De online generatie: binnenkort bij u in de vergaderruimte
18 december 2013 -
De wereld verandert sneller dan ooit en de drijvende kracht achter al die verandering is technologie. Organisaties worden geconfronteerd met razendsnelle ontwikkelingen die voor een andere manier van werken en samenwerken zorgen.
Het bedrijfsleven volgt deze ontwikkelingen wel, maar loopt doorgaans een stap achter op de consumentenmarkt, omdat het grote investeringen vereist om bij te blijven. Hoe komt u erachter wat de toekomst voor eisen zal stellen en hoe bereidt u zich er zo goed mogelijk op voor? Oscar van der Linden, Country Manager van Epson Nederland, heeft er uitgesproken ideeën over.
Generation O
Een goede indicator van wat ons in de toekomst te wachten staat, is de generatie die nu nog op school zit en binnen niet al te lange tijd op de werkvloer zal worden losgelaten. Hoe zijn zij gewend te werken en welke technologie gebruiken ze daarbij? Wat direct opvalt, is dat een aanzienlijk deel van hun leven zich online afspeelt. Communicatie en het delen van informatie verloopt via smartphones. Interactieve technologie is voor hen een tweede natuur. Ze whatsappen, mailen, facebooken, twitteren en zijn opgegroeid met het idee dat hun eigen apparatuur naadloos moet communiceren met alle andere apparatuur. Kortom: ze delen informatie op een fundamenteel andere manier dan de huidige werkende generatie gewend is. Er komt dus een grote groep werknemers aan die op een efficiëntere en tijdbesparende manier informatie overdraagt. Voor hen zal teruggaan naar de traditionele manier van presenteren en vergaderen, in één ruimte, met PowerPoint slides, prints en flipovers, erg ongemakkelijk zijn en dat gaat grote gevolgen hebben voor de manier waarop we onze vergaderruimtes in gaan richten. De tijd van passief PowerPoint slides kijken lijkt voorgoed voorbij. Wat komt ervoor in de plaats?
Het vergaderen van de toekomst
Stelt u zich eens voor: u zit in een vergaderruimte, rond een tafel met collega’s, en in plaats van de bekende bulletpoints op een scherm aan de muur, heeft u nu een interactief beeld dat horizontaal op de tafel wordt geprojecteerd. U stuurt uw presentatie met uw smartphone vanuit de cloud draadloos naar de projector, dus u hoeft geen laptop meer mee te slepen. Veel van uw medewerkers zitten in het buitenland, dus u houdt uw presentatie gelijktijdig in Amsterdam, New York en Tokyo. U kunt op elk willekeurig geprojecteerd beeld aantekeningen maken, die overal gelijktijdig op het scherm verschijnen. Na afloop van een vergadering kunnen de aantekeningen worden opgeslagen en gedeeld in de cloud, binnen het kantoornetwerk, op USB-sticks of via e-mail. Hebben de werknemers in New York een print out nodig? Geen probleem: u stuurt uw bestand naar een printer in New York en het wordt voor u uitgedraaid.
Toekomstmuziek? Welnee. Dergelijk technologie is al in omloop. Het is alleen nog even wachten op de jongere generatie voor alle mogelijkheden ook daadwerkelijk op grote schaal benut gaan worden, want nieuwe technologie implementeren is één ding, het daadwerkelijk gebruiken is een tweede. Daarvoor heb je een generatie werknemers nodig die van kinds af aan online heeft gewerkt. Heeft u één of twee van dit soort mensen in uw organisatie, dan volgt de rest vanzelf wanneer blijkt dat het tijdwinst oplevert, de kosten drukt en de meetings eenvoudiger en efficiënter maakt. De technologie heeft in eider geval op dit punt niet stil gestaan. Zo zijn er projectoren ontwikkeld die de interactieve technologie geïntegreerd hebben en waarmee u gelijktijdig op verschillende plekken via het netwerk dezelfde presentatie kunt houden. Printers die aangesloten zijn op de cloud en waarop u vanaf elke plek ter wereld af kunt drukken. Bestanden scannen naar de cloud. Het kan allemaal al. Het is slechts een kwestie van tijd voor het gebruik van deze technieken standaard wordt.
Standaardtechnologie
De werkvloer heeft in het verleden altijd voordeel gehad van technologische vooruitgang en zich er ook aan aangepast (denk aan de telefoon of e-mail). De technologie die uiteindelijk standaard wordt, is de technologie die zijn waarde heeft bewezen. De toekomst van het vergaderen zal vooral bepaald worden door oplossingen die voor een reductie van tijd en kosten zorgen en die eenvoudig en zonder steile leercurve geïmplementeerd kunnen worden. Kijkt u naar wat momenteel gangbare technologie in het onderwijs is, dan vind u de technologie waarvoor geen trainingen nodig zijn om uw personeel er mee om te leren gaan. Dat is de technologie die voor hen al standaard is. Gezien het feit dat mensen steeds vaker (gedeeltelijk) thuiswerken, of zelfs in een ander land, ligt het voor de hand dat hardware fabrikanten steeds meer online technologie zullen integreren in hun producten. En met de opkomst van cloud computing is deze trend niet meer te stoppen.
