Ondermaatse prestaties IT resulteren in verloren productiviteit
15 april 2014 -
Onderzoek in opdracht van Epson Europe heeft een aantal tekortkomingen blootgelegd in de manier waarop IT en printtechnologie binnen bedrijven wordt beheerd en gedistribueerd. De uitkomsten suggereren dat medewerkers gemiddeld één werkweek per jaar kwijt zijn aan de uitval van IT-systemen en hardware.
Dit staat gelijk aan een verlies in productiviteitskosten van 24 miljard euro per jaar voor EU5 bedrijven. Hiervan wordt bijna een derde toegeschreven aan printers, wat neerkomt op ongeveer zeven miljard euro. Het onderzoek, dat werd uitgevoerd door Coleman Parkes, nam 1.250 middelgrote en grote EU5 bedrijven in ogenschouw en onderzocht de manier waarop technologie, en in het bijzonder printtechnologie, wordt gekocht, gebruikt en beheerd. De onderzoeksresultaten bieden inzicht in de aanzienlijk ondermaatse prestaties van producten en de mogelijke redenen hiervoor.
Aanschaf van producten
Meer dan de helft van de bedrijven (55 procent) verwacht dat het IT-budget voor het komende jaar toe zal nemen. 53 procent is bovendien van plan om in de komende zes tot twaalf maanden producten te gaan vernieuwen, waarvoor als belangrijkste reden ‘de behoefte aan functionaliteit die de huidige IT niet kan bieden’ wordt genoemd (48 procent).
Echter, minder dan een kwart van het geplande IT-budget zal naar verwachting worden besteed aan strategische herziening en vervanging van IT-systemen, terwijl de rest is bestemd voor onderhoud, ad-hoc-upgrades en het aanpakken van korte termijn problemen. Dit percentage brengt het vermogen van bedrijven om concurrerend en efficiënt te zijn in gevaar. Respectievelijk 69 procent en 70 procent van de bedrijven geeft toe deze zorg te delen.
Aankoopbeslissingen
Gevraagd naar de aankoopbeslissingen, gaf bijna de helft van de ondervraagde bedrijven aan dat ze geen gespecialiseerde IT-afdeling hebben die de keuze voor de producten specificeert. Dit kan deels verklaren waarom 76 procent van de bedrijven het ‘gebrek aan een geschikte IT ter ondersteuning van het bedrijf’ aangaf als een belangrijk probleem, toen ze gevraagd werd naar algemene problemen waar ze last van hadden, gebaseerd op het belang voor het functioneren van de organisatie. Dit werd alleen overtroffen door een ‘gebrek aan duidelijke bedrijfsdoelen’ en ‘een gebrek aan motivatie onder de medewerkers’, wat aangeeft dat een toereikende IT van fundamenteel belang is voor de bedrijfsvoering.
Problemen en frustraties
Gekeken naar de IT, dan zijn de frustraties van medewerkers vooral het gevolg van uitval en onderhoud. Wanneer ze meer specifiek gevraagd wordt naar printers, dan worden frustraties over het onderhoud (57 procent) aangevuld met frustraties die het gevolg zijn van gecentraliseerde printsystemen (48 procent), zoals wachttijden en de noodzaak om de werkplek te verlaten om de prints op te halen. Kortom, allemaal issues die een beslag leggen op de tijd van de medewerker. Vanuit een zakelijk perspectief richten de zorgen omtrent printen zich meer direct op de kosten, zoals de kosten voor het vervangen van verbruiksartikelen.
Rob Clark, Vice President van Marketing bij Epson Europe, zegt: "Het gecentraliseerde printmodel is niet ideaal voor elk bedrijf en heeft duidelijke beperkingen. Moderne werkplekken en kleinere werkgroepen zijn meer geschikt voor de flexibiliteit die gedistribueerde printmodellen bieden. Hierdoor kan de frustratie van lange wachttijden en de noodzaak de werkplek te verlaten worden weggenomen. Al deze factoren hebben een impact op de motivatie van werknemers, op de productiviteit en uiteindelijk ook op de efficiëntie van het bedrijf. Dit betekent dat kleine veranderingen aan het soort printers en de structuur van het systeem een groot verschil kunnen maken."
Plannen voor verbetering
Bedrijven zijn zich ervan bewust dat ze problemen met betrekking tot de geschiktheid en de efficiëntie van de IT het hoofd moeten bieden. Wanneer ze gevraagd wordt naar de voornaamste voordelen van een upgrade van de IT en de systemen, dan geeft 80 procent aan dat ‘een verbeterde werknemersproductiviteit’ op de tweede plaats komt, direct na ‘een verbeterde IT-beveiliging’.
Het overgrote merendeel van bedrijven is tegenwoordig eigenaar van de technologiesystemen en de hardware binnen hun organisatie, waarbij 72 procent eigenaar is van de aanwezige printers en waarvan 70 procent ook binnenshuis beheerd wordt. Wanneer er gevraagd werd of dit zou kunnen overgaan naar een beheerde printoplossing, antwoordde 60 procent dat dit mogelijk was en 44 procent dat dit op de planning voor de komende twee jaar stond.
Clark: "De verwachting dat 60 procent van de bedrijven de overstap naar beheerde printdiensten gaat maken is interessant. We raden ze aan om als onderdeel van deze overstap ook goed te kijken naar de gebruikte printtechnologie en het distributiemodel dat het best bij hun organisatie past.
Bedrijven moeten goed overwegen hoe ze de toegenomen IT-budgetten gaan besteden, om de enorme teloorgang van productiviteit die ze nu zien het hoofd te bieden. De uitgaven voor directe en korte termijn problemen moeten onder de loep worden genomen en er moet meer focus komen op strategische ontwikkeling die op de langere termijn een efficiëntere besteding van tijd en kosten kan opleveren."
Bedankt voor het onderzoek. Welke bedrijfsgrootte en aantal bedrijven zijn onderzocht? Onderschrijf zeker een aantal van de conclusies. Vooral het helder krijgen van de invloed en koppeling met de bedrijfsstrategie.
Wij zien dit ook veel wanneer we bedrijven benchmarken in een sector.
