23 december 2013 -
Het inkopen van kantoorproducten is vaak een ondergeschoven kindje. De budgetten voor het inkopen van andere productgroepen zoals vervoer of energie liggen veelal hoger.
Maar volgens Jenny Keijers, Marketing Executive bij Viking, vergeten veel bedrijven dat juist een goede logistiek van de inkoop van kantoorartikelen veel kan opleveren. "Er zijn vaak onevenredig veel mensen gemoeid met de inkoop van kantoorartikelen. De inkoop is daardoor niet efficiënt en ook zeker niet duurzaam."
Inkoop van kantoorartikelen
Het inkopen van kantoorartikelen is in veel bedrijven niet standaard geregeld. Als het gaat om het inkopen van energie of vervoer, is het vaak de directie die de beslissing neemt. Maar omdat het bij kantoorartikelen niet altijd om grote bedragen gaat, maakt het bedrijfsleven hierover vaak geen concrete afspraken. Hierdoor weten managers vaak niet wie zich bezighoudt met de inkoop van deze producten. Met als gevolg onduidelijkheid, slechte afspraken en lastige controle. "Dat kan efficiënter en het is ook niet duurzaam. Want les één bij duurzaam inkopen is niet teveel te kopen. Bovendien is het veel efficiënter en duurzamer om producten op één tijdstip en op één locatie te laten afleveren. Dat is beter dan voor iedere pen een bestelbus te laten voorrijden. Distributeurs hebben hun logistieke operatie zo ingericht dat dit mogelijk is. Het is nu aan de klant om hier ook naar te vragen."
Kritische consument
Onderzoeken tonen keer op keer aan dat duurzaamheid lonend is, zowel op het gebied van productiviteit als op energie en personeelsbeleid. Toch laten veel bedrijven deze kans liggen. Met als gevolg dat veel consumenten steeds kritischer worden over duurzaamheid, zoals onlangs ook bleek uit het onderzoek Dossier Duurzaam van GfK, DDB & Tribal Amsterdam en b-open. "Jammer," zegt Keijers. "Want er is zoveel te winnen met echt duurzaam inkopen."
Duurzaam inkopen betekent dat de inkoper niet alleen let op de prijs, maar ook op de productiemethode, het materiaalgebruik, de wijze van produceren en de arbeidsomstandigheden. "Het is wellicht lastig voor bedrijven om meteen te weten hoe een product is vervaardigd. Maar alleen inkopen op de laagste prijs is op de langere termijn echt niet voordeliger. Een ordner die goedkoop is en slechts één jaar meegaat, is op termijn toch duurder dan de duurzame variant die na tien jaar nog dienst doet. Op de website van Sustainable Office kunnen inkopers bijvoorbeeld kantoorproducten vinden die voldoen aan de criteria van de overheid."
Duurzaam printen
Als voorbeeld noemt Keijers mogelijkheden van duurzamer printen. "Ook voor printers geldt: kijk naar de behoefte binnen de organisatie. Wit u alleen printen, of ook scannen en faxen? Een combinatie van deze functies in één apparaat, levert al heel wat op. Bovendien wordt vaak vergeten te bekijken wat het energieverbruik van de printer is. Vrijwel alle moderne printers zijn voorzien van EnergyStar. Maar er is ook nog het energieverbruik tijdens het printen zelf. Dat wordt berekend met de zogenaamde TEC-waarde. Printerleveranciers moeten deze informatie aanbieden, maar cijfers hierover zijn ook te vinden op de website van EnergyStar. Deze kennis ontbreekt vaak en dat is jammer."
Er zijn een aantal tips die al snel tijd- en geldbesparingen opleveren, verklaart Keijers. "De eerste stap is om die printer te kiezen die bij de behoefte van het bedrijf past. Wordt er niet veel geprint? Neem dan een inkjetprinter, want die is veel energiezuiniger dan een laserprinter. Kijk of het mogelijk is om het lettertype Ecofont te installeren. Dat is een lettertype dat goed leesbaar is, maar minder inkt verbruikt. Investeer bovendien in een kwalitatief goede printer die dubbelzijdig kan printen. En voor grotere bedrijven is het interessant te kijken naar bijvoorbeeld een follow-me systeem voor de printers. Die print pas daadwerkelijk uit op het moment dat er een code wordt ingetoetst. En laat medewerkers kennis maken met de website www.printwhatyoulike.com. Deze filtert overbodige afbeeldingen en tekst weg. Al met al scheelt dit jaarlijks vele pakken zinloos geprint papier.
