Juiste balans lokale en internationale bedrijfscultuur verbetert prestaties
17 april 2013 -
Steelcase heeft bij meer dan 100 organisaties verspreid over elf landen onderzoek gedaan naar de invloed die cultuur heeft op de manier van werken. Deze studie, The Culture Code genaamd, brengt de verschillen aan het licht die er bestaan tussen kenniswerkers uit verschillende landen als het gaat om de manier van werken en hoe zij gebruik maken van de werkomgeving.
Met name voor multinationals is het van belang te weten welke implicaties uit deze verschillen voortvloeien met het oog op samenwerking, prestaties en de rol die de werkomgeving speelt om de verschillen te overbruggen.
Opkomende markten
Onder invloed van de snelle groei van opkomende markten in met name Azië en Latijns-Amerika en de toegenomen mogelijkheden op het gebied van informatie- en communicatietechnologie wagen steeds meer corporate ondernemingen de stap om wereldwijd te gaan opereren. Bedrijven die ‘global’ gaan, krijgen te maken met praktische complicaties zoals tijds- en cultuurverschillen. Als een organisatie dit onvoldoende onderkent, kan dit uitmonden in een gebrekkige samenwerking en verminderde productiviteit. Dit vormde het vertrekpunt voor het onderzoek van Steelcase: beter begrijpen hoe cultuur doorwerkt op de werkvloer. De aanbevelingen die uit het onderzoek voortvloeien, helpen organisaties om te komen tot effectieve werkomgevingen, rekening houdend met de lokale cultuur. Catherine Gall, onderzoeksdirecteur van Steelcase Workspace Futures: ‘De werkomgeving biedt organisaties een instrument om samenwerking te ondersteunen en integratie te bevorderen. De fysieke ruimte helpt bij het komen tot vertrouwen, creativiteit, kennisdeling en een krachtige bedrijfsidentiteit. Desondanks hebben we in ons onderzoek gezien dat de werkomgeving niet altijd als zodanig wordt ingezet."
Samenwerking leidt tot innovatie
Organisaties die willen inzetten op innovatie dienen de samenwerking tussen medewerkers te bevorderen. In een wereld waar kenniswerkers overal kunnen werken, wordt het steeds belangrijker dat zij ook geregeld naar kantoor gaan. Een kantoor dat samenwerking ondersteunt, zorgt ervoor dat ideeën loskomen en creativiteit wordt bevorderd. In hoeverre kenniswerkers van een bepaalde cultuur openstaan voor samenwerking kan worden voorspeld aan de hand van de houding ten opzichte van verandering in het algemeen en de mate van bereidheid om informatie te delen. Zowel Nederlanders als Duitsers vinden het bijvoorbeeld vanzelfsprekend om informatie te delen met collega’s van buiten hun eigen afdeling of zelfs met mensen van buiten hun organisatie. Belgen zijn daar aanzienlijk terughoudender in. Wat de Belgen wel gemeen hebben met de Nederlanders en de Duitsers is de voorkeur om op gestructureerde wijze samen te werken. Deze structuur kan tot uiting komen in de ruimte (een speciale overlegruimte wordt geprefereerd boven een work bench), het proces (samenwerking dient bij voorkeur geformaliseerd en gestructureerd te verlopen) en de tijd (een duidelijk begin en eind zijn gewenst). Ter vergelijking, Amerikanen en Engelsen zien samenwerking als een informeel en iteratief proces dat altijd, overal en onder alle omstandigheden kan plaatsvinden. Een Amerikaans bedrijf dat zich hier wil vestigen, zal er de voorkeur aan geven om informele ruimtes te creëren. Op zich geen probleem, maar om deze nieuwe gedragsnorm acceptabel te maken voor de lokale medewerkers moeten er nieuwe protocollen komen en dienen managers het leidende voorbeeld te zijn.
Optimalisatie van kantooroppervlakte
Organisaties die erin slagen het aantal vierkante meters kantoorruimte af te stemmen op de daadwerkelijke behoefte, kunnen belangrijke kostenvoordelen behalen. Dit betekent echter niet dat organisaties de hoeveelheid kantoorruimte zonder meer kunnen terugbrengen. De hoeveelheid ruimte houdt namelijk nauw verband met het welzijn dat medewerkers ervaren en daarmee met hun productiviteit. En de perceptie van de ideale hoeveelheid ruimte of oppervlakte van de werkplek verschilt wederom sterk per cultuur. Zo is van de onderzochte landen de tolerantie voor dicht opeengepakt werken in China en India aanzienlijk groter dan hier in Europa. Maar ook binnen Europa bestaan er belangrijke verschillen tussen de landen. Nederland en Vlaanderen behoren bijvoorbeeld tot de voorlopers op het gebied van Het Nieuwe Werken (mobiel werken en thuiswerken), waardoor ze minder behoefte hebben aan traditionele kantoorruimte. Optimalisatie van de werkomgeving bestaat er in deze situatie uit dat er een keur aan werkplekstrategieën wordt geboden, waaruit medewerkers al naar gelang hun gemoedstoestand en de taak die ze moeten uitvoeren, kunnen kiezen. In Wallonië en Frankrijk hechten ze er op hun beurt waarde aan dat de hiërarchie tot uitdrukking komt in de wijze waarop de ruimte is ingedeeld en ingericht. Buiten de muren van het kantoor werken wordt wel geaccepteerd, maar doorgaans is dit alleen voorbehouden aan hogere functies en dan nog alleen voor een korte tijd.
Werken op afstand
Kenniswerkers werken in toenemende mate samen met collega’s van over de hele wereld en uit verschillende tijdzones. Hierdoor komt de traditionele opvatting van het begrip 'kantooruren' onder druk te staan. Om de verschillen in tijdzones te overbruggen, vinden werkzaamheden steeds vaker plaats in de avonduren. Echter, niet in alle culturen is de bereidheid hiertoe even groot. Ook zijn niet in alle landen technologieën die werken op afstand ondersteunen in gelijke mate beschikbaar. De mate waarin een cultuur openstaat voor werken op afstand en volgens flexibele uren, kan worden afgemeten aan de behoefte om werk en privé gescheiden te houden en aan de stijl van leidinggeven. Aangezien Nederlandse kenniswerkers veel waarde hechten aan een goede werk-privébalans en de managementstijl hier meer op vertrouwen is gebaseerd dan op controle, maakt dat flexibel werken qua tijd en plaats goed gedijen. De Fransen en Duitsers daarentegen kennen een managementstijl die is gebaseerd op controle. Zij zijn gewend om langer op kantoor door te werken om met collega’s uit andere tijdzones te kunnen samenwerken of om deadlines te halen.
Culturele achtergronden
"Organisaties die wereldwijd actief zijn en een werkomgeving nastreven die aansluit bij de mensen die er werken, zullen rekening moeten houden met de lokale cultuur en deze in balans moeten brengen met de bedrijfscultuur van het land van oorsprong. Door inzicht in de culturele achtergronden van de medewerkers te verwerven, kunnen ze de werkomgeving als strategisch middel inzetten en de samenwerking tussen medewerkers uit verschillende landen bevorderen, de hoeveelheid kantoorruimte optimaliseren en de prestaties verbeteren. Alleen op deze manier kunnen ze optimaal profiteren van de voordelen die een globaliserende wereld hen biedt," aldus Gall.
