Bijna helft organisaties heeft geen 'ontvangstmanager'
5 augustus 2014 -
Ruim één op de drie (37 procent) bedrijven biedt haar gasten niets te drinken aan als zij op bezoek komen. Een kwart van de bedrijven geeft haar bezoekers zelf helemaal niets bij een bezoek.
In veel gevallen is niemand specifiek verantwoordelijk voor de ontvangst van bezoekers. Dit blijkt uit onderzoek van Welkom! naar gastvrijheid van Nederlandse organisaties.
Lege handen
Ruim een kwart (26 procent) van de organisaties in ons land biedt gasten niets aan bij binnenkomst, zoals drinken, lectuur of informatie over het bedrijf. Grote organisaties blijken daarbij attenter dan kleinere organisaties (minder dan 50 werknemers). Een derde van de bedrijven geeft de wachtende bezoeker wat te lezen. Zestien procent van de organisaties maakt van de gelegenheid gebruik om informatie over het bedrijf te verschaffen. Ferry Wiggers van Welkom!: "Uit het onderzoek blijkt dat met name grote organisaties gastvrijheid en bezoek professioneel benaderen. Dat is waarschijnlijk deels een budgetkwestie maar juist voor kleine organisaties kan de bezoekbeleving net dat beetje extra geven waardoor een potentiële klant geneigd is met jouw organisatie in zee te gaan. Daarbij hoeft gastvrijheid geen bakken met geld te kosten en zit het vaak in kleine oplossingen of attenties."
Ontvangst past niet bij gewenst imago
Iets meer dan de helft van de organisaties heeft een receptionist(e) die verantwoordelijk is voor het ontvangen van bezoek. In de overige gevallen is de persoon die gasten verwelkomd meestal de medewerker die bezoek krijgt of degene die het dichtst bij de ingang zit. Een specifieke ruimte om bezoek te ontvangen blijkt in één op de vijf organisaties niet te bestaan. Veertien procent van de ondervraagde werkende Nederlanders vindt dat de ontvangst bij hun werkgever niet aansluit bij de gewenste uitstraling.
Mannen houden meer van design, vrouwen van planten
Gevraagd naar de belangrijkste sfeerelementen in een ontvangstruimte, antwoordt één op de drie werkende Nederlanders dat zij het meeste waarde hechten aan planten. Ook design (twaalf procent) en kunst (zeven procent) vindt men van belang in een goede ontvangstruimte. Ruim één op de drie ondervraagden (36 procent) zegt sfeerelementen in de ontvangstruimte onbelangrijk te vinden. Daarbij zijn mannen meer gesteld op designelementen, terwijl vrouwen de voorkeur geven aan planten in de ontvangstruimte. Wiggers: "Een ontvangstruimte mag in eerste instantie onbelangrijk lijken, juist de totale beleving van de bezoeker staat bij gastvrijheid voorop. Dat begint al bij de slagboom op het parkeerterrein en eindigt op diezelfde plek wanneer de gast weer huiswaarts keert."
Verassend om te zien dat er toch nog een relatief grote groep bedrijven is die gasten niets aanbied bij binnenkomst. Terwijl dit toch een kleine moeite is. In hoeverre er iemand nodig is als 'ontvangstmanager' betwijfel ik. Een beetje goed opgeleide receptionist(e) moet deze functie toch kunnen invullen.
