6 december 2013 -
Organisaties zijn voortdurend in beweging, veranderen is een continu proces geworden. Organisaties blijven zich ontwikkelen en aanpassen aan de snel veranderende omgeving. Wat betekent dit voor de mensen in uw organisatie? Hoe geeft u als manager sturing aan een team in verandering?
De visie van Mariëlle van Houten is dat de stijl van leidinggeven en manier van communiceren cruciaal zijn voor de effectiviteit van een veranderende organisatie. In dit artikel geeft zij aan wat duurzaam veranderen betekent voor de houding en het gedrag van een verandermanager of een manager van een team tijdens een veranderproces. Het gaat dus over de manier waarop u als manager kunt zorgen dat u uw team effectief begeleidt tijdens veranderprocessen.
De kern bij veranderprocessen
Organisaties in verandering. Wat is belangrijk? De organisatievorm, de processen, de systemen of de manier waarop de mensen worden aangestuurd? Al deze factoren zijn van belang, maar de stijl van leidinggeven en manier van communiceren zijn cruciaal voor de effectiviteit van een veranderende organisatie. Duurzame verandering bereikt u door het aanpassen van houding, gedrag en manier van samenwerken. Hoe u een veranderproces ook aanpakt, met uw gedrag bepaalt u of er echt iets verandert.
Een veranderproces kan voor onrust of weerstand bij de medewerkers leiden. Een verandering betekent vaak (tijdelijk) onduidelijkheid. Tijdens een veranderproces weten mensen soms niet waar ze aan toe zijn: wat gaat er gebeuren, wat wordt er van mij verwacht, wat zijn de consequenties voor mij en mijn collega’s? Deze onrust heeft effect op de sfeer binnen het bedrijf en de prestaties en productiviteit van de medewerkers.
Mensen in organisaties presteren het beste als ze duidelijkheid krijgen over wat het bedrijf wil bereiken en actief betrokken zijn bij het behalen van de doelen. In veranderende organisaties is dit niet anders, maar wordt dit nog belangrijker. Hierbij zijn vertrouwen en het geven van verantwoordelijkheid cruciaal. Mensen willen wel veranderen, maar willen niet veranderd worden!
Het is het daarom belangrijk dat er een stevige verandermanager aan het roer staat die oog heeft voor wat belangrijk is tijdens het veranderproces en de mensen goed door de verandering loodst.
De rol van de verandermanager
Wat is de rol van een manager in een veranderende organisatie? Een goede verandermanager kan een veranderproces in de juiste banen leiden. Geeft sturing aan de verandering en weet die, samen met het team, bestendig neer te zetten.
De verandermanager houdt de big picture in de gaten; waar gaan we naar toe en met name: hoe komen we daar? Het gaat minder over de inhoud maar met name over het proces: houding, gedrag en samenwerking. Het gaat over mensen betrekken, in beweging krijgen, het beste uit de mensen halen. Een verandermanager laat de inhoud zoveel mogelijk aan anderen over. Hij of zij moet natuurlijk wel weten waar het over gaat, de hoofdlijnen begrijpen. Maar hij laat zich niet door de inhoud leiden, het gaat namelijk over het proces van veranderen en hoe u de mensen aanstuurt.
Voor een duurzaam resultaat zet u een verandering niet top-down in, maar samen met de medewerkers. Daarvoor zorgen, dat is ook de rol van de verandermanager. Dat u het beste geen top-down benadering kunt kiezen leest u in veel management boeken, maar het blijkt in praktijk niet altijd even gemakkelijk om het anders te doen.
Als er helder gecommuniceerd wordt en de medewerkers actief participeren in het veranderproces dan is de kans groot dat u een verandering bestendig kunt maken.
Het is van belang dat een verandermanager beschikt over de juiste kwaliteiten om een verandering goed te kunnen aansturen. Een verandering begeleiden vraagt een andere focus dan bij voorbeeld bij het aansturen van een operationeel team (waarbij de focus op de dagelijkse operatie ligt) of een team van professionals (waarbij de inhoud meer belangrijk is).
Wat een succesvolle verandermanager doet is: een veilige omgeving creëren, richting en duidelijkheid geven, betrekken, verantwoordelijkheid geven, sturing geven, beslissingen nemen, (heel veel) communiceren en prikkelen.
Leidinggeven aan teams tijdens veranderingen
Zoals gezegd laat een verandermanager zich niet leiden door de inhoud, de inhoud is het veranderproces. Een succesvolle verandermanager zorgt dat hij of zij tijdens het veranderproces met name aandacht heeft voor onderstaande punten.
