19 juni 2013 -
Bent u ook toe aan een welverdiende en verkwikkende vakantie, maar bezorgt dat vooruitzicht u nu al al heel wat stress? Want hoe krijgt u al uw werk gedaan en hoe moet het met uw werk tijdens - en na - uw vakantie? Met deze tips van professional organizer Sara Van Wesenbeeck van Plus Organizing vertrekt u zonder stress op vakantie én houdt u uw batterijen ook na uw terugkeer nog lange tijd opgeladen.
1 – Plan
Ga na welke lopende projecten u voor uw vakantie nog moet afronden. Maak een lijst en stel prioriteiten: wat kunt u van uw lijst schrappen, wat moet u zeker nog doen, en wat kunt u na uw vakantie (verder) afwerken?
2 - Stel niet uit wat u meteen kunt doen
Vertrek niet als een kip zonder kop op vakantie, pers de citroen niet tot de laatste druppel uit. Laat de hoeveelheid werk en de stress niet (nodeloos) hoog oplopen voor u vertrekt. Geef uzelf wat ademruimte en begin nu meteen aan het afwerken van uw taken en projecten.
3 - Zoek invallers en delegeer
Zoek collega’s die voor u kunnen invallen als u op vakantie bent. Delegeer zoveel mogelijk. Maak goede afspraken over wat er van hen precies verwacht wordt, bespreek de deadlines en andere belangrijke zaken die tijdens uw afwezigheid moeten opgevolgd worden. Plan meteen ook een afspraak met uw vervanger(s) in voor na de vakantie. En… -dit zult u wellicht moeilijker vinden om aan uw briefing toe te voegen- laat hen weten dat u tijdens uw vakantie niet gestoord wil worden.
4 - Informeer klanten en collega’s
Laat klanten, collega’s en relaties weten wanneer u met vakantie bent, voor hoe lang en wie ze kunnen contacteren als u er niet bent. Stel tijdens uw vakantie ook uw out-of-office reply in.
5 – Gun uw laptop, smartphone of Blackberry ook vakantie
Geef uw laptop, smartphone en Blackberry even vakantie en laat ze thuis. Zo komt u niet in de verleiding om tijdens uw vakantie de mails van kantoor te lezen. U krijgt er wel heel wat voor in de plaats: volop tijd om onbezorgd te genieten en uw batterijen weer op te laden. Als u echt bereikbaar moet blijven, probeer het dan tot een minimum te beperken: alleen voor heel dringende zaken en uw mails leest u bijvoorbeeld maar één keer per dag. Het is immers vakantie!
6 - Bereid nu al uw terugkeer voor
Maak nu al een to do-lijst met de belangrijkste projecten en taken die u moet aanpakken na uw vakantie. Stel ook hier prioriteiten. Plan ook nu al voldoende tijd in uw agenda voor het doornemen van e-mails en post, het opstellen van een werkplanning… (bij voorkeur enkele dagdelen) voor na uw vakantie.
7 - Vertrek opgeruimd
Ruim uw werkplek op voor u met vakantie gaat. Haal ook de bezem door uw mailbox en papierwerk. Vertrek met een lege inbox, zo weet u welke mails u hebt ontvangen tijdens uw afwezigheid. Ruim alle ‘losse eindjes’ voor vertrek op. Leg het dossier of de taak die u na je vakantie het eerst wil aanpakken klaar op een makkelijk bereikbare plaats. Noteer wat u precies moet doen de dag dat u terugkeert van vakantie. Noteer ook drie tot maximaal vijf prioriteiten voor na uw vakantie. Zo kunt u met een gerust gemoed vertrekken.
8 - Weer aan de slag
De eerste dag na uw vakantie reserveert u om e-mails te lezen, post door te nemen en telefoontjes te doen. Een gulden regel waarmee u die eerste dag(en) op het werk heel wat tijd kunt winnen: stel niet uit wat u meteen kunt afhandelen. Mails of post die wat meer tijd vragen, plant u in uw agenda. Neem uw to do-lijst en uw prioriteitenlijst (die u voor je vakantie opgesteld hebt) door en stel een werkplanning op. De dag erop kunt u opgeruimd, goed georganiseerd en met opgeladen batterijen weer aan de slag.
9 - Plan meteen een nieuwe vakantie in
Last but not least: maak meteen na terugkeer nieuwe vakantieplannen! Plan binnen de paar weken opnieuw een korte vakantie. Een weekendje weg, bijvoorbeeld. Zo heeft u meteen iets om naar uit te kijken en zal stress geen kans krijgen.
Leuk artikel.
Ik heb zelf ook net in mijn gratis eZine 5 tips gegeven om ontspannen op vakantie te gaan, zie bit.ly/19y6Zql. Dezelfde strekking, maar ik geef ook nog aan waarmee je rekening moet houden bij het plannen en hoe je dat plannen (stap voor stap) kunt aanpakken.
Verder denk ik dat het vooraf maken van goede afspraken met collega's over je bereikbaarheid tijdens je vakantie ook belangrijk is.
