Vijf tips om een samenwerkingsverband met uw toekomstige partner aan te gaan
30 juni 2014 -
HR gaat steeds vaker externe samenwerkingsrelaties aan en onderzoekt de mogelijkheden in de markt voor dienstverlening. Een trend is dat organisaties HR-software inkopen en tegelijkertijd bij dezelfde dienstverlener een deel van hun operationele HR-werkzaamheden uitbesteden (business process outsourcing).
Dat stelt Tara de Korte van Kirkman Company. Zo leveren bijvoorbeeld software leveranciers niet alleen salarissystemen, maar handelen ze ook de salarisadministratie af. Hoe gaat u een dergelijk samenwerkingsverband aan? En nog belangrijker, hoe zorgt u ervoor dat de samenwerking in de praktijk ook meerwaarde creëert, zodat u als organisatie 100 procent relevant bent voor partners? Is een samenwerkingsrelatie een utopie of werkelijkheid?
De Korte geeft vijf tips om een samenwerkingsverband met uw toekomstige partner aan te gaan:
1. Professioneel opdrachtgeverschap
Eén van de randvoorwaarden voor een effectieve samenwerkingsrelatie is professioneel opdrachtgeverschap. Hiervoor is een regie-organisatie noodzakelijk. Door een regie-organisatie in te richten kunt u als organisatie in kaart brengen wat de interne business nodig heeft en de klantvraag voorleggen aan de leverancier. Zonder regie-organisatie ligt de focus op operationele activiteiten, in plaats van het samenwerken op tactisch of strategisch niveau. Om een samenwerkingsrelatie aan te kunnen gaan moet u als opdrachtgever de basis van uw HR-organisatie op orde hebben. Zo moeten controlesystemen zijn gecreëerd zodat u interne processen kunt inrichten en verbeteren.
2. Vertrouwen
Persoonlijk contact is de basis voor vertrouwen tussen klant en leverancier. Openheid en eerlijkheid zijn kernwaarden die zowel de opdrachtgever als de opdrachtnemer zouden moeten nastreven. Gedeelde kernwaarden benadrukken het belang van een ‘fit’ in cultuur. Openheid begint bij de opdrachtgever die zijn doelstellingen deelt met de leverancier. Tijdens de oriëntatiefase is het verstandig om de leverancier vroeg te betrekken, zodat u hem meeneemt in de gedachtengang die u hebt als organisatie en hierin laat meedenken. De leverancier moet op zijn beurt open zijn over zijn verdienmodel. Het respecteren van elkaars business is hierbij essentieel, de opdrachtgever moet bereid zijn te betalen voor de te ontvangen kwaliteit. Gezien het belang van overeenkomsten in harde en zachte factoren van cultuur, zou het thema cultuur in de RfP moeten worden opgenomen.
3. Gedeelde incentives
Spreek naar elkaar uit wat uw doelen zijn en wat uw strategie is. Door het vinden en vastleggen van gemeenschappelijke doelen werkt u samen naar een gezamenlijk doel toe. Het vastleggen van gedeelde incentives haalt het beste in beide partijen naar boven. Dit geldt voor zowel positieve incentives (zoals gedeelde winstdeling) als negatieve incentives (zoals het opleggen van boetes wanneer SLA’s niet worden gehaald).
4. Samenwerkingsevaluatie
Een succesvolle samenwerking bestaat uit harde factoren zoals strategie, inrichting en besturing en uit zachte factoren zoals cultuur, omgang en individu. Zo is het van belang dat er een gezamenlijke strategie is, inrichtingsprincipes als kosten-batenstructuur zijn ingericht, meetinstrumenten aanwezig zijn, beide organisaties in staat zijn tot verandering, een overlegstructuur is ingeregeld en medewerkers binnen de samenwerking de juiste competenties hebben.
5. Samenwerkingsdag
Door het organiseren van een kick off-dag en gemeenschappelijke dagen, waar zowel inhoud als plezier centraal staat, ontstaat er een ‘wij-gevoel’. De samenwerkingsverbeteraar kan als input dienen voor een samenwerkingsdag. Door gezamenlijk doelen te bereiken en plezier te hebben ontstaat de basis voor een goede samenwerking.
De perfecte relatie?
Is een samenwerkingsrelatie een utopie of werkelijkheid? De perfecte samenwerkingsrelatie bestaat in ieder geval niet, want u zult als organisatie altijd op sommige aspecten concessies moeten doen. Maar de samenwerkingsrelatie wordt steeds meer werkelijkheid als tijdens de selectie- en implementatiefase rekening wordt gehouden met bovenstaande factoren. Om te voorkomen dat een samenwerkingsrelatie niet verder komt dan een traditionele klant–leveranciersrelatie, kan het aangaan van een partnership de oplossing zijn. Als u merkt dat u samen resultaten boekt, issues overwint en plezier hebt, is de basis voor een goede samenwerkingsrelatie gelegd.
