Anders vergaderen levert enorme efficiëncy-winst op
9 oktober 2013 -
Onnodig vergaderen; het is een grote ergernis. In Nederland overleggen en praten we heel wat af. En niet altijd even constructief. Onderzoek wijst uit dat managers gemiddeld 40 procent van hun tijd besteden aan vergaderen. Het topmanagement zelfs meer dan 75 procent. Dit kost op jaarbasis meer dan 60 miljard euro brutoloon, zo becijferde VergaderRendement. Anders vergaderen levert bedrijven namelijk veel tijdwinst op en bespaart kosten.
Voor een resultaatgerichte vergadering is meer nodig dan op tijd bijeen komen en de agenda afhandelen. In de praktijk blijken maar weinig vergaderingen te voldoen aan de meest elementaire criteria voor succes, met na afloop van de vergadering teleurgestelde en vermoeide deelnemers tot gevolg, om nog maar te zwijgen over de kosten en de verloren (werk-)uren.
Motiveren en inspireren
"Vergaderen moet juist motiveren, inspireren en tot actie leiden. Het kan korter en efficiënter. We pakken binnen ondernemingen niet alleen de vergadertechniek, maar de hele vergadercultuur aan en we kijken niet alleen naar de voorzitter, maar betrekken het complete team bij veranderingsprocessen," aldus algemeen directeur Sandor Harmens van VergaderRendement.
Daling vergadertijd en -kosten
De methode van het bedrijf levert organisaties een daling van twintig tot 30 procent van de vergadertijd op, plus een substantiële daling van de vergaderkosten. Harmens: "Veel bedrijven proberen op te boksen tegen de effecten van de economische tegenwind, en realiseren zich niet wat een winst er is te halen door een andere vergadercultuur in te voeren."
Een observatie en analyse van bestaande vergaderingen legt de zwakke plekken in de vergadercultuur van een bedrijf bloot, waarna VergaderRendement door middel van onder andere coachingsessies en het inrichten van online vergaderruimten –waar deelnemers hun vergaderstukken, notulen en actielijsten kunnen terugvinden– organisaties bij de hand neemt om resultaatgericht te vergaderen. De methodiek leent zich onder andere voor verkoopvergaderingen, OR-vergaderingen, Het Nieuwe Werken en politieke (raads-)vergaderingen.
