4 juli 2014 -
Goede voorbereiding en interne afstemming leggen de basis voor een succesvolle inzet van cloud-oplossingen. Want, afhankelijk van de breedte van de inzet, heeft het invloed op de hele organisatie. Vaak heeft iedere afdeling bovendien eigen ideeën en wensen.
Bereid de organisatie daarom met een aantal stappen voor op de cloud. Simon van den Doel, technical consultant bij KPN Consulting licht een aantal stappen toe waarmee organisaties zich kunnen voorbereiden op de cloud.
Veilige wolk?
‘De cloud’ is inmiddels een behoorlijk ingeburgerd begrip. Veel mensen denken letterlijk aan ‘een wolk’, aangemoedigd door de wolkachtige icoontjes van veel aanbieders. Dat werkt nogal verwarrend. Want als u denkt dat data in een soort wolk zit, hoe veilig is dat dan? En om wat voor soort dienstverlening gaat het eigenlijk? In veel organisaties is onvoldoende bekend dat het om talloze vormen van IT-dienstverlening gaat, waarbij wordt betaald op basis van gebruik van IT-diensten. En dat organisaties oplossingen kunnen kiezen die het best bij hen passen. Een succesvolle inzet van cloudoplossingen begint daarom met een goede, gestructureerde voorbereiding met alle betrokken afdelingen, begeleid door IT.
Stap 1: Ontwikkel een gezamenlijk kader
Wat verstaan we onder ‘de cloud’? Wat vinden we ervan? En wat is ons beleid? Welke eisen stellen we aan security? Welke data willen we in een eigen datacenter houden en waarom? Hoe regelen we aansprakelijkheid en verantwoordelijkheden? Welke risico’s verwachten we en hoe reëel zijn die?
Door alle relevante vragen te bespreken met betrokkenen ontwikkelt de organisatie een gezamenlijk kader voor de cloud. Dat is van belang om een breed draagvlak te creëren voor het cloud beleid. Ook wordt voorkomen dat belangrijke randvoorwaarden in een te laat stadium worden geregeld. Deze eerste stap, het vaststellen van een gedeeld kader, hoeft niet ingewikkeld te zijn. Denk bijvoorbeeld aan workshops of een serieus game, waarbij het team een organisatie speelt die naar de cloud gaat. Zo ziet en ervaart het team hoe dat is en welke overtuigingen en wensen er spelen. Een game helpt verborgen zaken boven tafel te brengen.
Stap 2: Evalueer het beveiligingsniveau dat geboden wordt
Om een goede keuze te kunnen maken zijn niet alleen de functionele eisen van belang, maar moet er ook gekeken worden in hoeverre de cloud provider het gewenste beveiligingsniveau kan bieden. De volgende vragen vormen de basis voor een goede analyse:
- Hoe is de beveiliging georganiseerd, zowel fysiek (pand, personeel) als virtueel?
- Gaan gegevens naar het buitenland, en zo ja, naar welke landen?
- Hoe vaak wordt de beveiliging gemonitord – alleen steekproefsgewijs of continu?
- Wordt er getest door hackers en hoe vaak?
- Hoe vaak wordt er gerapporteerd? Hoe vaker, hoe sneller bijsturen mogelijk is
- Hoe is de rapportage geregeld?
Wanneer bekend is welke beveiligingsmaatregelen een cloud provider neemt om data te beschermen, kan de organisatie deze vergelijken met het noodzakelijke beveiligingsniveau. Op basis van deze analyse kan de organisatie de juiste alternatieven met elkaar vergelijken en de juiste keuze maken.
Stap 3: Kies de cloud-oplossingen die aansluiten bij eisen en wensen
Als de belangrijkste eisen en wensen voor de cloud helder zijn, kunnen de oplossingen gekozen worden die daarop aansluiten. Handig is om voor de gekozen oplossingen een business case op te stellen en roadmap met logische fasering. Dit om zichtbaar te maken in hoeverre de keuzes haalbaar zijn wat budget en planning betreft. Zo is het meestal handig om een relatief eenvoudige stap als eerste te plannen, bijvoorbeeld CRM-systemen naar de cloud te brengen. De cloud als uitwijklocatie gebruiken, is daarentegen vaak op een later moment relevant.
Stap 4: Bereid de implementatie voor
De vierde stap draait om een soepele implementatie. Daarvoor is een gestructureerde voorbereiding van belang: de omgeving klaar maken om gebruik te maken van cloud computing. Bijvoorbeeld netwerkverbindingen op orde maken en de regie-architectuur neerzetten. Dat legt de basis om individuele cloudoplossingen te installeren en gebruikers aan te sluiten. Via workshops en coaching on the job kunt u de gebruikers begeleiden naar de overgang.
Gerichte aanpak
Deze vier stappen vormen een gestructureerde, gerichte aanpak om de inzet van de cloud voor te bereiden, met relatief beperkte middelen. Alle belanghebbenden in de organisatie zijn betrokken, zodat relevante security- en functionele eisen zijn meegenomen. Tegelijk ontstaat een breed draagvlak voor de inzet van de cloud en is de organisatie goed voorbereid op de implementatiefase.
