Samenwerking business en IT loopt vast op complexiteit
14 augustus 2014 -
Agility is het toverwoord in de hedendaagse zakelijke omgeving. Onzekere economische omstandigheden, een snel veranderende klantvraag en nieuwe samenwerkingsvormen vragen van organisaties en individuele medewerkers een sterk en snel aanpassingsvermogen.
Een goede informatievoorziening is cruciaal voor het snel inspelen op veranderende omstandigheden en dit is nu net waar het volgens Every Angle, leverancier van operational analytics-oplossingen voor SAP, binnen veel organisaties aan schort. IT kan het tempo van de veranderingen niet volgen en zakelijke gebruikers weten hun informatiewensen onvoldoende te specificeren. Every Angle signaleert drie knelpunten voor de samenwerking tussen business en IT en legt uit waarom eindgebruikers zelf in de lead zouden moeten zijn bij informatievergaring.
Veel investeringen
Organisaties hebben de laatste jaren veel geïnvesteerd in ERP-systemen, Business Intelligence-oplossingen en andere tools om de informatievoorziening binnen hun organisatie op strategisch en operationeel niveau te verbeteren. In de praktijk halen veel organisaties niet het maximale rendement uit deze systemen doordat zij niet in staat blijken snel de juiste informatie uit de grote hoeveelheden beschikbare data te genereren. Met name op operationeel niveau lukt het organisaties niet om de juiste informatie te ontsluiten. De tekortkomingen in informatievoorziening worden veroorzaakt door drie knelpunten:
1. Complexiteit van datamodellen
Complexiteit in datamodellen die ten grondslag liggen aan ERP-systemen is de belangrijkste oorzaak van de lange doorlooptijden vanuit IT. Op het oog eenvoudige vragen vanuit de business leiden vaak tot lange ontwikkel- en implementatietrajecten vanuit IT, omdat achter de schermen veel stappen moeten worden doorlopen. Zo moet IT (te) veel tijd besteden aan het creëren van de zoveelste lijst voor de gebruiker, terwijl zij hun kennis beter op strategisch niveau in zouden kunnen zetten.
2. Complexiteit van de applicatie logica
Omdat weinig zakelijke gebruikers volledig inzicht hebben in de applicatie logica - hoe loopt een order door het systeem? – is het voor hen zeer lastig om te specificeren welke functionele oplossing zij exact zoeken om de voor hen operationeel relevante informatie te verkrijgen – zeker als het over afdeling overschrijdende onderwerpen gaat. Zakelijke gebruikers weten pas welke oplossing zij precies zoeken als ze de eerste oplevering vanuit IT voor ogen krijgen. De vraag vanuit IT aan de gebruiker ‘wat is uw informatiebehoefte precies?’ leidt dan ook vaak niet tot een antwoord waar IT iets mee kan.
3. Verschil in denkwijzen
Om de brug te slaan tussen business en IT, zoeken management, inhoudelijke experts en IT-afdelingen de interfunctionele samenwerking. De verschillende disciplines houden er echter uiteenlopende denkwijzen op na, zijn anders opgeleid en hebben verschillende belangen. Hierdoor kijken zij verschillend tegen zaken aan en ‘verstaan’ elkaar onvoldoende. Dit maakt interfunctionele samenwerking lastig, zo niet onmogelijk. Het management kijkt met name naar de winstgevendheid, inhoudelijke experts naar het business probleem en IT is al bezig met het denken vanuit en formuleren van de oplossing als het probleem nog onvoldoende inzichtelijk is gemaakt.
Snelle informatievoorziening
"De grootste misvatting is wat ons betreft dat de business specificeert wat zij nodig heeft en dat IT bepaalt of zij dit kunnen gaan ontwikkelen. Waar zakelijke gebruikers behoefte aan hebben is een snelle informatievoorziening, in termen van ‘antwoord op mijn zojuist gestelde vraag’, volledig ingericht naar hun eigen rol in het proces. En de gebruiker moet zelf in staat worden gesteld om die al dan niet ad-hoc vragen aan het systeem te stellen," zegt Jacques Adriaansen, Director Every Angle Academy en mede-oprichter van Every Angle. "Stel operationele gebruikers met selfservice-voorzieningen in staat om de juiste informatie uit de datasystemen te onttrekken, zonder hen lastig te vallen met datamodel- of applicatie logica complexiteit. Het inrichten van goede datasystemen is één, maar echt rendement wordt pas behaald met het omzetten van de grote hoeveelheden beschikbare data naar bruikbare informatie aan de hand van tools die informatieontsluiting automatiseren en deze presenteren in gebruiksvriendelijke interfaces."
De missing link tussen IT en de werkelijke behoefte binnen een business is in het verleden ook (on)bewust commercieel gestimuleerd. Met de opkomst van de digitale mogelijkheden werd een IT oplossing meestal gepromoot en geďmplementeerd als maatwerk binnen een groot bestaande ERP pakket. De basis van ERP is echter voor managen van transacties van financiële processen die standaard zijn en weinig/niet onderhevig zijn aan grote veranderingen. Die geldt meestal niet voor de ondersteunende processen en al helemaal niet voor de werkelijke bedrijfsprocessen op de “werkvloer. Deze zijn door continue veranderingen die intern of extern plaatsvinden of gesignaleerde kansen op verbeteringen vaak continue in beweging en moeten worden aangepast. Hier moet je ERP technisch niet voor misbruiken Duur want maatwerk en afhankelijk van expertise IT experts en meestal krijg je iets wat het net niet is.
De ontwikkeling die je nu ziet is dat vaak naast het starre ERP pakket, maar erg goed in financiële processen, vaak een specifiek flexibel pakket wordt ingezet voor de overige ondersteunende en bedrijfsprocessen op de vloer. Deze zijn tegenwoordig zo ingericht dat men zonder IT kennis (dus ook geen SharePoint! ) zelf die de processen kan inrichten inclusief workflow en rapportages. Eventuele gewenste aanpassingen kan men zelf snel doorvoeren, wat dus een hoop dure IT consultant kosten voorkomt. Bijkomend voordeel is dat deze pakketten vaak vele malen goedkoper zijn als de grote ERP pakketten. Vaak wordt ook besparing gerealiseerd op ERP licenties.
Business wordt op die manier veel meer leidend en IT ondersteunend zoals het is bedoeld. Betekent mogelijk wel dat er wat heilige huisjes binnen organisatie moet worden afgebroken. Aan de andere kant kan men dan IT specialisten inzetten waar ze ook daadwerkelijk nodig zijn.
Eric
|
|
29
-
08
-
2014
|
13
:
03
uur
Een adequate Informatievoorziening, systemen en de manier waarop met de informatie wordt omgegaan zijn absoluut een belangrijk aspect als het gaat om de samenwerking tussen business en IT en agility kan ook hierin een belangrijke rol spelen.
Uiteraard zijn er naast de informatievoorziening meerdere aspecten die de complexiteit van deze samenwerking beďnvloeden en zal dus veel breder moeten worden gekeken.
Daarbij moet dan o.a worden gedacht aan de complexiteit van en de relatie tussen aspecten die onderdeel uit maken van een organisatie als [open]systeem.
• Om te komen tot een goede samenwerking tussen de business en IT is het o.a. belangrijk om als IT aan te haken bij de bedrijfsstrategie en doel van de organisatie en zorg te dragen voor een goede communicatie daarvan.
• Om als bedrijf zorg te dragen voor de juiste structuur en cultuur van de organisatie en uiteraard niet te vergeten de keuze voor de juiste mensen & technologie en het optimaal gebruik daarvan.
