World Paper Free Day? De werkelijkheid is een papieren chaos!
24 oktober 2013 -
Vandaag is het ´World Paper Free Day´, maar dat doel ligt nog ver van ons weg. Uit nieuw onderzoek van informatiemanager Iron Mountain blijkt dat 90 procent van de ruim 5.000 ondervraagde Nederlandse en Europese medewerkers werkt met papieren documenten. Maar het informatiebeleid houdt daar vaak geen rekening mee en dat brengt grote risico´s met zich mee.
Iron Mountain adviseert daarom niet het papierloze, maar het papierefficiënte kantoor tot de nieuwe realiteit te verheffen en het informatiebeleid daarop aan te passen.
Werken met papier
Bijna iedereen (90 procent) werkt met papier. Meer dan de helft (57 procent) van de onderzochte medewerkers beschikt niet over een fatsoenlijk papierenarchief. En 36 procent krijgt geen enkele instructie hoe waardevolle papieren informatie moet worden bewaard. Daarnaast heeft dertien procent geen idee wie er beslist hoe documenten worden gearchiveerd. En geeft maar liefst 27 procent aan zelf te beslissen waar en hoe zij papieren documenten opbergen. Geen wonder dat acht procent van de respondenten aangeeft in een papieren chaos te werken.
Het onderzoek laat ook zien wat de risico´s zijn als het informatiebeleid geen rekening houdt met het feit dat vrijwel iedereen met papieren documenten werkt. Binnen de kantooromgeving heeft bijna de helft (45 procent) van de onderzochte medewerkers onbedoeld inzage gekregen in vertrouwelijkheden en bedrijfsdocumenten, achtergelaten op kopieermachines, printers, of eenvoudigweg open en bloot op bureaus. Het gaat dan om persoonlijke documenten over salarissen en bonussen van collega´s (gezien door 22 procent), beoordelingsverslagen (gezien door twaalf procent), en financiële cijfers over de onderneming (gezien door tien procent).
Papier-efficiënte aanpak
"Ondanks hun inspanningen om minder afhankelijk te worden van papier, ondervinden de meeste ondernemingen grote problemen bij het beheersbaar houden van de groeiende hoeveelheden veelsoortige informatie. Daarnaast is het papierloze kantoor voor de meeste bedrijven vooralsnog een onhaalbaar doel," zegt Jeroen Strik van Iron Mountain.
"Ons advies is daarom om te streven naar een papier-efficiënte aanpak en bijvoorbeeld veelgebruikte documenten te digitaliseren en de papieren erfenis buiten de deur onder te brengen. Daarbij ligt de nadruk op de beveiliging, toegankelijkheid en bruikbaarheid van informatie. Dat maakt de papieren chaos tot verleden tijd en zorgt dat medewerkers efficiënt over documenten kunnen beschikken en hun capaciteiten aan klanten kunnen besteden."
Als IT professional bekijk ik dit soort initiatieven met gefronste wenkbrauwen. Gaan we nu weer een nieuwe realiteit bedenken voor een initiatief wat inmiddels al weer meer dan twintig jaar oud is?
Paperless Office
Het is 1994 als de eerste aanzet gegeven word bij Royal Shell om te komen tot een enorme papier reductie door het beter inzetten van IT en peripherals. De opzet is eenvoudig en kosten reducerend.
Side effects
Het heeft ook nog eens een aantal onverwachte aardige side effects. De regels zijn eenvoudig...
1. Ruim je papieren op
Een lege desk geeft namelijk gevoel voor ruimte en rust. Taak voldaan? Ruim de papieren op.
2. Ruim je papieren op
Niet alleen je pc locken als je je werkplaats verlaat, ook je papieren achter slot en grendel. Dat is namelijk een eenvoudige veiligheids policy
3. Ruim je papieren op
Door te blijven herhalen je papieren op te ruimen ben je ook bereid steeds minder te printen. Ineens besef je namelijk dat hoe meer papier je print, hoe meer je ook op moet ruimen.
4. Side effects
Niet alleen de dataveiligheid neemt toe. Je word heel snel verlost van een duurbetaalde opslagcapaciteit die vrijwel 40% van het totale vloeroppervlak beslaat. Ergo, je kunt eenvoudig 40% uitgaven besparen.
We hebben het dan maar even niet over de neveneffecten die plots 'duurzaam' worden genoemd. Van 'duurzaam' was twintig jaar geleden een niet bestaand woord en van duurzaam kun je nu eenmaal niet eten.
Budget wat je plots niet meer uit hoeft te geven kun je aanwenden voor andere belangrijke zaken.
Sec kan me de wereld papierdag vrije dag me een beetje gestolen worden. Ruim gewoon je rommel achter je op, zorg dat je data goed is opgesloten en je houd er een opgeruimd gevoel aan over.
''The Paperless Office'' is een vrij eenvoudig te implementeren concept dat geen enkele organisatie ook maar iets extra's kost. Daar hoef je niets nieuws voor te bedenken.
