ISO-norm 'Managementsystemen voor archivering' in het Nederlands beschikbaar
7 mei 2013 -
Digitaal informatiebeheer is voor veel organisaties een groot probleem, zowel bij overheidsorganisaties als bij private ondernemingen. Digitale informatie wordt niet bewaard of bewaard in systemen die daar niet geschikt voor zijn. Het beschikbaar houden van digitale informatie is van belang, omdat er wettelijke eisen kunnen zijn over de bewaartermijnen van informatie.
De internationale norm voor managementsystemen met betrekking tot archivering, is door NEN vertaald en gepubliceerd. NEN-ISO 30301 stelt eisen aan een managementsysteem voor archivering (MSA) zodat een organisatie haar missie, strategie en doelstellingen ten aanzien van de archivering kan realiseren. De norm behandelt het ontwikkelen en implementeren van archiveringsbeleid en -doelstellingen en geeft informatie over het meten en monitoren van de prestaties. De opzet en inhoud van de norm is afgestemd met onder andere NEN-ISO 9001 ‘Kwaliteitsmanagementsystemen – Eisen’ en NEN-ISO/IEC 27001 ‘Managementsystemen voor informatiebeveiliging – Eisen’.
NEN-ISO 30301
NEN-ISO 30301 is van toepassing op elke organisatie die beoogt:
• een MSA ter ondersteuning van haar bedrijfsvoering op te zetten, te implementeren, te onderhouden en te verbeteren;
• zich te verzekeren van conformiteit met haar verklaarde archiveringsbeleid;
• conformiteit aan deze norm aan te tonen door: een zelfevaluatie uit te voeren en een eigen verklaring op te stellen; goedkeuring van haar eigen verklaring of certificering van haar MSA aan te vragen bij een externe partij.
Archivering en succes
Het implementeren en onderhouden van een managementsysteem dat is ontworpen om continu de prestaties ervan te verbeteren en dat zich bovendien richt op de behoeften van alle belanghebbenden, draagt in belangrijke mate bij aan het succes van een organisatie. Archivering is een integraal onderdeel van de activiteiten, processen en systemen van elke organisatie. Archiefbescheiden maken bedrijfsefficiëntie, verantwoording, risicomanagement en bedrijfscontinuïteit mogelijk. Bovendien kunnen organisaties hierdoor hun informatiebronnen als bedrijfs-, commercieel en kennisbezit benaderen en een bijdrage leveren aan het behouden van het collectieve geheugen. NEN ISO 30301 biedt hulp bij de strategische implementatie van een goede informatiehuishouding.
