8 juli 2014 -
Eén op de zes medewerkers functioneert niet goed, maar managers zijn onvoldoende in staat dit bij te sturen of doen het te weinig. En dat kost organisaties handen vol geld. Dit blijkt uit onderzoek van Gytha Heins, managing partner bij Be7, in samenwerking met Kien Onderzoek.
Daarin is ruim 500 ervaren managers gevraagd hoe zij om gaan met niet constructief gedrag op de werkvloer.
'We zouden het eigenlijk vaker moeten doen'
Op alle niveaus en in alle richtingen wordt te weinig aangesproken. "Maar liefst 40 procent van de managers vindt dat zij medewerkers, collega’s of de leidinggevende eigenlijk vaker zou moeten aanspreken op hun gedrag," vertelt Heins. "Als excuus draagt men onder andere aan er geen tijd voor te hebben. Maar geen tijd betekent vaak er geen prioriteit aan geven. De vraag is wat managers weerhoudt. Vaak is dat een goed bedoelde zorg voor de betreffende collega. En ik vermoed dat veel managers, vaak onbewust, bang zijn de relatie of hun eigen imago te beschadigen. Dat gaan we verder onderzoeken in vervolginterviews."
Over het aanspreekgedrag van collega-managers is men helemaal ontevreden. 60 procent geeft aan dat collega-managers de medewerkers in hun team en de naaste collega’s vaker zouden moeten aanspreken. En er bestaat ook grote behoefte zelf vaker aangesproken te worden op het eigen gedrag. Bijna veertig procent van de managers geeft aan behoefte te hebben aan meer input over het eigen optreden door de direct leidinggevende.
"Interessant is dat ‘zich niet laten bijsturen door mij’ opvallend laag scoort als symptoom van disfunctioneel gedrag," zegt Heins. "Dat roept bij mij de (vervolg)vraag op hoe belangrijk managers het werkelijk vinden het gedrag van hun collega’s of medewerkers bij te kunnen sturen. Voelen zij zich hier wel verantwoordelijk voor?"
Minder weerstand
Duidelijk is dat iedereen de feedbackregels inmiddels wel kent en weet hoe ongewenst gedrag bijgestuurd zou moeten worden. Maar de impact in de praktijk laat te wensen over. Nog geen twintig procent van de managers zegt in staat te zijn niet effectief gedrag permanent bij te sturen. "Dat komt wellicht doordat veel managers alleen zeggen wat ze niet goed vonden of vertellen hoe ze het zelf zouden doen. 30 procent van de managers gebruikt bij het aanspreken indirect verkregen input. En de meeste managers geven interpretaties terug en geen observaties," vertelt Heins. "Vooral dat laatste leidt regelmatig tot weerstand bij degene die aangesproken wordt. Ter illustratie: ‘van de laatste vier vergadering kwam je er drie een half uur te laat’ komt heel anders aan dan ‘jij neemt ons overleg niet serieus’."
Veel winst
De effecten van niet constructief gedrag en uiteindelijk zelfs volledig disfunctioneren van een medewerker of collega zijn groot, zo zeggen de managers. In volgorde van aangegeven prioriteit: de sfeer binnen het hele team wordt slechter, andere collega’s gaan ook minder constructief gedrag vertonen en de productiviteit en omzet van de organisatie dalen met naar schatting respectievelijk achtentwintig en twaalf procent. Ook stijgen de kosten met zestien procent en het verzuim met vijftien procent. Daarnaast neemt het verloop met elf procent toe. "Uiteraard zijn dit geen harde cijfers. Maar het maakt ons wel duidelijk dat we een forse prijs betalen voor het niet goed functioneren van één of meer collega’s," merkt Heins op.
Geef feedback
"De combinatie van de geringe impact die wij met aanspreken maken en de hoge kosten die het voortbestaan van niet effectief gedrag met zich mee brengt baart mij zorgen," zegt Heins. "Vooral omdat het in veel organisaties een onbesproken onderwerp is. Geen enkele manager komt er graag voor uit dat het bijsturen van ongewenst gedrag hem niet zo goed lukt. Maar het is te leren. En het bespreekbaar maken is de eerste stap. Met het blootleggen van de ‘excuses’ en praktische begeleiding in de praktijk zouden we enorme verbeteringen kunnen realiseren in een heel team."
Haar advies: "Ook als u twijfelt of u uw feedback wel helemaal volgens ‘de regels’ geeft, doe het vooral wel en doe het snel. Dan ontstaat hooguit een stevige discussie, maar geen lang sluimerend en energieverslindend proces. Stel dat we in staat zouden zijn niet constructief gedrag van de werkvloer te verbannen, dan verbetert de sfeer, stijgt de productiviteit aanzienlijk en levert dat ons direct meer omzet. De moeite waard."
