28 oktober 2013 -
Er zijn legio bedrijven die worstelen met het papier in hun organisatie. Dit ondanks het feit dat scanning technieken al meer dan twintig jaar bestaan. Capturing is echter meer dan het digitaliseren van documenten met een scanner. Althans, dat kán het zijn. Voor sommige organisaties is het digitaliseren, kenmerken toevoegen en opslaan al meer dan voldoende. Als eerste stap. Er zijn op die manier vijf fases te onderscheiden.
Document capturing begint bij het scannen, indexeren en opslaan van fysieke documenten. Dit is de eerste fase in het proces en is voor sommige organisaties (in eerste instantie) voldoende. Om de efficiency en effectiviteit binnen een organisatie naar een hoger niveau te brengen is het toevoegen van Optical Character Recognition (OCR) de volgende fase. Hierdoor kunnen specifieke gegevens op het document automatisch worden gelezen door OCR-software. Dit bespaart veel handmatig werk en kans op fouten.
Aanvullend handwerk
Als er na invoering van deze OCR-technieken nog aanvullend handwerk nodig is en er nog tijd verloren gaat met het vinden van documenten die ‘fout’ herkend zijn dan kan Intelligente Data Extractie worden toegepast. Hierbij herkent het systeem de gegevens die op verschillende plaatsen en/of op variërende documenten staan. Denk bijvoorbeeld aan handgeschreven data. De vierde fase is decentrale capturing. Deze oplossingen stellen een organisatie in staat vanaf meerdere locaties relevante informatie vanaf documenten via de capturing applicatie naar belangrijke backoffice applicaties te exporteren. Dit is voor organisaties met meerdere afdelingen/vestigingen uiterst lucratief.
Bedrijfsbrede capturing
In de vijfde en laatste fase van het proces, Enterprise Capturing (bedrijfsbrede capturing) wordt niet alleen informatie vanaf gedigitaliseerde documenten herkend en geëxtraheerd, maar uit álle reeds digitale documentformaten, zoals PDF, XML, HTML of EDI. Alle documenten worden ‘door de capturing applicatie gehaald’ om de relevante gegevens ervan te herkennen, extraheren, valideren en in de juiste backoffice applicaties op te nemen. Geen handmatige invoer of zoekgeraakte documenten meer, alle documenten worden volgens dezelfde procedures afgehandeld en in de bedrijfsprocessen opgenomen.
Doordachte documentstrategie
Deze vijf fases geven een duidelijk beeld van wat mogelijk is met een doordachte document management strategie. Vanaf fase een zijn al substantiële voordelen te behalen. Voor wie alert wil blijven en het maximale uit zijn organisatie wil halen, doet er goed aan af en toe even een stapje terug te nemen en te zien of zijn organisatie al klaar is voor de volgende fase.
''Om de efficiency en effectiviteit binnen een organisatie naar een hoger niveau te brengen is het toevoegen van Optical Character Recognition (OCR) de volgende fase. Hierdoor kunnen specifieke gegevens op het document automatisch worden gelezen door OCR-software.''
Anno 2015 in mijn eigen onmisbaar met het oog op Business Intelligence.
