10 januari 2014 -
Heeft u vaak het idee dat er voor u niet genoeg uren in de dag zitten? Dat u veel te doen hebt, maar tijd tekort komt om al dat werk af te krijgen? Misschien doet uw leidinggevende of een colllega er regelmatig zelfs nog een schepje bovenop. Zij hebben uw informatie nu nodig. Pronto!
Boeien dat uw agenda al bomvol zit... Zo kan het zijn dat uw schema al aan gort ligt, terwijl de dag nog goed en wel moet beginnen. Hoe vaker dit gebeurt, hoe meer u het overzicht verliest over alles wat er speelt. "Drukbezette managers en professionals die in deze situatie zitten laten daardoor steken vallen", zegt Heidi Does, Slow Working trainer bij doesmindful.nl. "Ze komen te laat voor belangrijke klantafspraken. Ze weten niet meer welke afspraken gemaakt zijn in één van de vele vergaderingen die ze afwerken. Of waar ze die afspraken terug vinden. En hun bureau? Dat lijkt wel een slagveld."
Elk timemanagement tool is kansloos
U heeft waarschijnlijk al diverse boeken gelezen over timemanagement. Misschien ook trainingen gevolgd. Van Getting Things Done tot Pomodoro. Van de Eisenhower matrix tot de Taaktuner. Meer dan eens bent u er vol goede moed mee van start gegaan in de hoop nu eindelijk dat tijdlek te dichten. Maar na een week of drie vertoont zo’n veelgeprezen systeem toch alweer de eerste scheurtjes voor u. Ondanks al uw goede bedoelingen. Waar ligt dat toch aan? Nou, aan dit: elk timemanagement tool is kansloos als wij niet óók onze aandacht weten te managen. Op papier laat tijd zich makkelijk in strakke, overzichtelijke blokken opdelen. Anderhalf uur hier voor het functioneringsgesprek met teamlid X. Een middag daar voor een systeemdemonstratie voor klant Y. En oh ja, ook nog die studiedag in Driebergen! Het is misschien een volle week, maar u heeft er zin in! Maar aandacht laat zich niet zomaar in blokjes opdelen...Het overkomt u vast ook wel eens: er staat een vergadering op het program, van 15.00 tot 16.00 uur. U gaat er heen. Maar al na een paar minuten dwalen uw gedachten af naar dat functioneringsgesprek met teamlid X vanochtend dat niet zo lekker liep. Of naar die systeemdemonstratie voor klant X van morgen, waarvoor u nog geen letter op papier hebt staan. Fysiek aanwezig van 15.00 tot 16.00 uur, maar met uw aandacht? Neuh. Daardoor mist u belangrijke informatie en nuances. Wellicht zelfs kansen.
Onverwachte gebeurtenissen maken het nog erger
Doet zich iets onverwachts voor, dan wordt het allemaal nog een graadje erger. Bijvoorbeeld als u nét op het punt staat om die vergadering van 15.00 tot 16.00 uur in te gaan. En plots staat daar een goede collega overstuur aan uw bureau. Of meldt zich een inkoopdelegatie uit China, die toch echt pas vólgende week in uw agenda stond. Op zulke momenten zakt de kwaliteit van uw aandacht verder weg. Gedachten vliegen alle kanten op, zoekend naar een oplossing waarmee het ongewenste Hier en Nu weer gelijk gaat lopen met wat er in uw agenda staat. Maar zo’n oplossing is niet direct voorhanden. Wat weer gevoelens van verwarring, ongeduld of boosheid met zich meebrengt. Weg aandacht, weg focus. No way dat uw planning op die manier weer snel op de rit komt!
Voorwaarde voor effectief timemanagent
Een belangrijke voorwaarde voor effectief timemanagement is aandachtmanagement. Dat is de vaardigheid om mentaal soepel met veranderingen, onderbrekingen of verstoringen om te gaan. Zodat u niet in gedachten blijft zoeken naar dat wat er NIET is, maar juist uw volledige aandacht – van moment tot moment – richt op dat wat er WEL is. Zonder het anders te willen hebben dan hoe het feitelijk is. Met zo’n soepele, flexibele mind vergroot u uw kwaliteit van aandacht, zodat u minder achter de feiten aanloopt en alerter reageert bij onverwachte gebeurtenissen. Dat geeft rust en overzicht, waardoor u meer voor elkaar krijgt op een dag. Zonder dat dit u extra tijd of energie kost.Aandachtmanagement is daarmee de cruciale opstap naar effectief timemanagement.
Meld u aan voor de gratis teletraining ‘Waarom Slow Working u veel effectiever maakt’ op 20 januari a.s., 20.00 tot 21.00 uur. Deze teletraining is onderdeel van de 4-daagse online conferentie ‘Mindful Werken’ op 20 – 23 januari a.s. Bij aanmelding ontvangt u tevens het gratis e-book ‘Elke dag moeiteloos effectief in je werk’.
Dat 'attention management' een cruciaal onderdeel is van time management, is helder. Het helpt je te focussen op wat er echt toe doet en te dealen met de afleidingen die legio zijn.
Maar aandachtmanagement moet een onderdeel zijn van een geïntegreerde zelfmanagement oplossing die helpt bij het maken van de juiste keuzes en beslissingen, het focussen van je aandacht en het managen van je energie en vitaliteit.
De complexiteit van de uitdagingen voor de hedendaagse kenniswerker is te groot om met 1 techniek opgevangen te kunnen worden!
