Maak een effectiviteitslag met een sterke ICT-afdeling
3 juni 2014 -
Een goed ingericht computernetwerk of –systeem vormt de ruggengraat van een bedrijf. Het is een feit dat training én certificering de effectiviteit van het systeem verhogen. Realiseert u zich dat dit direct invloed heeft op de effectiviteit en productiviteit van uw organisatie?
Onderstaand artikel van ICT Trainingen gaat op deze vraag in.
Ctrl Alt Delete
"In 2012 presenteerden Dr. Ing. Alexander van Deursen en Prof. Dr. Jan van Dijk – verbonden aan het onderzoeksinstituut CTITI van de Universiteit van Twente – het rapport ‘Ctrl Alt Delete, productiviteitsverlies door ICT-problemen en ontoereikende digitale vaardigheden op het werk’. Hieruit bleek dat de Nederlandse werknemer dagelijks gemiddeld acht procent van zijn werktijd verliest door slecht functionerende ICT-faciliteiten. Ook beperkte digitale vaardigheden zijn debet aan het tijdverlies. Dr. Ing. Alexander van Deursen noemde een aantal feiten: "Gedurende elk uur dat we op een computer werken gaat er per werknemer gemiddeld vier minuten en 34 seconden aan tijd verloren. Verlies aan werktijd op de PC is vooral een probleem onder laagopgeleide werknemers. In hun geval kan dit oplopen tot wel tien procent." Op jaarbasis bedraagt de schadepost maar liefst negentien miljard euro! Misschien nog wel schokkender is dat werknemers én managers zich nagenoeg niet realiseren welke impact dit productiviteitsverlies heeft op het bedrijfsresultaat (bron: www.utwente.nl).
Stop het productiviteitsverlies
Destijds sprak ook Tineke Netelenbos – eSkills Ambassadeur – haar zorgen uit over de gebrekkige kennis van de gemiddelde werknemer: "Een productiviteitsverlies van negentien miljard euro is onacceptabel. Het geleden tijdsverlies is simpelweg te groot. De combinatie van onderschatten van het probleem én denken dat je over de juiste digitale vaardigheden beschikt, maakt het verlies mogelijk nog gevaarlijker. Werkgevers moeten inventariseren welke systemen en applicaties debet zijn aan groot tijdverlies. Stap twee betreft het inrichten van oplossingen. Tot deze oplossingen behoort ook het formaliseren van de hulp van bekwame collega’s. Bovenal moeten werknemers regelmatig worden getoetst en getraind. Zo kunnen zij hun digitale vaardigheden ontwikkelen."
Aanbevelingen rapport
Tijdens de presentatie van zijn onderzoek benadrukte Van Deursen het belang van het ontwikkelen van de inzet van helpdesks, het formaliseren van hulp door vaardige collega’s én het inzetten van gestructureerde ICT-trainingen. Meer concreet voorziet het rapport ‘Ctrl Alt Delete, productiviteitsverlies door ICT-problemen en ontoereikende digitale vaardigheden op het werk’ in de volgende aanbevelingen:
* ga de bronnen van het productiviteitsverlies na
* maak een afweging over de rol van de ICT-helpdesk
* leg het (efficiënt) gebruik van e-mail vast in een protocol
* leg het (efficiënt) gebruik van tablets en smartphones vast in een protocol
* check en monitor de vaardigheden van nieuwe werknemers
* besteed meer aandacht aan laaggeschoolde werknemers
* besteed meer aandacht aan internetvaardigheden
Werken waar u wilt
Bovenstaande aanbevelingen maken duidelijk dat het management van een bedrijf of organisatie zich niet hoeft af te vragen of er sprake is van productiviteitsverlies, maar waar de productiviteit precies wegvloeit. Anno 2014 is het de vraag of dit inzicht is omgezet in actie. Let wel, het belang van een goed ingerichte ICT-afdeling is alleen maar groter geworden. Zo geven steeds meer bedrijven invulling aan de trend van ‘werken waar u wilt’. Dit betekent dat een werknemer thuis – online of offline – op elk gewenst moment van een programma gebruik kan maken om een bestand te openen. Als de koppen bij elkaar gestoken moeten worden, dan bieden gedeelde agenda’s, chat en online vergaderingen uitkomst. Hiermee samenhangend neemt het zakelijk gebruik van smartphones en tablets toe. Het gegeven dat het productiviteitsverlies afneemt wanneer de gebruiksduur toeneemt – zo bedraagt het productiviteitsverlies bij hoogopgeleiden 3,7 procent en bij laagopgeleiden 14,5 procent - maakt duidelijk hoe belangrijk het opdoen van ervaring is (bron: rapport ‘Ctrl Alt Delete, productiviteitsverlies door ICT-problemen en ontoereikende digitale vaardigheden op het werk’).
