Flexibel vliegticket is de sleutel tot een succesvolle zakenreis
4 februari 2014 -
Het boeken van een goedkoop vliegticket bij een zakenreis blijkt achteraf vaak een dure miskoop voor bedrijven. De prijs ligt laag, maar het serviceniveau eveneens. Een goedkoop en ‘inflexibel vliegticket’ biedt meestal geen mogelijkheid om vluchten in het geval van wijzigingen of calamiteiten om te boeken.
En kan zo, onverwachts, een heel duur ticket blijken. Bedrijven willen vaak juist kosten besparen door een vliegticket zo goedkoop mogelijk in te kopen. In hun jacht naar het voordeligste ticket vergeten zij echter goed te kijken naar het bijbehorende serviceniveau. Dat stelt Ellen Geluk, Business Travel Manager VCK Travel.
Wijzigingen in het vliegticket
Bedrijven anticiperen onvoldoende op mogelijke wijzigingen in het vliegticket voor een zakenreis. Dit is opvallend, want de praktijk leert dat bij minstens 30 procent van de zakenreizen zich een wijziging voordoet. Travel experts krijgen voortdurend te maken met reizigers die hun plannen wijzigen door een uitgelopen meeting of afspraken die last minute verzet worden naar een andere dag of locatie.
Geluk: "Bedrijven zijn door de economische crisis begrijpelijk op zoek naar de beste deal voor een vliegticket. Het voordeligste tarief dat naar voren komt in een online prijsvergelijking betreft meestal een niet wijzigbaar of inflexibel vliegticket. Wanneer de bestemming of het tijdstip van een zakenreis ineens verandert, geeft een vliegticket met een ontoereikend serviceniveau geen enkele mogelijkheid tot omboeking. De zakenreiziger wordt dan gedwongen om een nieuw vliegticket te kopen. Hiermee is het goedkope vliegticket weggegooid geld en is het aanvankelijke prijsvoordeel in rook opgegaan."
Flexibel vliegticket
Geluk: "Bedrijven moeten daarom bij het boeken van een vliegticket het bijbehorende serviceniveau en de tarievenstructuur die een vliegtuigmaatschappij hanteert scherp in de gaten houden. Voor een paar tientjes meer boekt men al een zogeheten ‘flexibel vliegticket’. Flexibele vliegtickets kennen een hoger serviceniveau en spelen veel beter in op mogelijke wijzigingen in het zakelijk reisplan, waardoor bedrijven niet voor onnodige verrassingen komen te staan.
In het geval van calamiteiten biedt een flexibel vliegticket eveneens meer mogelijkheden. De zakenreiziger heeft dan meer kans op een omboeking waardoor hij zijn reis sneller kan vervolgen. Soms is het zelfs mogelijk om al in een eerder stadium de reis te wijzigen. Een bekend voorbeeld zijn de jaarlijkse sneeuwstormen in de Verenigde Staten die rond deze tijd van het jaar voor enorme vertragingen zorgen op luchthavens van populaire zakenreisbestemmingen zoals New York en Washington D.C. Zakenreizigers met een inflexibel vliegticket zitten soms wel dagenlang vast, terwijl reizigers met een flexibel vliegticket bij waarschuwingen al hun ticket kunnen verzetten waardoor veel problemen voorkomen worden."
Voordelen
Maar er zijn meer voordelen bij het boeken van een flexibel vliegticket, aldus Geluk. "Bedrijven behalen winst door een vliegticket ver van te voren te boeken. Hoeft er niets gewijzigd te worden, dan is men voordeliger uit. Moet er wel wat gewijzigd worden, dan kan dit tegen betaling van wijzigingskosten. Bedrijven zijn dan in de meeste gevallen wel goedkoper uit dan wanneer de reis op het laatste moment wordt geboekt. Luchtvaartmaatschappijen beïnvloeden de beschikbaarheid in verschillende tarievenklassen kort voor vertrek door de voordelige klassen te sluiten zodat er alleen nog geboekt kan worden tegen hogere tarieven. Lang van te voren boeken komt dus een succesvolle zakenreis ten goede. Zowel voor het bedrijf als voor de zakenreiziger. Voorwaarde voor het wijzigen is echter wel dat de gewijzigde vlucht met dezelfde vliegtuigmaatschappij of vliegtuigmaatschappij uit dezelfde alliantie plaatsvindt.
Reisduur
Ook de duur van de reis bepaalt mede het tarief van het vliegticket, waarbij geldt; hoe langer het verblijf, hoe voordeliger de tarieven uitvallen. Indien een zakenreiziger korte trips maakt en geregeld naar dezelfde bestemming vliegt, kan het de moeite lonen meerdere reizen te combineren. Hierbij is het belangrijk om flexibele vliegtickets te kiezen, zodat bij eventuele wijzigingen in uw reisschema de vliegtickets eenvoudig kunnen worden aangepast."
Uitzoekwerk
Het spelen met bestemmingen en vertrekplaatsen leveren in veel gevallen eveneens kostenbesparingen op. Geluk: "Dit vergt wel enige tijd om uit te zoeken. Het lijkt zo makkelijk om via internet een goedkoop vliegticket te vinden, maar vaak zijn er vooral op de populaire bestemmingen zoals bijvoorbeeld London en Milaan al meerdere luchthavens waarop aangevlogen kan worden. Alleen al vanaf Eindhoven, Rotterdam, Amsterdam of Weeze wordt er gevlogen naar populaire zakenreisbestemmingen zoals London City, Stansted, Luton, Gatwick of Heathrow.
Flexibele vliegtickets bevorderen dus niet alleen het succesvolle verloop van een zakenreis, zij bieden tevens heel wat manieren om te besparen op de reiskosten. Bedrijven voorkomen dat zij bij toekomstige zakenreizen met onverwachte kosten worden geconfronteerd, terwijl de zakenreiziger ongestoord naar de plaats van bestemming reist."