Creëren van een veilige omgeving
Het is belangrijk om ervoor te zorgen dat mensen zich veilig voelen, dit geeft een goede basis om een verandering te kunnen starten. Mensen willen gehoord worden, erkend worden in de rol die ze hebben (en als mens!) en zich gewaardeerd voelen. Dit kunt u doen door goed te observeren, te luisteren, te zien wat er al goed gaat en dit te benoemen. Neem ideeën en meningen van mensen uit uw team altijd serieus en geef aan wat u ermee gaat doen.
Zo veel mogelijk openheid over uw opdracht en uw eigen rol is ook van groot belang. U wilt een vertrouwensband opbouwen, dat kan alleen als u zelf geen dubbele agenda hebt. Als er zaken zijn die u niet kunt delen, geef dit dan aan en houdt het niet achter. De kans dat het een eigen leven gaat leiden wordt anders groter. Open communicatie is cruciaal.
Richting en duidelijkheid geven
Mensen voelen zich meer betrokken als ze weten waar het bedrijf naar toe wil (missie/visie) en wat de daarvan afgeleide doelen voor hun eigen afdeling zijn. Laat ook zien wat de relatie is met andere afdelingen, geef inzicht in de keten. Indien mogelijk laat mensen dan meelopen op de afdeling voor en na hun eigen plek in de keten om inzicht te geven.
Cruciaal is om aan te geven waarom het veranderproces van belang is voor de organisatie. Probeer daarin zo open en duidelijk mogelijk te zijn. Als er nog zaken onduidelijk zijn, geef dan aan dat u dat zelf ook nog niet weet.
En wat wordt er tijdens het veranderproces van de mensen verwacht? Maak een vertaalslag (bij voorkeur samen met uw team) en bespreek wat dit betekent voor hun taken, rol, houding, gedrag en samenwerking. Blijf dit tijdens het veranderproces regelmatig met elkaar bespreken.
Betrokkenheid x Verantwoordelijkheid = Gedragen Verandering
Gedragen, dus duurzame verandering bereikt u als verandermanager door continu aandacht te hebben voor de ideeën en initiatieven van uw medewerkers. Door de mensen serieus te nemen en ze de mogelijkheid te geven om hun ideeën te verwezenlijken.
Een veranderproces krijgt dus meer draagvlak en zal beter landen als voldoende medewerkers actief participeren tijdens het traject. Zorg dat u per doelgroep een aantal mensen betrekt die een bepaalde rol krijgen. Sommigen krijgen een hele actieve rol zoals projectleider van een deelproject, anderen zijn sparring partner of klankbord. Geef de participerende medewerkers niet alleen taken maar juist ook verantwoordelijkheden (op maat). Hiermee vergroot u het eigen initiatief en de betrokkenheid en benut u de toegevoegde waarde van de betrokken medewerkers voor de organisatie optimaal.
Daarnaast blijft het belangrijk om het veranderproces regelmatig te bespreken met alle betrokken medewerkers. Waar staan we nu in het veranderproces? Wat betekent dit voor de dagelijkse operatie? Hoe vinden we dat het nu gaat? Wat kan er nog beter?
Sturing geven, beslissingen durven nemen
Als verandermanager is het van belang dat u altijd aan het stuur blijft. Ben niet bang om beslissingen te nemen. Medewerkers betrekken, actief laten participeren en verantwoordelijkheden geven wil niet zeggen dat zij ook de eindverantwoordelijkheid hebben. Die blijft bij de verandermanager, gedraag u ook zo.
Voor medewerkers gebeurt er zoveel tijdens veranderprocessen dat het extra belangrijk is om heldere sturing te krijgen en een daadkrachtige leider te hebben als baken tijdens de verandering.
Ook dit punt blijkt in praktijk moeilijker dan het lijkt, veel managers vinden het een uitdaging om echt sturing te geven, daadkrachtig te zijn. Regelmatig worden beslissingen uitgesteld; er worden eerst nog bepaalde resultaten afgewacht of wegens tijdgebrek wordt een beslissing vooruitgeschoven. De consequenties van afwachten en vooruitschuiven zijn vaak echter groter dan men zich realiseert.
In afwachting van een beslissing komen de mensen in de organisatie letterlijk in een wachtstand. In het meest gunstige geval betekent dit minder commitment met de doelen van het veranderproces. Maar het kan ook betekenen dat de medewerkers in praktijk de richting die tijdens het veranderproces is ingezet (meestal onbewust) gaan saboteren. Ze vallen weer terug in oude patronen en gedragingen. Als de beslissing dan in een later stadium wel genomen is dan kost het dus veel tijd en energie om weer verder te gaan met de ingeslagen richting. In het ergste geval is alle energie rondom het veranderproces weg en is de verandering gedoemd te mislukken.