Maak de ruggengraat sterk
Hoe is de ICT-afdeling binnen uw bedrijf of organisatie georganiseerd? Als u werkzaam bent bij een middelgroot- tot groot bedrijf, dan nemen netwerk- en systeembeheerders het dagelijkse onderhoud en beheer van het computernetwerk of computersysteem voor hun rekening. Veelal zijn zij verantwoordelijk voor het systeembeheer, waardoor de computersystemen en –netwerken optimaal op elkaar aansluiten en goed beveiligd zijn. Ook het beheren van de helpdesk behoort tot hun takenpakket. Voor het succes van uw bedrijf of organisatie is het van groot belang dat deze mensen op de hoogte zijn van de meest recente ontwikkelingen binnen hun vakgebied.
Trainen van digitale vaardigheden
Als u tot de conclusie bent gekomen dat uw ICT-afdeling een effectiviteitsslag moet maken, dan is het raadzaam om uw wensen te inventariseren. Het aantal aanbieders – in bezit van de licentie om een Microsoft training te verzorgen – is namelijk groot. Veelal bieden zij diverse mogelijkheden om de gewenste kennis op te doen. Eerdergenoemde middelgrote- en grote bedrijven en organisaties geven de voorkeur aan ofwel een in-company training ofwel een training in één van de speciale Microsoft trainingscentra. Vaak is dan ook maatwerk mogelijk. Natuurlijk kunt u besluiten om de gewenste vaardigheden middels zelfstudie bij te spijkeren. Dan is het is raadzaam om te kiezen voor één van de online academy’s, die actief zijn binnen dit vakgebied.
Ik kan me in het grootste deel van het artikel wel vinden, zij het natuurlijk weer met een maar.
IT = Strategisch
In de boardroom zou men zich nu toch wel moeten realiseren dat de IT van een onderneming een strategische aangelegenheid is. Je kunt nu eenmaal niet zoveel meer zonder email en pc/laptop/tablet of smartphone. Zo is nu eenmaal de realiteit.
IT = Besparen
Het inzetten van IT heeft maar 1. helder doel. Winst door besparing. De basis van automatiseren is namelijk dat je meer productiviteit bewerkstelligt met minder FTE. Laat nu dat iets zijn wat commercieel en politiek niet altijd 'opportuun' is.
4 dodelijke criteria
Dat er heel veel fout gaat in en met IT moge duidelijk zijn. Uiteraard word niet altijd openbaar gemaakt dat er zaken fout gaan. Volgens de bibliotheken gaat het alleen maar goed bij projecten en onderhoud.
Natuurlijk behoort u niet tot de +55% van de projecten in het bedrijfsleven die fout gaan en de +70% van de overheidsprojecten die falen. Natuurlijk niet.
Ten grondslag aan falen liggen 4 criteria, zelfstandig of in elkaars combinatie.
1. Politiek
2. Commercie
3. Impotentie
4. Incompetentie
Er zijn heel veel mensen die in en met IT werken, en je hebt heel veel hele goede en begenadigde IT professionals. Maar 98% van beiden hebben geen enkel idee hoe IT werkt, weet dit ook niet uit te leggen, en begrijpen dan ook niet dat de keerzijde van een succesvolle implementatie, heel veel hoge rekeningen oplevert. De keerzijde van het verhaal, gegarandeerd.
En waarom dat nou net zo is, dat word in een eenvoudig white paper duidelijk. Zonder commerciële achtergrond.
Eens, Mieneke. Echter, de strekking van het artikel is duidelijk en kaart een goed punt aan. Wanneer zowel het menselijke aspect als het technische/ict aspect optimaal geïntegreerd zijn, kun je uitblinken als organisatie.
