7 juli 2014 -
Reiskosten en declaraties behoren tot de moeilijkste te beheren financiële posten. Doordat deze kosten meestal pas achteraf en handmatig worden verwerkt in financiële systemen is er vaak geen actueel inzicht, weinig controle en is tijdige bijsturing haast onmogelijk.
Dat blijkt uit een onderzoek van Forrester Consulting, in opdracht van Concur. Het rapport ‘The Power of Real-Time Insight’ stelt hoe betere transparantie, data-analyse en rapportage bedrijven kan helpen hun reiskosten- en declaratiemanagement onder controle te krijgen.
Travel & Expense management
Reiskosten- en declaratiebeheer, oftewel Travel & Expense management (T&E), is in veel organisaties een grote en lastig te beheren kostenpost. Uitgaven worden achteraf, handmatig ingevoerd, waardoor analyse van T&E trends en berekening van mogelijke kostenbesparingen ook pas achteraf kunnen plaatsvinden. Een complexe procedure die daardoor ook door veel organisaties achterwege wordt gelaten. Bovendien is er nauwelijks controle op de uitgaven op het moment dat de kosten gemaakt worden, en is budgettering en bijsturen ter wille van compliancy ingewikkeld.
Geen realtime inzicht in uitgaven
Forrester berekende dat bij 80 procent van de ondervraagde bedrijven gegevens over reiskosten en andere declaraties achteraf, handmatig worden doorgegeven, zelfs als er een geautomatiseerd systeem voor is. Hierdoor is er geen realtime inzicht in het uitgavenpatroon, en is tijdige bijsturing onmogelijk. De overgrote meerderheid geeft aan dat ze ook niet beschikken over systemen die hotelrekeningen en vervoerskosten direct kunnen verwerken, laat staan dat deze systemen mobiele toegang ondersteunen.
Kristof Huet, directeur Benelux/Nordics van Concur: "Uit het Forrester-onderzoek blijkt dat veel bedrijven nog altijd schipperen met het handmatig invoeren van data en dat er nauwelijks inzicht is in de uitgavenpatronen van de medewerkers. Realtime inzicht in uitgaven stelt een bedrijf in staat erop in te spelen, binnen gestelde budgetten te blijven en veel handmatig invoerwerk achteraf te besparen, zodat de productiviteit omhoog gaat."
Integratie met reispartners
Het rapport stelt tevens dat maar weinig bedrijven realtime inzicht in hun T&E-systemen hebben, omdat daarvoor realtime integratie met al hun leveranciers en reispartners nodig is. De data-integratie schiet bij 42 procent van de respondenten tekort. Zij zijn niet in staat data uit andere en externe systemen te halen. Hierdoor kost analyse van de uitgaven veel tijd en is het vaak onvolledig.
Van de ondervraagde bedrijven geeft 60 procent aan dat het wenselijk is om reiskosten en declaraties mobiel in te voeren en te verwerken. Dit is efficiënter, maar biedt ook meer controle en grip op de uitgaven.
