14 juli 2014 -
Maatregelen om de groeiende hoeveelheid informatie te beheren en te beschermen, leiden tot een golf aan tijdrovende informatieverzoeken bij de IT-afdeling.
Dit blijkt uit nieuw onderzoek van Iron Mountain. Uit het onderzoek blijkt dat de vraag naar toegang tot informatie vanuit de organisatie jaarlijks met zo´n 60 procent stijgt. Deze forse stijging bezorgt IT-professionals kopzorgen. Enige oplossing is het schiften van informatie en het beter machtigen van medewerkers.
Vier oorzaken
Dat het aantal toegangsverzoeken fors stijgt, heeft volgens de ondervraagde IT-professionals een aantal oorzaken:
- De sterke groei van de hoeveelheid informatie, die niet meer op één pc past is de hoofdoorzaak;
- De behoefte van organisaties om toegang tot informatie in te perken met het oog op bescherming en beveiliging van gegevens, wordt gezien als tweede grootste oorzaak;
- De groei van een onderneming correleert met de groei in informatietoegangsverzoeken geven de IT-professionals aan: meer medewerkers genereren meer gegevens en meer aanvragen om afgeschermde informatie in te zien.
- Het onvermijdelijke gegeven dat er menselijke fouten worden gemaakt, zoals het per ongeluk verwijderen van informatie, documenten vergeten op te slaan of verlies of diefstal van persoonlijke apparaten of gedeelde informatie, belast tevens de IT-afdeling en zijn professionals.
Toegangsverzoeken
De meeste verzoeken voor inzage in of toegang tot bedrijfskritische informatie zijn er in de maakindustrie, de dienstensector en de gezondheidszorg. Zo stelt een middelgrote zorginstelling met meer dan 250 medewerkers dat de privacy van patiëntgegevens er toe leidt dat medewerkers slechts ´alleen lezen´-toegang krijgen tot dossiers, waarna de inzagetermijn vervalt na een bepaalde periode. Dit leidt tot een aanzwellende stroom informatietoegangsverzoeken.
Informatietoegangsverzoeken kunnen echter ook leiden tot ongewenst dataverlies, blijkt uit het onderzoek. Veel informatie gaat verloren bij het overdragen tussen andere projecten en verkoop en afdelingen als ondersteuning.
Gecombineerde opslag
"Het beschermen van waardevolle informatie betreft ook de toegangs- en opslagprocessen," aldus Jeroen Strik van Iron Mountain. "De gecombineerde opslag van informatie is de beste aanpak. Eerste bepaal je welke informatie het meest wordt gebruikt en vertrouwelijk is en welke informatie bijna nooit gebruikt wordt. Vervolgens kan structuur aangebracht worden en beleid gemaakt over de opslag-, toegang- en back-upprocessen. Van belang is het om hoogwaardige, veelgebruikte informatie direct beschikbaar te houden, en archiefmateriaal en andere informatie op een efficiënte manier op te slaan. Uit gesprekken blijkt dat deze boodschap begint door te komen. Steeds vaker wordt centraal beheerde opslag toegepast, die wordt ondersteund door on-site en off-site schijven, tape- en cloud back-ups. Het helpt als medewerkers toegang hebben tot de gegevens die ze nodig hebben, zonder dat dit de IT-professionals en middelen zwaar belast, noch de bijhorende informatierisico´s onverantwoord vergroot."
