Implementatievrees grootste barrière bij elektronisch factureren
6 mei 2013 -
Als u naar de mogelijke kostenbesparingen kijkt, zou u verwachten dat alle (middel)grote ondernemingen hun facturatieproces inmiddels zouden hebben geautomatiseerd. Toch is dit opmerkelijk genoeg niet het geval. De vraag is dan ook wat hen tegenhoudt? Op deze vraag gaat Jan Sundelin, CEO van TIE Kinetix N.V., in.
In tijden van crisis zijn organisaties gefocust op het besparen van kosten en het creëren van operationele efficiëntie. Organisaties maken daarom meer gebruik van elektronisch factureren. Het facturatieproces is immers een kostbare en tijdrovende klus. Door dit proces elektronisch af te handelen kunnen bedrijven efficiënter werken, fouten voorkomen en er voor zorgen dat rekeningen sneller worden betaald.
Klantbehoefte
Toch zijn kostenbesparing en efficiënter werken niet de enige redenen dat organisaties kiezen voor elektronische facturatie. Het komt ook steeds meer voort uit de behoefte van klanten en partners die af willen van de administratieve rompslomp. Ervaring leert ons echter dat een groot aantal organisaties de voordelen van e-invoicing wel zien, maar dat de implementatie hiervan gecompliceerd lijkt. Bij het facturatieproces zijn verschillende partijen betrokken en hoe zorg je ervoor dat de facturen op de juiste wijze worden aangeleverd?
Implementatieproces
Hier ligt een schone taak voor leveranciers van oplossingen voor elektronisch factureren. Zij moeten klanten helpen en adviseren om het implementatieproces probleemloos te laten verlopen. Daar komt uiteraard meer bij kijken dan alleen de technische implementatie. Het betekent ook dat er goed moet worden gekeken naar de bedrijfsprocessen en de aanwezige expertise binnen de organisatie. Naast een goede begeleiding en projectplanning is het cruciaal dat maatregelen worden getroffen om te garanderen dat de gegevens goed beveiligd zijn. Wanneer er toch iets fout gaat, moet dit snel worden verholpen. Facturatie is één van de belangrijkste bedrijfsprocessen van de onderneming waarbij fouten grote gevolgen kunnen hebben. Hierbij spelen industrie-standaarden als het keurmerk E-factureren en conformiteit aan de standaard van SimplerInvoicing een grote rol. Deze standaarden zijn gebaseerd op marktafspraken en bieden de zekerheid dat aan de strengste security-eisen wordt voldaan.
Stel uzelf de volgende vragen
Om te bepalen of elektronisch factureren van toegevoegde waarde is voor een organisatie, moeten onderstaande vragen worden beantwoord:
-„X Hoeveel facturen verwerkt u eigenlijk per jaar?
-„X Wat zijn de gemiddelde kosten per factuur in uw organisatie?
-„X Wie dragen er eigenlijk allemaal een bijdrage aan het factuurverwerkingsproces?
-„X Hoe verifieert u authenticiteit van ontvangen facturen?
-„X Wat is de gemiddelde doorlooptijd per factuur in uw organisatie?
-„X Hoe worden uw inkomende goederen verwerkt en vergeleken met de inkooporders & facturen?
Misvattingen
Pas als alle betrokken partijen in de (ver)koopketen elektronisch factureren gaan gebruiken kan het een succes worden. Veel van de barrières zijn de afgelopen jaren verdwenen, maar een grote groep ondernemingen moet hierbij nog op weg worden geholpen. Het is daarom belangrijk dat misvattingen over elektronisch factureren worden weggenomen en dat kennis en ervaring die de afgelopen jaren is opgedaan met elektronisch factureren zo goed mogelijk wordt benut. Er wordt al een aantal jaren gesproken over dit onderwerp, maar laten we ernaar streven om de komende jaren definitief afscheid te nemen van de papieren factuur.
TIE Kinetix organiseert op 16 mei in Breukelen een evenement waarbij overheid en het bedrijfsleven kennis delen over elektronisch factureren. Het evenement is gratis bij te wonen.
Het is een prachtig artikel waar juist de kleinere organisaties en MKB eens goed nota van moeten kunnen nemen.
Factureermodellen
Er zijn verschillende mogelijkheden elektronisch te factureren. Denk maar eens aan het gegevn dat u, mocht u dat nog niet doen, elke factuur allereerst op een pc of laptop maakt. Daarna print u deze waarschijnlijk uit en dan moet die nog worden verzonden.
Tussenstapjes
Bedenk u eens hoe eenvoudiger het is dat, wanneer u die factuur heeft opgemaakt, dat u die met één druk op de knop kunt opslaan als een PDF. U kunt i.p.v. een handtekening gebruik maken van een zelfbedachte codering.
Juridisch is het namelijk allang geaccepteerd dat wanneer u een elektronische opdracht bevestiging hebt ontvangen, u daar een elektronische factuur aan kunt koppelen.
Bedenk u dan eens hoe eenvoudig het is een factuur aan uw klant te emailen. Dat kan in dezelfde handeling. U kunt zelfs een ontvangstbevestiging meesturen met diezelfde email en zien dat de ontvanger hem heeft geopend.
Standaard
Al deze handelingen kunt u gewoon verrichten met het standaard Microsoft Office pakket wat u bezit. U hoeft er niets extra's voor aan te schaffen.
Uitfasering
U kunt heel rustig eens een begin maken door enkele facturen op die manier eens te verzenden. Uiteraard is het handig dat u de betreffende klanten eerst informeert dat u over gaat op elektronisch factureren.
Wanneer u gewoon begint met enkele klanten krijgt u er zelf 'feeling' bij en voor en kunt u in uw eigen tempo het papieren factuur langzaam maar zeker uitfaseren.
Probeer het gewoon eens. U zult zien dat u tijd en geld bespaard en dat u alle relevante documenten zelfs elektronisch aan uw boekhouder aan kunt leveren.
En dat is nu precies het oogpunt van automatiseren. Vereenvoudigen en efficiënter maken. Mooi artikel.