Wat natuurlijk heel belangrijk blijft, is om beslissingen voor te bespreken met de betrokken partijen. Zelf kunt u niet altijd alle consequenties en de impact ervan overzien. Het is bij voorbeeld altijd belangrijk om grote beslissingen en de consequenties daarvan af te stemmen met de belangrijke stakeholders (directie, OR, klanten). En nadat een beslissing genomen is, communiceer die dan zo snel mogelijk naar alle betrokkenen.
Conclusie: wees daadkrachtig en stel beslissingen niet onnodig uit, zo houdt u de energie en het commitment van de medewerkers tijdens de verandering vast. Neem besluiten zorgvuldig en communiceer beslissingen en de consequenties daarvan helder naar alle partijen.
Altijd blijven communiceren
Regelmatig, helder en open communiceren is cruciaal. Vertel wat u weet, zeg wat u gaat doen. Geef aan wat u van anderen verwacht, vraag wat anderen van u verwachten en bespreek hoe u samen de doelen wilt halen. Hoe effectiever u communiceert, hoe meer veiligheid en vertrouwen u opbouwt in uw relaties, hoe effectiever u bent als verandermanager. Communiceren is twee-richting verkeer, dus niet alleen informeren maar juist ook in gesprek gaan en feedback vragen. Dat laatste is tevens zeer waardevol om de tussentijdse effecten van de verandering te meten. Neem feedback altijd dankbaar in ontvangst, geef aan wat u ermee gaat doen en koppel terug.
Met betrekking tot communicatie gaat het bijna altijd mis tijdens veranderprocessen. Bijna altijd vinden bepaalde groepen medewerkers dat ze onvoldoende geïnformeerd werden. Terecht of niet? Het is de perceptie van de medewerkers, dus waar. U kunt een boodschap niet vaak genoeg herhalen en bij voorkeur op verschillende manieren brengen. Vaak beklijft informatie pas na de tweede of derde keer.
Het beste is om een communicatieplan op te stellen zodat u een leidraad hebt om ervoor te zorgen dat u regelmatig met alle partijen communiceert. Doelgroepen zijn bij voorbeeld uw eigen team, de projectmedewerkers, het management, de directie, de OR, de klanten, andere afdelingen. Een boodschap communiceert u op meerdere manieren, want de informatie komt niet via iedere weg aan bij alle doelgroepen.
Bij voorkeur communiceert u met een vaste frequentie zodat men weet wanneer ze weer iets kunnen verwachten. Al hebt u niets te vertellen, benut dan toch het moment om dat te communiceren of om in gesprek te gaan over hoe het ervoor staat. Communiceer wekelijks met uw eigen (project)team en zorg dat u toegankelijk en benaderbaar bent. Zorg voor diverse vormen van communicatie, dus niet alleen via mail, maar juist ook persoonlijk. Met name informele zeepkistsessies worden altijd erg op prijs gesteld.
Prikkelen, out of the box denken, creativiteit stimuleren
Voor een verandermanager is het belangrijk om mensen in beweging te brengen, te prikkelen om nieuwe dingen te onderzoeken. Binnen de veilige setting, maar wel (net) buiten hun eigen comfortzone. Sta open voor nieuwe initiatieven, geef hier zelf het voorbeeld in door dit zelf ook te doen. En geef mensen de ruimte om die ideeën te onderzoeken (ook al ziet u er zelf weinig heil in). Spreek wel af hoeveel tijd dit mag kosten, het mag niet ten koste gaan van de prioriteiten.
Geef het goede voorbeeld
‘Practice what you preach.’ Iedereen weet dat dit belangrijk is en hoe gemakkelijk het ook klinkt, in praktijk blijkt voorbeeldgedrag niet altijd zo eenvoudig te zijn om na te leven (of liever gezegd: voor te leven).
Bij voorbeeld, als u verwacht dat uw teamleden op bepaalde tijden aanwezig zijn, zorg dat u er dan zelf ook bent. Als u graag wilt dat ze elkaar hulp vragen om de samenwerking te verbeteren, vraag dan zelf ook om hulp. Ga regelmatig op de werkvloer zitten werken zodat u weet er speelt en toegankelijk bent voor uw team.
En….. wat de verandermanager nog meer doet als rode draad tijdens het veranderproces: coachen, faciliteren, vragen stellen, luisteren, inspireren, en af en toe ‘advocaat van de duivel’ te spelen. Kortom: mensen in beweging krijgen en ze helpen hun doelen te bereiken.
Het is inderdaad belangrijk om medewerkers goed te ondersteunen tijdens veranderingen binnen het bedrijf, zodat zij tijdens veranderingen nog steeds goed kunnen functioneren.
