Drie oefeningen om de kern uit een discussie te destilleren
16 augustus 2013 -
Van de lezers van haar VergaderSter en tijdens workshops over vergaderen krijgt Carla van den Bos van Vergaderen doe je zo! regelmatig vragen. Een terugkerende vraag is: ‘hoe vat ik een discussie kernachtig samen?’ In dit artikel gaat Van den Bos hierop in en geeft ze u drie oefeningen om de belangrijkste onderdelen uit een discussie te halen en het op een goede manier samen te vatten.
Voor een voorzitter en ook voor een notulist is het wezenlijk om uit een discussie de kern te kunnen halen. Bij een goede voorzitter kan de notulist wachten tot de voorzitter het samenvat, maar meestal doet hij of zij dit zelf ook al. Een notulist kan nog te veel opschrijven en het schrappen bij het maken van het verslag. Een voorzitter moet meteen de belangrijke punten uit een discussie halen bij zijn of haar samenvatting.
Door te oefenen ermee kunt u uzelf er in bekwamen. Van den Bos geeft u hieronder drie oefeningen.
Oefening 1. Vat geschreven tekst samen
U begint te oefenen met geschreven tekst. Dat is makkelijker. Daarbij heeft u immers alle tijd om een samenvatting te maken. Zoek een artikel dat u interessant vindt in een tijdschrift en vat het samen. Een artikel van een pagina vat u samenvatten in twee zinnen. Als dit lukt kijk dan welk woord of welke twee woorden in elke zin de kern bevatten. Schrijf die op. Maak van die woorden ook een samenvatting van twee zinnen.
Is dat hetzelfde als uw eerdere samenvatting? Zo ja: dat was een goed artikel. Zo nee: waarom niet? Vaak staan er zinnen in een artikel die opvulling zijn. Ze bevatten weinig inhoudelijke informatie. Ze staan erin om de boodschap iets duidelijker te maken. Of om de boodschap nog een keer in andere woorden te vertellen. Herhaling zorgt dat iets blijft hangen.
Oefening 2. Vat gesproken woord samen
Nu vat u een gesproken tekst samen. Bijvoorbeeld een YouTube filmpje of een programma op radio of tv.
Vis uit elke zin één of twee woorden en maak daar weer een paar nieuwe zinnen van. U merkt meteen dat bij gesproken tekst mensen veel meer zinnen ter opvulling en verduidelijking gebruiken dan bij geschreven tekst. Er gaat meer verloren bij praten dan bij het geschreven wordt.
Oefening 3. Oefen tijdens uw vergadering
Als dit allemaal goed lukt gaat u naar de volgende stap: uw eigen vergadering. Schrijf van elke zin die iemand zegt een paar kernwoorden op. Een voordeel hierbij is dat u de mensen kent en ook weet hoe ze praten. U weet bijvoorbeeld van één iemand dat hij of zij erg uitweidt. Dat is mooi als u het wilt samenvatten. Dan heeft u genoeg aan een paar woorden uit een heel betoog. En van een ander weet u dat iemand korte, heel inhoudelijke bijdragen levert. In dat geval moet u meer opschrijven dan twee woorden uit een zin.
Ervaring
Als u dit vaak doet krijg u zoveel ervaring dat samenvatten steeds makkelijker gaat. Uiteindelijk hoeft u er geen moeite meer voor te doen en hoeft u het niet eens meer op te schrijven. U haalt zo zonder moeite de belangrijke woorden uit een verhaal. Vindt u het toch lastig? Kijk of er iemand anders in uw vergadering zit die het zonder moeite doet. Vraag dan hem of haar om voortaan de discussies samen te vatten. De taak van een voorzitter is om te zorgen dat het gebeurt. U hoeft het niet zelf te doen. Delegeren is vaak de oplossing bij taken die u niet zo liggen.
Effectiever vergaderen? Abonneer u gratis op de 2-wekelijkse VergaderSter.
