Bedrijven missen kansen op grote kostenbesparingen IT
16 mei 2013 -
Hoewel bedrijven er alles aan doen om hun onnodige IT-uitgaven terug te brengen, missen veel organisaties elk jaar een kans op een grote IT-kostenbesparing, doordat ze veel te voorbarig hun netwerkinfrastructuur naar een hoger plan brengen en verzuimen hun bestaande onderhoudscontracten goed tegen het licht te houden.
Een nieuw door Forrester Consulting in opdracht van Network Hardware Resale uitgevoerd onderzoek laat zien dat, hoewel een overweldigend aantal IT-beslissers (76 procent) zich onder druk gezet voelt de kosten te drukken, veel van hen zich niet bewust zijn van de mogelijkheden een ander onderhoudscontract af te sluiten, terwijl zij zich daarnaast door leveranciers vaak laten overhalen hun hardware eerder te vervangen dan nodig is.
Vervanging
Uit het onderzoek komt naar voren dat maar liefst 79 procent van de onderzochte organisaties hun bekabelde netwerkinfrastructuur iedere een tot vijf jaar vervangt, afgaande op industriegemiddelden die (let wel!) afkomstig zijn van de leveranciers. Leveranciers bepalen de ‘einde levenscyclus’-agenda, hetgeen resulteert in een soms onnodige en dure vervanging van de IT-apparatuur. Apparatuur die nog marktwaarde vertegenwoordigt en veelal gemiddeld meer dan twintig jaar meekan. "Na een enquête onder 304 IT-beslissers kwam Forrester tot de conclusie dat ondanks dat de IT-budgetten constant onder bewaking staan, bedrijven automatisch op het advies van de leverancier afgaan, hetgeen er toe leidt dat ze geen oog meer hebben voor winst die te behalen is met het oprekken van de levenscycli van de hardware en het laten uitvoeren van het onderhoud door een derde partij," aldus het Forrester Consulting-onderzoeksrapport ‘Challenging the Status Quo on Maintenance Contracts and Refresh Cycles to Lower Costs’ dat onlangs is verschenen. Download hier de PDF.
Besparingsopties
Enkele bevindingen uit het onderzoek op een rij:
• Einde levenscyclus apparatuur wordt te vroegtijdig afgekondigd: 85 procent van de respondenten bevestigde dat ze hun legacy netwerkapparatuur nog niet zouden hebben weggedaan indien de leverancier de ondersteuning niet had beëindigd.
• OEM-onderhoudsservices hebben een lage terugverdienindex: meer dan 80 procent van de organisaties sluiten onderhoudscontracten met de fabrikanten van hun apparatuur; dit ondanks het feit dat ze weinig waarde zien in wat ze hiermee aanschaffen en hun onvrede uiten over kostenbesparingen die niet kloppen, nieuwe tarieven die ze krijgen voorgeschoteld en niet-flexibele prijsmodellen.
• De mogelijkheid het onderhoud door derden te laten uitvoeren, is bij velen onbekend: slechts 21 procent rapporteert bij de onderhandelingen over service- en onderhoudscontracten gebruik te hebben gemaakt van concurrerende aanbiedingen van derde partijen, terwijl 80 procent verzekert dat indien zich een derde partij zou melden die de ondersteuning en het onderhoud voor minder geld wil doen, ze daarmee in zee zouden gaan.
"Iedere CIO zou kritischer moeten kijken naar zijn leveranciers," aldus Glenn Fassett, General Manager bij Network Hardware Resale. "Elk bedrijf, groot of klein, moet weten dat er met een betrouwbare third-party leverancier van onderhoudsdiensten veel geld te besparen is."
Een zeer actueel artikel die alle rede tot nadenken geeft.
In de hoogtijdagen bepaalde IT min of meer onder welke voorwaarden de klanten zaken moesten aanschaffen, wat de levencyclus was en wanneer garantietermijnen eindigde.
Dat heeft een hoge vlucht genomen in de loop van de tijd in de zin dat systemen in een steeds kortere tijd technisch sneller werden en dat software een kortere levensduur was toe bedeeld.
Het uitbreken van de crisis
Ingegeven door de crisis is het bedrijfsleven eens critisch gaan kijken naar hun IT, de bemensing en heeft de SLA eens beter tegen het licht gehouden.
