5 augustus 2014 -
Bring your own device (BYOD) is niet langer een hype. Volgens Gartner werkt in 2017 de helft van de werknemers op kantoor met zijn eigen (mobiele) devices.
Organisaties zien de voordelen van het BYOD-model, zoals verhoogde productiviteit, meer betrokkenheid, tevreden medewerkers en potentiële kostenbesparingen. Good Technology vroeg klanten naar hun ervaringen met BYOD. Hieronder volgen tien tips afgeleid uit deze ervaringen over hoe organisaties een BYOD-programma succesvol kunnen implementeren.
1. Definieer doelen en betrek het management
Zorg ervoor dat het management op de hoogte is van de plannen en dat helder is wat u met het BYOD-model wilt bereiken. Wilt u kosten besparen of productiviteit verhogen? Als het management binnen de organisatie de implementatie ondersteunt, creëert u veelal draagvlak binnen het volledige bedrijf.
2. Breng de BYOD-gebruikers in kaart
BYOD is niet meer alleen van toepassing op sales- en mobiele medewerkers, maar kan veel voordelen opleveren voor alle medewerkers. Wanneer de vraag naar BYOD toeneemt binnen de organisatie, kan onderzoek beter inzicht verschaffen in de wensen van de medewerkers. Door dit vroegtijdig in kaart te brengen zorgt u er voor dat er een oplossing komt die snel binnen de organisatie wordt geïntegreerd en waarmee medewerkers snel en naar tevredenheid kunnen werken.
3. Stel een gebruikersbeleid op
Een helder omschreven beleid moet het gebruik van persoonlijke data, apps en andere content niet beperken. Betrek een team van professionals op het gebied van IT, financiën, privacy, beveiliging, HR en juridische zaken bij het opstellen van een gebruikersbeleid. Denk na over vragen als; geldt het beleid ook voor consultants? Wat zijn de gevolgen als een gebruiker zich niet aan het beleid houdt?
4. Maak een communicatieplan voor uw gebruikersbeleid
Vaak zijn de richtlijnen voor gebruikersbeleid uitgebreid en accepteren gebruikers de voorwaarden zonder te begrijpen wat ze inhouden. Om dit te voorkomen is het verstandig om een communicatieplan op te stellen met verschillende manieren waarop het beleid wordt gecommuniceerd. Dit kan bijvoorbeeld een training zijn voor eindgebruikers waarin wordt uitgelegd wat het beleid inhoudt.
5. Test het BYOD-programma
Houd eerst een proef om de BYOD-oplossing te testen, zodat u inzicht krijgt in mogelijke belemmeringen die adoptie in de weg staan. Zorg ervoor dat het testprogramma heldere doelstellingen heeft en selecteer een toegewijde gebruikersgroep die u van bruikbare feedback kan voorzien.
6. Kies welke type mobiele devices u toestaat
Maak een lijst met aanbevolen devices die passen bij het werkprofiel van uw medewerkers en de apps die ze gaan gebruiken. De informatie over gebruikers die u aan het begin van het proces verzamelt helpt om een juiste keuze te maken in de apparaten die u toestaat. Let er op dat de drie populaire mobiele besturingssystemen – iOS, Android en Windows Phone – verschillende beveiliging- en encryptie-oplossingen hebben. Het is dus aan te raden om er voor te zorgen dat de beveiliging en mobiele ervaring consistent blijft bij gebruik van verschillende apparaten.
7. Onderhandel over mobiele tarieven
Om te zorgen dat de BYOD-transitie geen extra kosten met zich meebrengt voor medewerkers is het verstandig om te onderhandelen over de tarieven met mobiele aanbieders. Sommige medewerkers kunnen op deze manier zelfs kosten besparen. Gartner voorspelt dat het gemiddelde bedrag dat een werknemer ontvangt voor zakelijk gebruik van de persoonlijke smartphone in 2016 is verminderd met 30 procent.
8. Bepaal de mate van ondersteuning aan eindgebruikers
Om de kosten van een BYOD-implementatie onder controle te houden, moet worden bepaald of er voldoende expertise in huis is om ondersteuning te bieden aan het groeiende aantal gebruikers. Het is van belang afspraken te maken over de mate van ondersteuning. Zo kunt u er bijvoorbeeld voor kiezen om IT-ondersteuning te bieden voor alle zakelijke apps op het apparaat van de gebruiker.
9. Kies een mobiele app-strategie
Voor een succesvolle BYOD-implementatie is het van belang gebruikers de benodigde zakelijke apps te bieden, zodat ze deze overal kunnen gebruiken. De keuze hiervoor hangt af van de bedrijfsdoelen en gebruikers (technisch personeel, kantoormedewerkers of sales-professionals). De apps moeten toegankelijk zijn en eenvoudig in gebruik zonder dat de privacy van de gebruiker of het bedrijf in het geding komt. Wanneer het aantal mobiele apps groot is, kunt u overwegen om te investeren in een ‘enterprise app store’ om de apps eenvoudig te beheren.
10. Monitor het gebruik
Stem van te voren af hoe u het succes van u BYOD-programma meet. Zo kun u bijvoorbeeld de tevredenheid en betrokkenheid bij medewerkers meten door het aantal downloads en beoordelingen van apps bij te houden. Gebruik deze statistieken voor bredere adoptie en procesverbeteringen binnen de organisatie.
Strategisch initiatief
Het implementeren van een BYOD-programma draagt bij aan een breder en meer strategisch mobiel initiatief en kan een grote impact hebben op de organisatie. Met behulp van deze tips kunnen organisaties maximaal voordeel halen uit een BYOD-implementatie.
