24 juni 2013 -
Een goede vergadering heeft zeven pijlers. Te weten: doel, deelnemers, planning, voorbereiding, voorzitter, notulen en sfeer. Als deze zeven goed op elkaar afgestemd en doordacht zijn kan er niet veel meer mis gaan. Carla van den Bos van Vergaderen doe je zo! benoemt die zeven pijlers hieronder kort. Doe er uw voordeel mee.
1. Doel
Zorg dat het doel van de vergadering heel duidelijk is en dat alle deelnemers dat kennen. Vergader alleen als er belangrijke en dringende onderwerpen op de agenda staan.
2. Deelnemers
Nodig alleen mensen uit die aanwezig moeten zijn bij deze agendapunten. Met gemotiveerde, betrokken en deskundige deelnemers vergadert u effectiever en prettiger.
3. Tijdsplanning
Zorg voor een goede en strakke tijdsplanning, zowel voor de hele vergadering als voor de agendapunten. En houd u aan de tijdsplanning.
4. Voorbereiding
Zorg voor een goede, inhoudelijke voorbereiding. Accepteer niet dat deelnemers de vergadering niet voorbereiden.
5. Voorzitter
Houd als voorzitter de regie van zowel de vergadering als de voorbereiding goed in handen. Wees streng als mensen zich niet aan de agenda of de tijdsplanning houden.
6. Notulen
Spreek af hoe de notulen moeten zijn. Wilt u korte notulen of juist uitgebreide? Voor wie zijn de notulen bestemd? Zijn ze voor intern gebruik of ook voor buitenstaanders? Pas daar de vorm en schrijfstijl op aan.
7. Sfeer
Zorg voor eengoede sfeer. Plan regelmatig activiteiten voor of na de vergadering. Hierdoor leren de deelnemers elkaar beter kennen en begrijpen. Dan vergadert u effectiever, korter en prettiger.
Abonneer u gratis op de 2-wekelijkse VergaderSter met veel tips over vergaderen.
Als aanvulling op punt 4 (voorbereiding): een voorwaarde voor een goede voorbereiding is dat de deelnemers de te lezen stukken voor de vergadering ruim op tijd ontvangen, zodat zij zelf een voor hen geschikt moment kunnen kiezen voor deze voorbereiding.
Als aanvulling op punt 6 (notulen): vraag je af of het wel nodig is notulen te maken of dat alleen een afspraken- en/ of actielijst ook voldoende is om de voortgang van de projecten te waarborgen.
