed mogelijk op aan.
