Europese aanbestedingen en ICT, een ongelukkig huwelijk
15 mei 2014 -
Vrijwel iedere ICT-dienstverlener heeft de laatste jaren veel ervaring opgedaan met Europese aanbestedingen. Sommige bedrijven lijken er echter ‘beter’ in te zijn dan andere. Is de winnaar altijd degene met het beste aanbod of de gunstigste prijs?
Of zijn er tactieken die bepalende rol spelen in het winnen van Europese ICT-aanbesteding. Rene Voortwist van de Ictivity Groep vermoedt het laatste, en heeft ook zijn twijfels of een Europese aanbesteding wel het beste middel is om ICT-vernieuwingen in de markt te zetten.
Wat is er nodig om succesvol op een Europese ICT-aanbesteding in te schrijven? Voortwist: "Misschien is het beter als ik vertel wat u beter NIET kunt doen. Dat is teveel meedenken met de klant en een te mooie technische oplossing aanbieden. Dat klinkt vreemd? Dat is het niet en het is de praktijk." Een Europese aanbesteding wordt meestal als volgt beoordeeld. Een redelijk groot gedeelte van de beoordelingscriteria bestaat uit de prijs van de oplossing. En alhoewel de prijs soms officieel maar voor 30 of 40 procent meetelt, blijkt het in de praktijk toch behoorlijk zwaar te wegen. Als u dus de perfecte technische oplossing biedt, prijst u zich letterlijk uit de markt. Inhoudelijk krijgt u complimenten, maar u bent niet de winnaar.
Wat zegt het bestek?
Het vinden van de juiste oplossing is sowieso al niet gemakkelijk. Het gelijkheidsbeginsel dat wordt gehanteerd zegt dat alle aanbiedende partijen over dezelfde informatie moeten kunnen beschikken. Dat is natuurlijk heel eerlijk. Het gevolg is echter dat er geen rechtstreekse communicatie tussen aanbiedende en aanbestedende partijen mag zijn. Aanbiedingen zijn dus gebaseerd op een bestek waarin eisen en wensen voor de oplossing zijn beschreven. Het schrijven van zo’n bestek is een vak dat niet iedereen even goed beheerst. Veel bestekken zijn daardoor voor meerdere uitleg vatbaar en dat maakt het ontwerpen van een passende oplossing moeilijk.
Hoe kunt u dan wel een aanbesteding winnen? Voortwist: "Dat doet u door precies aan te bieden wat er wordt gevraagd. Maar dan ook geen grammetje meer om de prijs zoveel mogelijk te drukken. Alles wat er kan worden weggesneden, waarbij u nét kan blijven voldoen aan de eisen uit het bestek, haalt u weg. En daarbij kunt u heel slim omgaan met de tekst uit het bestek. Wat is immers "een goede performance" of "een betrouwbare oplossing"? Klinkt dat achterbaks of slecht? Ik kan u verzekeren dat ALLE dienstverleners die wel eens een aanbesteding winnen er zo mee omgaan. Anders winnen ze namelijk niet."
Geen winnaars
Het gevolg is dat de aanbieders niet kunnen aanbieden wat ze eigenlijk het liefste willen, namelijk: de optimale oplossing voor de klant. En de aanbestedende partij krijgt vrijwel nooit de oplossing en de partner die ze graag willen hebben. Niemand wordt er dus echt gelukkig van. Voortwist: "Nu is de grondgedachte voor het toepassen van een Europese aanbesteding natuurlijk absoluut verdedigbaar: gelijke kansen voor alle partijen in de markt en het voorkomen van oneerlijke concurrentie. Het principe van de Europese aanbesteding is wat mij betreft prima. Het proces is echter voor verbetering vatbaar."
In gesprek
Het proces is recent verbeterd door de opkomst van de Best Value Procurement aanbesteding of ‘BVP’. Aanbiedende partijen hoeven niet langer lijvige documenten te vervaardigen die een hoop energie en tijd kosten. Bovendien is er tijdens een BVP ruimte voor interviews met de aanbieders. De BVP verandert echter niets aan het in eerste instantie schrijven van een papieren oplossing op basis van papier. Voortwist: "Ik heb eens een trainer horen zeggen "papier doodt alle passie" en in sommige gevallen is dat helaas de waarheid. Ik stel dus voor om aanbiedende bedrijven al in een vroeger stadium het gesprek aan te laten gaan met de aanbestedende partij. Organiseer sparring-sessies waarbij de aanbiedende bedrijven in een dialoog vragen kunnen stellen aan de aanbestedende partij. Dat is namelijk hun kracht."
Dubbel voordeel
Het mes snijdt dan aan twee kanten. De aanbiedende bedrijven krijgen de kans om de juiste informatie boven tafel te halen en zo een echt slimme en goed passende oplossing te ontwerpen. De aanbestedende partij kan profiteren van de kennis en ervaring van de aanbieder en krijgt bovendien een goede indruk van het aanbiedende bedrijf. De twee dienen in een later stadium immers wellicht een partnerrelatie aan te gaan. Voortwist: "Laat de aanbiedende partijen daarna een oplossing en een budgetindicatie uitwerken en laat ze die komen presenteren. Maak vervolgens, op basis daarvan, een keuze voor de beste partijen en werk vervolgens met die partijen naar een detailaanbieding toe. Een dergelijk proces biedt voordelen voor alle partijen en leidt ertoe dat de ICT-dienstverleners hun creativiteit en ervaring maximaal kunnen gebruiken. De aanbestedende partij krijgt daardoor wél een oplossing en een ICT-partner die goed passen bij hun eisen en wensen. Ondanks dat het gelijkheidsprincipe enigszins op de helling gaat, is dit eerlijker voor iedereen."
Ook BVP wordt middels Europees aanbesteden op de markt gezet, het probleem is niet Europees Aanbesteden volgens de aanbestedingswet 2012 maar de wijze waarop diensten dat doen. Ik begrijp niet goed waarom ''Europees aanbesteden'' an sich als probleem wordt beschouwt, het alternatief is uit de hand gunnen, ik denk dat alleen de bedrijven die al binnen zijn daar voor zijn.
