8 januari 2014 -
Gelukkig heeft een groot aantal Europese bedrijven de overstap van verouderde, handmatige processen naar geautomatiseerde processen al gemaakt. Geautomatiseerde processen zijn tenslotte efficiënter, eenvoudiger en bovendien minder gevoelig voor menselijke fouten.
Maar een kleine meerderheid van de bedrijven leunt nog steeds op handmatige processen. Lexmark heeft recentelijk een onderzoek uitgevoerd onder ruim 700 kantoormedewerkers in heel Europa. De resultaten bieden inzicht in de huidige werkprocessen van Europese bedrijven.
Complexe administratie
Niels Priem, General Manager bij Lexmark Benelux: "Volgens 59 procent van de respondenten is de kantooradministratie in hun bedrijf een te complex proces waarbij te veel stappen doorlopen moeten worden. De tijdsintensieve en foutgevoelige aard van handmatige processen zorgt ervoor dat deze werkwijze bedrijven veel geld kost. Allereerst zorgt de tijdsduur van deze processen ervoor dat bedrijven waardevolle tijd van medewerkers verspillen. Bovendien is de kans op fouten groter, waardoor er situaties kunnen ontstaan die bedrijven direct voelen in hun portemonnee, zoals dubbele betalingen van facturen. Bijna tweederde van de ondervraagde Europese werknemers kan zich zelfs een voorval herinneren waarbij een fout die werd veroorzaakt bij het handmatig afhandelen van een administratieve taak het bedrijf geld heeft gekost."
Veeleisend
Priem: "Daarnaast zorgt het huidige economische klimaat ervoor dat we allemaal veeleisender zijn geworden en dat we gewend zijn geraakt aan de snelheid van het digitale tijdperk. Klanten en partners willen sneller antwoord op vragen en kortere doorlooptijden. Uit het onderzoek blijkt dat kantoormedewerkers snelle en eenvoudige werkprocessen willen, zodat ze efficiënter kunnen werken. Langdurende en gecompliceerde handmatige processen zijn niet langer houdbaar. De helft van de respondenten vindt de tijdrovende processen het grootste probleem voor de kantooradministratie.
Het mag duidelijk zijn dat bedrijven die de efficiëntie van hun processen niet optimaliseren het risico lopen tijd en omzet te verliezen aan overbodige, tijdsintensieve en routinematige taken. Er zijn meerdere manieren om de efficiëntie van bedrijfsprocessen te verhogen, maar het automatiseren van processen is de eerste stap. Hierdoor zijn bedrijven in staat de werkdruk en de operationele kosten te verminderen. Bovendien hebben medewerkers meer tijd over voor taken die het bedrijf ten goede komen."
Minder fouten
Ervaring leert dat door automatisering het aantal fouten met 80 tot 100 procent daalt, stelt Priem. "Bovendien zou de initiële investering in een automatiseringsoplossing na het eerste jaar al terugverdiend moeten zijn. Maar het grootste voordeel is toch wel de toegang tot en stroom van het belangrijkste bezit van bedrijven: bedrijfsdata. Bedrijfsdata is essentieel voor het reilen en zeilen van een bedrijf. Opgeslagen en gestructureerde digitale data die, wanneer nodig, gemakkelijk terug te vinden is, zorgt namelijk voor verbeterde bedrijfsresultaten. Denk bijvoorbeeld aan het scannen van een factuur die vervolgens automatisch verwerkt en opgeslagen wordt.
Er zijn intelligente software-oplossingen die met een hoge mate van nauwkeurigheid data uit hard copy documenten halen. Dergelijke oplossingen zijn in staat te herkennen of een document bijvoorbeeld een factuur of een sollicitatieformulier is, onafhankelijk van spelfouten of lay-out. De software leert van ieder verwerkt document, waardoor het steeds meer informatie kan herkennen en verwerken.
Door handmatige dataverwerking op deze manier te elimineren, kan de snelheid van processen worden verminderd van dagen en weken naar uren en minuten. Medewerkers verzetten hierdoor meer werk in een korter tijdsbestek, waardoor er tijd overblijft voor andere taken.
Financiële resultaten staan centraal in het bedrijfsleven. Medewerkers en de uitvoering van taken stimuleren de groei van een bedrijf. Als bedrijven niet achter de feiten aan willen lopen, moeten ze geautomatiseerde en geoptimaliseerde processen overwegen om efficiënter te werken en de kosten te drukken."