Zin vs onzin
Als onafhankelijke consultants hebben we altijd gesteld dat apparatuur makkelijk een levensduur van 4 tot 5 jaar konden overbruggen. Gewoon een kwestie van goed inventariseren wat de verwachting en inzet van de individuele apparatuur was en voor welk doel het werd ingezet, en je hebt dat antwoord.
Verkoop en inkoop
Dat de verkopende partij bij een dergelijke ziens en handelswijze niet zo was gebaat, zie je dan ook weer terug in allerlei 'schemes' die men bedacht om verkopen op peil te houden. Bedenkt u als voorbeeld maar eens even dat wanneer een nieuwe dienstverlener een tender gewonnen heeft, deze gewoon stelt dat die de garantietermijn van diens conculega niet kon overnemen natuurlijk.
Hop daar komt weer een vrachtwagen met nieuwe apparatuur. Het vreemde is dan dat die andere dienstenleverancier, die hopelijk een gedegen vooronderzoek heeft gedaan voor die de spulleboel in support ging nemen, ineens zou stellen uw platformen niet te kunnen supporten omdat .... omdat ... omdat...
Dat zou wellicht in een eerder tijdperk hebben gewerkt doch hopelijk tegenwoordig niet meer.
Schaalbare modellen
Wat ook een zeer belangrijk detail is hier te vermelden, dat het grootste deel van de leden die bij u de de spullenboel 'over komen nemen'... heel weinig verstand blijken te hebben van de materie IT en hoe IT zich beweegt.
Mocht u denken dat dat minder belangrijk zou zijn als het 'kunstje' dat zij beheersen, is het misschien erg handig u, mijn beste IT manager, te vertellen dat 80% van de incidenten of projecten/trajecten in IT, voortkomen uit die onwetendheid.
IT een volkomen transparante materie
IT als materie is dusdanig transparant, dat vrijwel alle onderdelen tot op de decimalen na de comma kunnen worden berekend. De SLA's zouden dat ook moeten zijn maar we weten vanuit de praktijk dat dat toch zo vaak heel anders is.
Enkele pointers voor de IT manager:
- IT is een vehicle besparingen te bewerkstelligen
Ga dan ook met de opbouw en onderhoud als hier als uitgangspunt van uit. De infrastructuur en de aangesloten perpherals zijn uw hulpmiddelen, u bent er niet voor hen.
- Kennis aan tafel
Toegegeven, grotere trajecten en projecten kunnen veel omvattend zijn. Het is daarom zeker niet verkeerd een volkomen onafhankelijke adviseur aan tafel mee te laten kijken vooraf.
- IT als materie en de wetmatigheden
De materie IT is in haar beweging begrenst. Velen van u hebben daar geen idee van. Gaat u tegen die begrenzingen in, dan zult u door die begrenzingen keer op keer worden terug gefloten. In de praktijk gaat het u dan veel meer kosten dan u dacht te besparen.
- IT onderdelen en levenscuclus
Die kunt u voor de hardware op vijf jaar zetten en voor software is dat ietwat anders.
U hoeft namelijk echt niet aan het eind van drie jaar te roepen dat u van NT4 plots naar Vista over zou moeten terwijl een snel werkende en goed onderhouden XP het nog heel erg goed bleef doen.
Zo zijn er tal van wetmatigheden waar zeker de verkopers niet eens een weet van hebben, u het ook niet kunnen uitleggen maar waar u als klant straks telkens weer ondubbelzinnig mee te maken zult gaan krijgen.
Als laatste mijn beste IT manager:
IT is volkomen voorspelbaar. Als men u niet kan voorzien van de kosten die met bepaalde zaken zijn gemoeit, al helemaal niet als het een grotere organisatie is, dan is het tijd op sceptisch en kritisch te worden.
De hogere kosten zitten namelijk niet alleen in de hogere rekeningen waar u plots tegen aan kan lopen, ze zitten namelijk ook in de verliezen aan tijd en productie in uw organisatie.
En daar is IT als vehicle en middel nu eenmaal niet voor bedoeld. Het moet u ten dienste staan en u helpen besparingen te realiseren.