Papierarm kantoor
Veel bedrijven maken de overstap naar een papierarm kantoor, waar informatie digitaal wordt gedeeld. Maar in de praktijk blijkt dat veel medewerkers informatie toch graag uitprinten. Gemiddeld print een medewerker 34 pagina"s per dag. "Printen is een behoorlijke kostenpost voor bedrijven, maar dit is vaak niet bekend bij het management," zegt Keijers. "Het ligt misschien voor de hand goedkopere cartridges te kopen, maar hier zit een keerzijde aan. Niet alleen zijn de goedkopere Aziatische cartridges eerder leeg, ook is de recycling van deze producten vaak niet of nauwelijks goed geregeld."
Aan de ene kant is het een open deur, maar aan de andere kant een goede reminder dat....
Duurzaam
Ik heb niets met het woordje duurzaam. Het is een verzamel tover hype buzz onzinwoord dat door elke commerciele boerin en boer word gebruikt. Omdat het toevallug zo lekkur opportuun staat. Want vaak is het niets meer dan dat.
Als je het hebt over duurzaam, dan heb je het heel eenvoudig over drie dingen.... 1.lang durend 2. Weinig aan slijtage of bederf onderhevig 3. Het milieu weinig belastend. Duurzaam wil zelden zeggen 'goedkoper'. Want vaak is het zo dat wanneer men 'duurzaam' zegt, dan gaat u eerst MEER betalen, pas daarna is het de vraag of het besparingen opleverd.
Paradox
Hier heeft u te maken met het commerciële paradox. Het lijkt alsof u goedkoper uit bent maar dat is nog maar helemaal de vraag vaak. Hier moet u dan even een pas op de plaats maken. Want hier maakt men namelijk de koppeling met IT. In dit artikel word net gedaan alsof buh u 'kennis' zou ontbreken besparingen te bewerkstelligen. Hier heeft men ten dele gelijk, maar om totaal andere redenen.
Kennis en ervaring in huis....
U heeft namelijk de kennis en ervaring al in huis. Hetgeen u nodig heeft is oog voor. Daar heeft u geen consultant voor nodig maar gewoon 'beseffen dat.... en oog voor....' Dan zou het misschien aardig zijn wanneer u gezamenlijk binnen de organisatie er werk van maakt.
'Paperless Office'
Daar is een uitgebreid gratis white paper over geschreven die voor elke organisatie gelijk is. De eerste stap is eenvoudig. Alle rpinters waar mogelijk centraliseren per afdeling en stap twee de paperless office. Bij afwezigheid van de professional een leeg bureau. Uiteraard is een bureaulade geen opberg ruimte meer.
Stapsgewijs streven naar de digitale office en langzaam maar zeker binnen een jaar heeft u dit bereikt. Niemand hoeft hiervoor worden ingehuurd, het zit hem louter tussen de oren.
Duurzaamheid is gelukkig nog steeds een heel belangrijk onderwerp binnen kantoren en dit artikel biedt een aantal slimme tips & trics. De Energy Star certificering is zeker iets om op te letten. Sommige printers zijn zelfs voorzien van een Intelligent Ready-functie, die zo ontworpen is dat de printer weet wanneer hij naar de slaapstand moet gaan (als de printactiviteit laag is) en wanneer hij ‘s morgens ‘wakker moet worden‘. Daarnaast is het goed om te weten dat vaste inkt-printers zorgen voor een uitstekende kwaliteit op gerecycled papier. Bovendien heeft de vaste inkttechnologie ervoor gezorgd dat er helemaal geen cartridges meer nodig zijn. De verpakking van vaste inkt is minimaal, nl een kartonnen doosje en de blokjes inkt kunnen zo in de machine worden gestopt. Zo zie je maar weer: duizend en één manieren om je kantoor duurzamer te maken!
Vaste inkt is inderdaad een mooi voorbeeld. Laatst op bedrijfsbezoek bij Oce ook een goede innovatie daarvan gezien, in de vorm van een soort kogeltjes waar inkt in zit. Het is belangrijk om bij innovaties ook duurzaamheid meer te gaan betrekken, wat aan de ene kant goed is voor de reputatie van het bedrijf en ook goed is voor de samenleving.
'Veel bedrijven maken de overstap naar een papierarm kantoor, waar informatie digitaal wordt gedeeld.''
Een trend die inderdaad speelt. Natuurlijk wordt digitaal informatie verstrekken steeds belangrijker, zowel met het oog op duurzaamheid als efficiency maar vergeet niet dat prints nog lang niet uit beeld zullen verdwijnen.
